راه اندازی نرم افزار BPMS در شرکت مهندسی ساختمانی

گروه مدیریت فرآیند پارس ضمن دریافت و تحلیل روش اجرایی فرآیندهای مختلف و
فرم های هر بخش از شرکت ساختمانی موردنظر، اقدام به پیاده سازی فرآیندها و فرم های مورد نظر تحت یک نرم افزار BPMS (نرم افزار مدیریت فرآیندها) به نام نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) کرده و بستری را برای این سازمان‌ها در راستای مدیریت و مکانیزه کردن فرآیندهای خود و افزایش بهینگی در آن‌ها حاصل نموده است. این سیستم به شرکت ساختمانی کمک می کند تا فرآیندهای خود را از تعریف هر پروژه گرفته تا گزارش بازدید نظارت از پروژه ها، بررسی نقشه های پروژه، خرید محصولات اولیه، مباحث مالی و صورت پرداخت تنخواه و ... را به صورت نرم افزاری و مکانیزه ثبت و مدیریت کنند و در نتیجه گزارشات سیستمی نیز از نتایج حاصل از آن ها دریافت نمایند.


برخی فرآیندها و سیستم های توسعه داده شده تحت نرم افزار BPMS پروسس میکر در این سازمان ها به شرح زیر است:
•   فرآیند گزارش بازدید واحد نظارت در هر فاز از پروژه (شروع عملیات ساختمانی، تخریب، گودبرداری، فونداسیون، اسکلت، سقف و ...)
•   ثبت و مدیریت گریدبندی، چک لیست ها (همچون ایمنی و حفاظت کار، گودبرداری (نیلینگ)، سقف کامپوزیت، بتن ریزی، سفت کاری و ...) و محاسبات ارزیابی آن ها به صورت سیستمی و خودکار
•   فرآیند بررسی نقشه های پروژه
•   فرآیند رسیدگی به شکایت کارفرما
•   درخواست خرید مواد و محصولات اولیه
•   صورت پرداخت تنخواه
•   و ...
گروه مدیریت فرآیند پارس کلیه فرآیندهای مربوطه در این سازمان ها را طی برگزاری جلساتی با مدیران و پرسنل آن ها به طور کامل شناسایی و تحلیل کرده و آن فرآیندها را تحت نرم افزار پروسس میکر به صورت کامل پیاده سازی نموده است.

ویژگی‌های سفارشی‌سازی BPMS

برای ترکیب نرم‌افزار مدیریت انبار با یک نرم افزار BPMS، می‌توانید از قابلیت‌ها و ویژگی‌های سفارشی‌سازی BPMS بهره ببرید تا این دو را به هم متصل کنید.

شناسایی فرایندهای مدیریت انبار: ابتدا باید فرایندهای مختلف مدیریت انبار خود را شناسایی کنید، از دریافت سفارش تا تحویل محصولات به مشتریان.

طراحی فرایندها: سپس، این فرایندها را در BPMS خود طراحی کنید. برای هر مرحله، گام‌ها و وظایف مشخص شده و ارتباطات بین آنها را تعریف کنید.

پیاده‌سازی اتوماسیون: با استفاده از قابلیت‌های اتوماسیون BPMS، فرایندهای مدیریت انبار خود را به صورت اتوماتیک پیاده‌سازی کنید. به عنوان مثال، تعیین یک وظیفه به یک کارمند برای دریافت سفارشات جدید و ارسال آن به انبار.

پایش و بهبود: با استفاده از امکانات BPMS برای پایش و پیگیری فرایندها، می‌توانید عملکرد مدیریت انبار خود را مشاهده و بهبود دهید. این شامل مانیتورینگ زمان و مشکلاتی که ممکن است در هر مرحله رخ دهند می‌شود.

از طریق این ترکیب، شما می‌توانید بهبودی در کارایی و کنترل فرایندهای مدیریت انبار خود داشته باشید، از جمله کاهش زمان تحویل، کاهش موجودی نامناسب و بهبود خدمات به مشتریان.

ویژگی‌ها و قابلیت‌ها ProcessMaker

طراحی گرافیکی فرایندها: ProcessMaker امکان طراحی فرایندهای کسب و کار را به صورت گرافیکی با استفاده از ابزارها و کامپوننت‌های متنوع فراهم می‌کند. این ابزار به کاربران اجازه می‌دهد تا فرایندها را به صورت ویژوال طراحی کرده و به راحتی آنها را سفارشی‌سازی کنند.

پیاده‌سازی و اجرای فرایندها:نرم افزار پروسس میکر ProcessMaker امکان اجرای فرایندهای طراحی شده را به صورت خودکار فراهم می‌کند. این نرم‌افزار به کاربران اجازه می‌دهد تا فرایندها را از طریق پنل کاربری مدیریت و مانیتور کنند و فعالیت‌ها را پیگیری کنند.

یکپارچه سازی با سیستم‌های دیگر: ProcessMaker قابلیت یکپارچه سازی با سیستم‌های دیگر را فراهم می‌کند. این یکپارچه سازی‌ها می‌تواند شامل اتصال به سیستم‌های موجود در سازمان مانند سیستم‌های مدیریت انبار، سیستم‌های مالی، و سایر سیستم‌های نرم‌افزاری باشد.

مانیتورینگ و گزارش‌گیری: ProcessMaker امکان مانیتورینگ فرایندها و گزارش‌گیری از عملکرد آنها را فراهم می‌کند. این نرم‌افزار به کاربران امکان مشاهده و تجزیه و تحلیل اطلاعات مربوط به فرایندها را می‌دهد تا بتوانند عملکرد خود را بهبود بخشند.

امنیت و کنترل دسترسی: ProcessMaker امکان مدیریت امنیت و کنترل دسترسی به فرایندها را فراهم می‌کند. این نرم‌افزار به مدیران اجازه می‌دهد تا دسترسی کاربران به فرایندها و اطلاعات مربوطه را مدیریت کنند و از اطلاعات محرمانه محافظت کنند.

پشتیبانی از استانداردها: ProcessMaker از استانداردهای مدل‌سازی فرایندهای کسب و کار مانند BPMN (Business Process Model and Notation) پشتیبانی می‌کند که این به کاربران اجازه می‌دهد تا فرایندهای خود را با استفاده از استانداردهای صنعتی مدل‌سازی کنند.

فروش پکیج های فرآیند آماده پروسس میکر

همواره یکی از سوالاتی که برای بسیاری از سازمان ها در زمان خرید و راه اندازی یک نرم افزار BPMS (نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار) مطرح می شود این است که آیا فرآیندهای آماده ای وجود دارد تا سازمان نیازمند پیاده سازی فرآیندها از صفر نباشد؟

گروه مدیریت فرآیند پارس با سابقه چندین سال پیاده سازی فرآیندها در سازمان های مختلف تحت نرم افزار BPMS پروسس میکر، اقدام به تهیه پکیج هایی از فرآیندهای آماده مرتبط با حوزه های کاری مختلف کرده است. این پکیج ها تشکیل شده از نمونه های موفق فرآیندها در سازمان های مربوطه می باشد که به صورت کلی در دسته های زیر قرار می گیرند:

✅ پکیج اداری
✅پکیج تایم شیت
✅پکیج مهندسی ساختمانی
✅پکیج بازرگانی خارجی
✅پکیج تولید و صادرات محصولات نفتی
✅پکیج حقوقی و داوری
✅پکیج مدیریت اسناد مهندسی (EDMS)
✅پکیج مدیریت جلسات

هر یک از پکیج ها شامل فرآیندهای مربوط به حوزه خود هستند و هر فرآیند از نمونه موفق و کامل تر خود در میان چندین سازمان مشابه تهیه شده است.

لازم به ذکر است، از آن جا که نرم افزار پراسس میکر یک BPMS اوپن سورس (متن باز) می باشد، سازمان ها پس از راه اندازی فرآیندهای مربوطه می توانند تغییرات موردنیاز خود را نیز به راحتی در فرم ها و فرآیندها لحاظ نمایند.

جهت دریافت اطلاعات بیش تر و مشاهده دمو از پکیج ها، با همکاران ما در تماس باشید.

ثبت تایم شیت عملکرد پرسنل در نرم افزار ProcessMaker

بسیاری از سازمان ها به خصوص در شرکت های پروژه محور و حوزه EPC، پرسنل سازمان همه روزه بر روی فعالیت ها و پروژه های مختلفی کار می کنند. در این سازمان ها برای مدیران اهمیت دارد که میزان کارکرد پرسنل خود را در زمان حضور در شرکت و میزان کار بر روی هر پروژه ارزیابی کنند.

فرآیند تایم شیت که در سازمان های مشابه توسط گروه مدیریت فرآیند پارس در این راستا تحت نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) پیاده سازی شده است، این امکان را فراهم می سازد تا هر یک از پرسنل سازمان در هر روز با ثبت تایم شیت خود، مشخص کند که از چه ساعتی تا چه ساعتی بر روی چه پروژه یا فعالیتی در سازمان کار کرده است. در نهایت مواردی همچون میزان کارکرد کل هر شخص در هر روز، مدت زمان اتلاف وقت و ... توسط نرم افزار به صورت خودکار محاسبه می گردد.

لازم به ذکر است که این فرآیند می تواند با اتصال به نرم افزار حضور و غیاب سازمان، ساعت ورود و خروج هر فرد به سازمان در هر روز را دریافت کرده و در تایم شیت نمایش دهد.

نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) یکی از مهم ترین نرم افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) است که طی سال های اخیر در سازمان‌های ایرانی مخاطبان زیادی پیدا کرده است. یکی از مهم ترین دلایل محبوبیت این نرم افزار، رایگان بودن و متن باز بودن (Open Source) آن است و به همین دلیل شما نیاز به پرداخت هیچ هزینه ای بابت خرید لایسنس جهت تعریف فرآیند و کاربر در نرم افزار ندارید و می‌توانید به تعداد نامحدودی کاربر و یا فرآیند ایجاد نمایید.