آموزش نمودارها و نمادهای BPMN در پراسس میکر

نمودار BPMN چیست؟

نمودار BPMN از این نمادها و عناصر برای نشان دادن عملکرد منطق یک گردش کار از ابتدا تا انتها استفاده می کند. مانند برنامه ریزی یک مسیر برای یک سفر جاده ای، نمودار BPMN دقیقاً هر اطلاعات عملیاتی که در طول گردش کار انجام می شود را مشخص می کند.

برخی از نمادهای رایج مورد استفاده در نمودارهای BPMN کدامند؟

چهار عنصر اصلی نمودارBPMN

flow objects, connecting objects, swimlanes, and data

• درک نمادهای flow objects ( شی جریان)

 گروه مدیریت فرآیند پارس دارای سابقه پیاده سازی بیش از 500 فرآیند در حوزه های مختلفی از جمله بازرگانی، مدیریت اسناد مهندسی، ساختمانی، مدیریت جلسات و ... تحت نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) است و می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر کمک کند.

1- flow objects

  قطعاتی از پازل هستند که گردش کار کلی را تشکیل می دهند. سه جسم اصلی جریان با عناوین رویدادها، فعالیت ها و دروازه ها شناخته می شوند.

* رویدادها: رویدادها نمادهایی مدور هستند که به عنوان محرک عمل می کنند: رویداد آغازین، رویداد میانی و رویداد پایانی یک روند خاص. برخی از نمادهای رویداد عبارتند از:

- پیام: پیامی مانند ایمیل یا متن ارسال یا دریافت می شود.

- پیوند: یک فرآیند بخشی از یک اکوسیستم بزرگ تر است و به یک مجموعه کار جداگانه پیوند می خورد.

- خطا: مشکلی رخ داده است و باعث قطع جریان کار می شود.

- تایمر: نمادهای تایمر می توانند شروع یک تایمر را نشان دهند (مشتری می تواند یک دوره آزمایشی رایگان را در یک پنجره 30 روزه لغو کند یا هزینه ماهانه از مشتریان دریافت می شود) یا یک روز خاص از هفته (مثلا دوشنبه ها) سیستم لیست دریافت کنندگان دوره آزمایشی رایگان اخیر را گردآوری می کند.

- تشدید: یک فرد بالاتر در سازمان درگیر فرآیند می شود. به عنوان مثال، یک عملیات نیاز به بررسی دستی توسط یک مدیر ارشد دارد.

- فعالیت ها: فعالیت ها به شکل مستطیل هستند و وظیفه خاصی را که توسط شخص یا سیستم انجام می شود نشان می دهند. فعالیت های بسیاری وجود دارد که طراحان فرآیند می توانند ایجاد کنند، مانند فعالیت هایی که یک بار اتفاق می افتد، چندین بار اتفاق می افتد یا در صورت تحقق مجموعه خاصی از شرایط اتفاق می افتند.

- وظیفه: عملی دقیق که باید انجام شود. وظایف بسیار خاص هستند و نمی توان آن ها را به کارهای اضافی تقسیم کرد.

- تراکنش: فرآیند پرداخت را درگیر می کند.

- فرآیند فرعی:  نشان دهنده مجموعه ای از کارهای جانبی است که با هم به صورت جدا از فرآیند اصلی دسته بندی شده اند.

- تماس: فرآیندی معمول است که در مناطق دیگر گردش کار استفاده می شود.

- دروازه ها (Gateways): دروازه های موجود در نمودار BPMN نمادهایی به شکل الماس هستند که نقاط تصمیم گیری را ترسیم می کنند. آن ها می توانند "محل انشعاب های موجود در مسیر" باشند و جهتی را که یک فرآیند در آینده تغییر می دهد تعیین می کنند. نمونه هایی از نمادهای دروازه عبارتند از:

1. Exclusive: درگاه اختصاصی به درگاهی گفته می شود که از مسیرهای موجود، تنها یکی را انتخاب می کند. مثلا، آیا به آن ها اجازه ورود می دهید یا آن ها را برمی گردانید؟

2. Inclusive: در این انشعاب های موجود در مسیر، باید یک تصمیم تخصصی تر اتخاذ شود و به هر کدام از مسیرها به صورت مستقل از بقیه اجازه اجرا داده شود یا خیر.

3. Parallel: دروازه های موازی منتظر شرط خاصی نیستند. آن ها می توانند همزمان انجام شوند.

2. نمادهای اشیای اتصال دهنده (Connecting Objects)

- اشیای Connector (متصل کننده)، نحوه اتصال قطعات مختلف پازل با یکدیگر را نشان می دهد. سه نوع اشیا connecting  وجود دارد: جریان های توالی (sequence)، جریان پیام ها و انجمن. آن ها با پیکان نشان داده می شوند.

1. Sequence: جریان پی در پی اشیا را ترسیم می کند.

2. انجمن: رابطه بین داده ها و اشیای مختلف را به تصویر می کشد.

3. پیام: پیام ارسالی بین افراد درگیر در گردش کار را نشان می دهد.

 3. خط شناها (Swimlanes) 

درست همان طور که یک نجات غریق یک استخر 100 متری را به خطوط جداگانه تقسیم می کند تا زمان شنا فرا برسد، شناگران فرآیند نیز به طرق مختلف وظایف را تقسیم می کنند.

Pool می تواند نمایانگر یک بخش کل فرآیند مانند بازاریابی، خدمات به مشتری یا فروش باشد، در حالی که یک swimlane شامل فعالیت برای یک نقش خاص مانند مهندسین فروش یا یک شخص حقیقی است.

4. درک نمادهای داده

نمادهای داده به سادگی نوع خاصی از داده ها یا اطلاعات لازم برای وظیفه در دست انجام را نشان می دهند. نمادهای داده لزوماً بر روند گردش کار تأثیر نمی گذارند.

در حالی که فقط برنامه نویسان می توانند زبان های رمزگذاری مانند Java و C را رمزگشایی کنند، BPMN یک زبان بصری مشترک در میان ذینفعان یک سازمان ایجاد می کند. با استفاده از این "الفبای" تصویری در نمودار BPMN، همه افراد در یک سازمان می توانند یاد بگیرند که چگونه یک جریان کاری BPM را تجسم کنند.

گروه مدیریت فرآیند پارس با سابقه شناسایی و تحلیل بیش از 100 فرآیند و گزارش در حوزه های مختلف، آماده ارایه هر گونه خدمات در زمینه مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) به شما و کسب و کارتان خواهد بود.

از تحلیل فرآیندها تا پیاده سازی در نرم افزار، در کنارتان هستیم.

همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به وسیله ماژول فارسی ساز پراسس میکر، این نرم افزار را برای شما فارسی سازی و شخصی سازی نماید.

فارسی ساز نرم افزار ProcessMaker

فارسی ساز نرم افزار ProcessMaker در واقع یک ماژول نرم افزاری است که برای ترجمه و تغییر زبان و رابط کاربری نرم افزار ProcessMaker به زبان فارسی استفاده می‌شود. با استفاده از این ابزار، کاربران قادر خواهند بود تا به راحتی و بدون نیاز به دانش فنی، رابط کاربری و فرم های نرم افزار را به ساختار و زبان فارسی تغییر دهند. این ابزار شامل فایل ‌های ترجمه و قالب‌ های رابط کاربری است که برای این منظور به صورت تعبیه شده در نرم افزار ProcessMaker وجود دارند.

گروه مدیریت فرآیند پارس با ارایه یک ماژول فارسی ساز نرم افزار پروسس میکر، امکان فارسی سازی و شخصی سازی کلیه فرم ها و منوهای آن را برای سازمان ها فراهم ساخته است. ماژول فارسی ساز مدیریت فرآیند پارس با یک رابط کاربری کاربرپسند به سازمان ها این امکان را می دهد تا از نرم افزار ProcessMaker علاوه بر پیاده سازی فرآیندها، به عنوان کارتابل فرآیندهای کسب و کار خود استفاده کنند.

از دیگر امکانات این فارسی ساز می توان به تقویم شمسی فرم ساز پراسس میکر آن اشاره کرد.

امکانات نرم افزار ProcessMaker

1. طراحی و مدلسازی فرآیندها با استاندارد BPMN 2.0:

با استفاده از BPMN، کاربران می توانند اقدامات، عملکردها، گره ها و ترتیب فرآیندها را با استفاده از نمودارها و دیاگرام های گرافیکی مدلسازی کنند. این نرم افزار امکانات بسیاری برای طراحی و مدلسازی فرآیندها ارائه می دهد، از جمله قابلیت تعریف کردن اقدامات چند مرحله ای، قابلیت تنظیم برنامه های زمانبندی شده، امکان تعیین وظایف و مسئولیت ها برای کاربران مختلف و موارد دیگر.

2. ایجاد فرم های سیستمی و پویا (رسپانسیو):

فرم ساز نرم افزار ProcessMaker یک ابزار قدرتمند برای ساخت و مدیریت فرم های الکترونیکی در فرآیندهای کسب و کار است. این فرم ساز به کاربران امکان می دهد تا با استفاده از یک رابط کاربری ساده و با حداقل نیاز به برنامه نویسی، فرم های خود را طراحی و به صورت الکترونیکی در فرآیندهای خود استفاده کنند.

با استفاده از فرم ساز نرم افزار ProcessMaker، می توانید فرم هایی با ویژگی های پیشرفته مانند فیلد متنی، Radio Button، Checkbox، تقویم و ... ایجاد کنید. همچنین می توانید فرم ها را با استفاده از قوانین و محدودیت های پیش تعریف شده تنظیم کنید تا اعتبارسنجی اطلاعات وارد شده نیز صورت گیرد.

3. اتصال و یکپارچه سازی با سیستم ها و نرم افزارهای دیگر سازمان:

نرم افزار پروسس میکر قابلیت اتصال به سیستم‌های دیگر مانند سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، نرم افزار حضور و غیاب، اتوماسیون اداری، نرم افزار مالی و سایر اپلیکیشن‌های داخلی سازمان را دارد. این امکان برای جابجایی و انتقال داده بین نرم افزارها وجود دارد و برای افزایش بهره وری و کارایی کاربران مفید می باشد.

4. گزارش گیری از فرآیندهای سازمان:

نرم افزار پروسس میکر قابلیت تولید گزارش‌های جامع و دقیق از فعالیت‌ها و عملکرد فرآیندها را فراهم می‌کند. این امکان باعث شفافیت و کارایی بیشتر در سازمان می‌شود و به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری بگیرند.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار با نرم افزار پروسس میکر

نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) یک پلتفرم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را اتوماسیون کنند و بهبود بخشیده و به راه‌اندازی و اجرای آن ها کمک کند. یک نرم افزار BPMS قابلیت هایی از جمله خودکارسازی فرآیندها و جریان کارها، ذخیره سازی و مدیریت سیستماتیک اطلاعات و تحلیل عملکرد را به سازمان ها ارایه می دهد.

نرم افزار پروسس میکر نیز یک نرم افزار BPMS متن باز (اوپن سورس) و رایگان است که طی سال های اخیر در بسیتری از سازمان های ایرانی مورد استفاده قرار می گیرد. از ویژگی های مهم نرم افزارهای متن باز، کد منبع آزاد، امکان تطبیق کدها بر اساس نیازها و توسعه دهندگان، اطلاع رسانی و همکاری بهتر و انعطاف پذیری بیشتر در استفاده از نرم افزارها می باشد. به همین منظور شرکت های زیادی اقدام به فارسی سازی پروسس میکر کرده اند تا به راحتی برای سازمان های ایرانی مورد استفاده قرار گیرد. همچنین شرکت های دیگری نیز این نرم افزار را به سایر نرم افزارهای سازمانی خود همچون اتوماسیون اداری، متصل و یک-پارچه کرده اند.

گروه مدیریت فرآیند پارس یکی از شرکت هایی است که خدمات فارسی سازی و بومی سازی نرم افزار پروسس میکر را به سازمان ها ارایه می دهد.

از جمله امکاناتی که نرم افزار ProcessMaker به سازمان ها ارایه می دهد عبارتند از:

1. طراحی و مدلسازی فرآیندها با استاندارد BPMN 2.0:

با استفاده از BPMN، کاربران می توانند اقدامات، عملکردها، گره ها و ترتیب فرآیندها را با استفاده از نمودارها و دیاگرام های گرافیکی مدلسازی کنند. این نرم افزار امکانات بسیاری برای طراحی و مدلسازی فرآیندها ارائه می دهد، از جمله قابلیت تعریف کردن اقدامات چند مرحله ای، قابلیت تنظیم برنامه های زمانبندی شده، امکان تعیین وظایف و مسئولیت ها برای کاربران مختلف و موارد دیگر.

2. ایجاد فرم های سیستمی و پویا (رسپانسیو):

فرم ساز نرم افزار ProcessMaker یک ابزار قدرتمند برای ساخت و مدیریت فرم های الکترونیکی در فرآیندهای کسب و کار است. این فرم ساز به کاربران امکان می دهد تا با استفاده از یک رابط کاربری ساده و با حداقل نیاز به برنامه نویسی، فرم های خود را طراحی و به صورت الکترونیکی در فرآیندهای خود استفاده کنند.

با استفاده از فرم ساز نرم افزار ProcessMaker، می توانید فرم هایی با ویژگی های پیشرفته مانند فیلد متنی، Radio Button، Checkbox، تقویم و … ایجاد کنید. همچنین می توانید فرم ها را با استفاده از قوانین و محدودیت های پیش تعریف شده تنظیم کنید تا اعتبارسنجی اطلاعات وارد شده نیز صورت گیرد.

3. اتصال و یکپارچه سازی با سیستم ها و نرم افزارهای دیگر سازمان:

نرم افزار پروسس میکر قابلیت اتصال به سیستم‌های دیگر مانند سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، نرم افزار حضور و غیاب، اتوماسیون اداری، نرم افزار مالی و سایر اپلیکیشن‌های داخلی سازمان را دارد. این امکان برای جابجایی و انتقال داده بین نرم افزارها وجود دارد و برای افزایش بهره وری و کارایی کاربران مفید می باشد.

4. گزارش گیری از فرآیندهای سازمان:

نرم افزار پروسس میکر قابلیت تولید گزارش‌های جامع و دقیق از فعالیت‌ها و عملکرد فرآیندها را فراهم می‌کند. این امکان باعث شفافیت و کارایی بیشتر در سازمان می‌شود و به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری بگیرند.

پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر (ProcessMaker)

همان طور که گفته شد، امروزه بسیاری از سازمان های ایرانی از نرم افزار ProcessMaker استفاده می کنند. بسیاری از این سازمان ها این نرم افزار را تهیه و فارسی سازی می کنند، اما پس از آن در توسعه و ساخت فرآیندها در آن دچار چالش می شوند. سازمان های زیادی هستند که نیروی متخصصی برای ساخت فرآیندها در نرم افزار پروسس میکر در داخل سازمان ندارند و به دنبال افراد یا شرکتی هستند که چنین خدماتی را به آن ها ارایه دهد.

به همین منظور، گروه مدیریت فرآیند پارس با بهره گیری از یک تیم متخصص از مهندسین نرم افزار و فناوری اطلاعات، کلیه خدمات پیاده سازی و ساخت فرآیند در پروسس میکر (ProcessMaker) را به سازمان ها ارایه می دهد. این شرکت ضمن همکاری با بسیاری از سازمان ها با زمینه های کاری مختلف، اقدام به پیاده سازی و ساخت فرآیندهای زیادی در حوزه های بازرگانی، تولید و صادرات، ساختمانی، مدیریت اسناد مهندسی، مالی، منابع انسانی و … نموده است.

این شرکت همچنین سابقه اتصال پروسس میکر با سایر نرم افزارهای سازمان ها (از جمله نرم افزار حضور و غیاب) را از طریق فرآیندها دارا می باشد. نرم افزار ProcessMaker می تواند از طریق دیتابیس، وب سرویس و API با سایر نرم افزارها و سیستم های اطلاعاتی ارتباط برقرار نماید.

تاریخچه نرم افزار BPMS

برای شناخت بهتر سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار، در این قسمت نگاهی به پیشینه این سیستم می­اندازیم. سیستم مدیریت فرآیند از نظر تاریخی از ادغام ۲ بخش به وجود آمده اند. (راوستین و ورسندال ، ۲۰۰۷) رویکردهای مدیریت

مدیریت کیفیت جامع
مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار
مدیریت فرایندهای کسب و کار
نوآوری­های تکنولوژی اطلاعات
برنامه­ ریزی منابع سازمان
مدیریت جریان کار
یکپارچگی برنامه­ های کاربری
و غیره
 

دسته اول که اغلب از آن به عنوان ” مدیریت فرآیند کسب و کار انسان محور ” نام برده می شود، تکامل نرم افزارهایی است که در اصل برای مدیریت مستندات و گردش مکاتبات درون سازمان ها از آنها استفاده می شده است. این نرم افزارها پیشینه طولانی دارند و شکل­گیری بازار آنها به نیمه دوم دهه ۸۰ میلادی باز می گردد. با افزوده شدن امکانات مختلف به نرم افزارهای گردش مکاتبات و همچنین پیدایش تکنولوژی  و ادغام آن در این نرم افزارها، از نیمه دوم دهه ۹۰ میلادی بازار مستقلی تحت عنوان نرم افزارهای مدیریت گردش پدید آمد.

از سوی دیگر، تکنولوژی­های یکپارچه­ سازی کاربردهای سازمانی که از اواسط دهه ۹۰ میلادی ابداع شد و به سرعت به سمت یکپارچه­ سازی فرایندهای مکانیزه تحول پیدا کرده منبع دیگری برای نرم­ افزارهای مدیریت فرایندها است که از آنها به عنوان مدیریت فرایند کسب و کاریکپارچه­ گر یاد می­شود.

تفاوت این دو نوع سیستم مدیریت فرایند کسب و کار در این است که نرم ­افزارهای انسان محور بیشتر برای مکانیزه کردن فرایندهای دستی و ارتباط برقرار کردن بین کارکنان یک سازمان مورد استفاده قرار می­گیرد، حال آنکه از نرم­ افزارهای یکپارچه محور برای اتصال سیستم­های مکانیزه در جریان فرایندها استفاده می­شود.

مدیریت فرآیند کسب و کار شاخه‌ای از دانش در فصل مشترک مدیریت و فناوری اطلاعات است که شامل روش‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهایی برای طراحی، نمایش، کنترل و تحلیل فرآیندهای عملیاتی کسب و کار سازمان می‌باشد. این فرآیندها، فعالیت‌های بین وظیفه‌ای است که ‌اشخاص، سیستم‌های اطلاعاتی و شرکای تجاری را به هم پیوند می‌دهد. به­ منظور بهبود و تسریع در مراحل انجام نرم افزار BPMS در سازمان‌ها، از ابزارهای نرم‌افزاری که مجموعه نرم‌افزاری مدیریت فرآیند کسب وکار نامیده می‌شوند استفاده می‌شود. مجموعه نرم‌افزاری مدیریت فرایندهای کسب و کار بر اجرای فرآیندهای  کسب وکار نظارت می‌نمایند تا مدیران بتوانند با توجه به داده‌های دریافتی فرآیندها را تحلیل کرده و آنها را تغییر دهند. انجام مدیریت فرایندها با کمک نرم‌افزارهای مدیریت فرایند، مزایای فراوانی دارد که از جمله به افزایش سرعت انجام فرآیندهای سازمان، کاهش خطا، کاهش هزینه، افزایش سرعت بروزرسانی و تغییرات و کاهش لختی و افزایش چابکی عملیات اداری می‌توان اشاره کرد.