منظور از پیاده سازی فرآیند چیست؟

جهت انجام یک پروژه مدیریت فرآیندها (BPM)، سازمان ها نیاز به طی کردن چرخه عمر مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM Life Cycle دارند. در فازهای چرخه حیات مدیریت فرآیند، پس از طی کردن فاز شناسایی و مدلسازی فرآیندها، وارد فاز پیاده سازی و استقرار فرآیندها می شویم تا فرآیندهای طراحی و مدلسازی شده را تحت نرم افزار پیاده سازی و راه اندازی کنیم. پس از آن، بهینه سازی و نظارت فرآیندها نیز فازهای بعدی چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار می باشند.

در واقع BPMS ها نرم افزارهایی هستند که فرآیندهای تحلیل و مدلسازی شده را در آن ها پیاده سازی می کنیم. همچنین فرم های هر فرآیند نیز در نرم افزار BPMS طراحی و پیاده سازی می شوند. هدف این است که فرآیندها تحت نرم افزار پیاده سازی شده و اتوماسیونی شوند.

پیاده سازی نقطه ای است که ما به سمت BPMS ها می رویم و نیاز است تا از افراد متخصص در زمینه نرم افزار و آی تی در آن استفاده نماییم.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

ساخت فرآیندها در پروسس میکر

ساخت فرآیندها در پروسس میکر

از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیندها در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند. همچنین بسیاری از سازمان ها نیز ممکن است ساخت فرآیندها و فرم ها را در پروسس میکر تا حدی انجام داده باشند، اما برای استفاده های پیچیده تر که نیاز به برنامه نویسی بیش تری وجود دارد، به افراد متخصص تری در خارج از سازمان داشته باشند و در این حالت نیز می توانند از خدمات مدیریت فرآیند پارس استفاده نمایند.

لازم به ذکر است که ParsBPMS دارای سابقه پیاده سازی بیش از 500 فرآیند در حوزه های مختلفی از جمله بازرگانی خارجی، مدیریت اسناد مهندسی، مهندسی ساختمانی، مدیریت جلسات، تایم شیت و ارزیابی میزان کارکرد پرسنل، داوری و حقوقی، کلیشه سازی چاپ و ... تحت نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) می باشد.

طراحی مدل BPMN فرآیند، طراحی فرم های پویا (Dynaforms)، انواع کدنویسی ها در فرآیند، طراحی دیتابیس در SQL یا MySQL و ذخیره سازی اطلاعات فرم ها و فرآیندها در آن نیز توسط تیم گروه مدیریت فرآیند پارس برای شما انجام خواهد گرفت.

همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به وسیله ماژول فارسی ساز پراسس میکر، این نرم افزار را برای شما فارسی سازی و شخصی سازی نماید.

قابلیت‌های بایگانی اسناد در نرم افزار BPMS

مدیریت الکترونیکی اسناد (EDM): این قابلیت به کاربران اجازه می‌دهد تا اسناد را در داخل سیستم ذخیره کنند، مدیریت کنند و جستجو کنند. این اسناد ممکن است فاکتورها، قراردادها، فرم‌های اطلاعاتی و غیره باشند.

جریان کاری اسناد: این ویژگی به کاربران امکان می‌دهد تا فرآیندهای کاری مرتبط با اسناد را تعریف کنند. به عنوان مثال، می‌توان یک جریان کاری برای تأیید یک فاکتور یا بررسی یک قرارداد ایجاد کرد.

کنترل دسترسی: این ویژگی به مدیران امکان می‌دهد تا دسترسی کاربران به اسناد را مدیریت کنند، به طوری که فقط افراد مجاز به دیدن و ویرایش اسناد بتوانند به آنها دسترسی پیدا کنند.

بایگانی خودکار: برخی از خرید نرم‌افزار BPMS امکان بایگانی خودکار اسناد را فراهم می‌کنند، به طوری که بر اساس یک برنامه زمانبندی شده یا شرایط مشخص، اسناد به صورت خودکار بایگانی شوند و فضای ذخیره‌سازی را تمیز نگه دارند.

یادآوری و اعلان‌ها: این ویژگی به کاربران امکان می‌دهد تا در مورد وظایف مرتبط با اسناد یادآوری‌ها و اعلان‌ها دریافت کنند، مانند تأیید یک فاکتور یا انقضای یک قرارداد.

انتقال اسناد: این قابلیت به کاربران امکان می‌دهد تا اسناد را بین اعضای تیم یا بخش‌های مختلف سازمان انتقال دهند، با حفظ تاریخچه و موارد مرتبط.

به طور کلی، برای بایگانی اسناد در نرم‌افزار BPMS باید از ترکیبی از این قابلیت‌ها و ویژگی‌ها استفاده کرد تا فرآیند بایگانی بهینه شده و مطمئن انجام شود.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

مراحل اجرای موفقیت آمیز BPMS

موفقیت در اجرای BPM توسط یک BPMS برای سازمان شما به انتخاب نرم افزار مناسب ختم نمی شود. در واقع از آنجا شروع می شود. با این حال، عامل اولیه ای که بر میزان موفقیت مدیریت فرآیندهای کسب و کار تأثیر می گذارد، چگونگی پیاده سازی است. در اینجا مراحل اجرای موفقیت آمیز BPMS در سازمان شما آورده شده است.

مرحله 1: یک تیم پیاده سازی BPMS تشکیل دهید

مرحله ۲: اندازه‌گیری عملکرد با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)

مرحله 3: BPMS را مانند یک پروژه تجاری پیاده سازی کنید

مرحله 4: از یک پلتفرم BPM قابل سفارشی سازی استفاده کنید

مرحله 5: امکان های موجود برای یکپارچه سازی و ادغام ها را شناسایی کنید

چگونه باید یک نرم افزار BPMS را ارزیابی کنید؟

معیار های زیادی را برای انتخاب یک نرم افزار BPMS  مناسب باید در نظر بگیرید. در اینجا به چند متغیر که باید از آنها آگاه باشید اشاره می کنیم.

1.سهولت استفاده
نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار باید یک رابط بصری کاربر پسند داشته باشد و استفاده از آن آسان باشد تا کارمندان بتوانند به سرعت خود را با آن تطبیق دهند.

یک پلتفرم پیچیده می تواند به معنای تاخیر در کار باشد زیرا کاربران زمان بیشتری را صرف یادگیری نحوه استفاده از نرم افزار می کنند تا کار. همچنین، یک BPMS با قابلیت سفارشی سازی بر اساس کسب و کار خود انتخاب کنید زیرا نصب و استفاده از آن آسان تر است.

2.نرخ بازگشت سرمایه (ROI)
برای محاسبه نرخ بازگشت سرمایه یک خرید نرم افزار BPMS  باید مواردی همچون تعداد کاربرانی که BPMS مورد نظر پشتیبانی می کند، تعداد کل فرآیندهای سازمان شما که بایستی در آن پیاده سازی شود، امکانات موجود آن BPMS و تأثیری که بر سازمان شما خواهد داشت را بیابید.

ROI را بر اساس هزینه لایسنس مورد نظر شما از BPMS و مقایسه آن با ، مقدار صرفه جویی در هزینه خودکارسازی وظایف تکراری و اشتباهات نظارتی و منابعی که برای سازمان ذخیره می نماید تخمین بزنید.

3.مشکلات و مسائلی که باید حل کنید
قبل از تصمیم گیری در مورد BPMS، به طور گسترده مشورت و تحقیق کنید. ماهیت کسب و کار خود، تعداد فرآیندهایی که دارید، محدوده پروژه و بودجه خود را در نظر بگیرید. همچنین نقاط درد را در سازمان  خود را مشخص کنید.

مشکلات را به وضوح تعریف کنید و بهترین سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار (BPMS) را برای حل آنها انتخاب کنید.

4.مقیاس پذیری بالا
ابزاری را بیابید که نیازهای خاص شما را برطرف کند و به شما امکان افزایش مقیاس را بدهد. یک سیستم منعطف به شرکت شما کمک می‌کند تا با پیشرفت‌های تکنولوژیکی و شرایط متغیر بازار هماهنگ باشید و نیازهای امنیتی و کاربردی شما را برآورده می کند.

5.مدلسازی انسان محور ،در مقابل طراحی بر مبنای BPMN ، در مقابل برنامه نویسی
نرم افزارهای BPMS انسان محور مانند BPMS  از یک رابط بصری  فرآیند بسیار ساده برای طراحی فرآیند ها استفاده می کند. این به صاحب فرآیند غیر فنی نیز اجازه می دهد تا فرآیند را به ساده ترین شکل ممکن ایجاد کند. این نرم افزار کار ایجاد شروط و یا سرویس های متنوع را برای مسیردهی به فرآیند به ساده ترین شکل ممکن امکان پذیر می نماید.

در بیشتر نرم افزار های انسان محور طراحی بر مبنای BPMN  (یک سیستم نشانه گذاری است که از نمادهای استاندارد شده برای نشان دادن رویدادها، فعالیت ها، وظایف، اتصالات و غیره استفاده می کند) انجام می شود. این سیستم بایستی  توسط خالق فرآیند یاد گرفته شده باشد تا بتواند از آن را در طراحی سیستم مورد نظر استفاده نماید.

برخی BPMS ها مانند نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار یک مرحله ساده سازی اضافه تر نیز انجام داده و یادگیری این زبان نشانه گذاری را نیز از پیش پای طراح برداشته اند و طراحی فرایند را حتی ساده تر نیز کرده اند.

البته پیاده سازی  BPMS  و فرآیند های کسب و کار توسط برنامه نویسی که شامل ایجاد خطوط کدی است که گردش کار و انتقال داده را ایجاد می کنند نیز امکان پذیر است و حتی این روش در برخی موارد امکانات بیشتری را ارائه می دهد و می تواند فرآیندهای بسیار پیچیده را فراهم می کند، اما باید در نظر داشت که در این روش  تنها فردی که در این زمینه به شدت آموزش دیده باشد، قادر به ایجاد و اصلاح یک فرآیند خواهد بود و سازمان فاکتور های سرعت و انعطاف پذیری را در BPMS  به کلی از دست خواهد داد.

6.Cloud در مقابل On-premise
نرم افزار Cloud بر روی سرورهایی میزبانی می شود که از طریق یک مرورگر وب از هر مکانی قابل دسترسی است. جدای از قابلیت دسترسی، BPMS مبتنی بر ابر مسئولیت مدیریت نرم افزار را نیز بر عهده فروشنده می گذارد. راه حل های ابری معمولاً در مدل SaaS ارائه می شوند که هزینه کمتری را برای مشتری در بر خواهد داشت.

نرم افزار داخلی بر روی یک سیستم خاص در درون سازمان نصب می شود. مزیت اصلی on-premise این است که تمام داده های یک شرکت در داخل ذخیره می شود و به شرکت توانایی بیشتری برای محافظت و دسترسی به آن داده ها می دهد.

پیاده سازی و ساخت فرآیند در نرم افزار پراسس میکر

7.Open- Source در مقابل نرم افزار های نیازمند به مجوز (Licensed)
راه حل های منبع باز BPM به این معنی است که فروشنده کد منبع خود را در دسترس عموم قرار داده است. این بدان معناست که یک شرکت می تواند کد منبع را دانلود کرده و هر تغییری را که می خواهد برای سفارشی سازی نرم افزار اعمال کند. نرم افزارهای دارای مجوز محدودیت هایی در میزان سفارشی سازی خواهند داشت.

در دنیای فرآیند کسب‌وکار ، راه‌حل‌های منبع باز پیچیده‌تر هستند و نیاز به یک برنامه‌نویس دارند که هر گونه تغییری در آن ایجاد کند. نرم افزار مدیریت فرآیند دارای مجوز بیشتر انسان محور هستند.