استاندارد BPMN چیست و به چه دلیل BPMN را انتخاب کنیم؟

BPMN مخفف عبارت Business Process Modeling Notation به معنی نشانه‌گذاری مدل‌سازی فرآیندهای کسب و کار است. BPMN یک استاندارد است و نمادهای گرافیکی را به عناصری معمول برای اکثر فرآیندهای کسب و کار مانند فعالیت‌ها، رویدادها و دروازه‌ها اختصاص می‌دهد.

چگونگی شکل گیری استاندارد BPMN

این نشانه‌ها در ابتدا توسط موسسه مدیریت فرآیند‌های کسب‌و‌کار ایجاد شد و سپس به گروه غیرانتفاعی و انجمن بین‌المللی Object Management که در سال ۱۹۸۹ تاسیس شده بود، پیوست.
در ابتدا هدف معرفی نمادهای گرافیکی بود که به عنوان زبان مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار BPML ارائه شود و در مقایسه با BPEL، قابلیت اجرایی شدن توسط BPMSها را داشته باشد.
BPMN برای اولین بار توسط BPMI) Business Process Management Initiative) توسعه داده شد.
زبان مدل‌سازی فرآیند BPMN 2.0 با هدف خلق یک زبان استاندارد برای مدل‌سازی فرآیند‌های کسب‌و‌کار توسعه یافت.
بدین معنی که در هنگام طراحی یک دیاگرام فرآیند، از نمادهایی استفاده می‌کنید که اعتباری و استانداردی جهانی دارند و توسط بسیاری از حرفه‌ای‌هایی که به این علامتهای استاندارد بین المللی اشراف دارند، قابل درک است.

کاربرد نرم‌افزار BPMN برای طراحان فرآیند کسب و کار

• ارتباط میان متقاضیان و ذینفعان فنی و غیرفنی در زمینه فرآیندهای تجاری
• درک جامع و اشراف بر شکاف دانشی فرآیندهای کسب‌وکار
• نمایش دیجیتال فرآیندها در یک بستر نرم‌افزاری
• بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار به وسیله ی نمایش دادن ناکارآمدی و تنگناها

چرا از نشانه‌گذاری استاندارد مدل‌سازی فرآیند کسب و کار (BPMN) استفاده کنیم؟

از جمله عواملی که باعث پایین آمدن کیفیت کالا و تولید شود ، شکاف‌های دانشی داخل سازمان، فرآیندهای تک منظوره و شیوه‌های کسب و کار ناکارآمد است
"اگر از نشانه‌گذاری استاندارد جهت مدل‌سازی فرآیند استفاده کنید ، سازمان شما می تواند گردش کار داخلی خود را جهت پیدا کردن گلوگاه‌ها یا محدودیت عملکرد ناشی از حجم بالای کار و ناکارآمدی تعریف نماید."
با این حال، قبل از شروع طراحی گردش کار سازمان، مجموعه علائم مدل‌سازی را که برای استفاده مدنظر دارید؛ بررسی نمایید
انتخاب نماد درست، کلید طلایی برقراری ارتباط بین تمام ذینفعان در هر فرآیند کسب و کار است.

اگرمیخواهید علائم مناسب را جهت مدل‌سازی انتخاب نمایید ، باید اقداماتی که مطابق با الزامات زیر باشند را در نظر بگیرید.

1. داشتن قابلیت درک متقابل توسط تمام شرکت‌کنندگان فرآیند
اگر از نشانه‌گذاری غیر استاندارد مدل‌سازی فرآیند کسب و کار استفاده نمایید این امکان پیش خواهد آمد که ذینفعان فرآیند تمایل داشته باشند که برای نمادهای یکسان، تفسیرهای خود را از نماد داشته باشند.
که در نهایت منجر به درک متفاوتی از یک فرآیند می‌شود که خود عامل بازدارندهای در مسیر پیشرفت سازمان است .
استفاده از یک مجموعه نماد استاندارد شده که به خوبی مستند شده باشند ، میتواند فهم متقابل و جامع از جریان کار را تسهیل دهد و مبنایی برای حل خطاها و بهینه‌سازی فرآیندها ایجاد نماید.

2. امکان تحویل بر روی کاغذ توسط ابزار مدل‌سازی فرآیند دیجیتال
علائم مدل‌سازی درست کسب‌وکار باید علاوه بر ارتقاء سطح ارتباط بین کاربران تجاری، یک زبان مشترک برای کاربران فنی و غیرفنی را نیز فراهم کنند.
کاربران کسب‌وکار باید بتوانند فرآیندها را بر روی کاغذ طراحی نموده و آنها را جهت ترجمه به زبان دیجیتال به برنامه‌نویسان ارائه دهند .
مدل‌سازی نمادهایی که تعاریفی از جنس کد برای هر نماد در نمادسازی فرآیندها را دارند، برای پر کردن فاصله بین کاغذ و صفحه نمایش ایده‌آل هستند.

3. سهولت انتقال میان اغلب نرم‌افزارهای مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار
بسیاری از شرکت‌ها، خصوصا شرکت‌‎هایی که بخش‌های متعدد و مستقل دارند یا از ERP استفاده می‌کنند ، برای مدل‌سازی فرآیند چندین ابزار را پیاده‌سازی می‌کنند،
این امر می‌تواند هنگام تلاش برای استانداردسازی و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار در سراسر شرکت، مشکل‌ساز باشد.
انتخاب یک مجموعه از نمادهای مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار معمول در فرآیندها، اجازه می‌دهد شرکت شما انتقال فرآیندها را از نرم‌افزار به برنامه به آسانی انجام دهد.
از سوی دیگر این امر به رفع خطاهای بالقوه‌ای که هنگام تلاش برای تبدیل بین نشانه‌های مختلف بوجود می‌آیند؛ کمک می نماید

به چه دلیل BPMN 2.0 را انتخاب کنیم؟

استاندارد BPMN 2.0 به دلیل انعطاف پذیری و سهولت در استفاده، به عنوان یک ابزار مدل‌سازی کسب و کار مناسب شناخته شده است.

دلایل انتخاب BPMN 2.0

• BPMN 2.0 باعث سهولت برقراری ارتباط بین کاربران تجاری می شود

اکثر شرکت‌ها بطور مداوم به دنبال راه‌هایی برای کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و بهبود سطح رضایت مشتری هستند. درحالیکه بسیاری از سازمانها به دنبال منابع خارجی جهت ایجاد تغییرات هستند، تنها عده محدودی تجزیه و تحلیل فرآیندهای داخلی را برای یافتن منابع پنهان و فرصت‌های رشد بررسی می‌کنند. شرکت‌هایی که از ابزارهای مدیریت فرآیند استفاده کرده و به پیاده‌سازی BPMN در سازمان برای شناسایی شکاف دانش داخلی و افزایش بهره‌وری می‌پردازند ؛ در عین بهبود منابع مصرفی در زمان و هزینه‌ها نیز به میزان قابل توجهی صرفه‌جویی می‌کنند. در این صورت نه تنها هر فرآیند شفاف سازی می‌شود، بلکه همه ذینفعان ابزارهایی مناسب جهت برقراری ارتباط درمورد چگونگی بهبود فرآیندهای کسب و کار را دارا می‌باشند. از اینرو شرایط لازم برای یک استاندارد واحد برای طراحی فرآیند در کل سازمان ایجاد می‌شود. هرکدام از ذینفعان اکنون می‌توانند ببینند که چگونه تمامی کارکنان وظایف خود را برای از بین بردن اختلافات و انجام موثر کارها انجام می‌دهند. شرکت‌هایی که نرم‌افزار BPMN را در سراسر شرکت خود پیاده‌سازی کرده‌اند، کاهش هزینه و افزایش بهره‌وری از دارایی‌های موجود را شاهد بوده‌اند. همچنین با بهینه‌سازی فعالیت‌ها و استفاده از یک سیستم یکپارچه، خطا ها کاهش یافته و مزایای بسیاری بدست می آیند.

• BPMN 2.0 نرم‌افزاری یکپارچه است

BPMN برای پاسخ‌دهی به تقاضای عظیم دنیای امروز برای کیفیت بالا و استانداردهای سازگار در سراسر صنایع و بسترهای نرم‌افزاری تکامل یافته است. برای استفاده دیجیتالی، BPMN تعریفی از جنس XML را برای هر عنصر فراهم می‌کند، که مفهوم آن را به یک تفسیر واحد نسبت می‌دهد. این امر در صورتیکه چند نفر قصد داشته باشند معانی مختلفی را به علامت‌های رایج اختصاص دهند، باعث عدم سردرگمی می‌شود. همچنین زبان XML اجازه می‌دهد تا خواندن مدل معنایی BPMN 2.0 در هر دو فرآیند اجرا و شبیه‌سازی انجام شود. بنابراین، شرکت‌ها می‌توانند از BPMN در تمامی برنامه‌های کاربردی نرم‌افزارهای سازمانی جهت بدست آوردن وضوح و بینش در فرآیندهای کسب و کار استفاده کنند.

• BPMN 2.0 توسط ایزو تایید شده است

سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO) ، استاندارد BPMN را بعنوان وسیله‌ای برای استانداردسازی فرآیندها در سراسر بازار جهانی بکار برده است. این سازمان خاطرنشان کرد که با یکپارچه ساختن BPMN با استانداردISO/IEC ۱۹۵۱۰: ۲۰۱۳ خود، نیاز به یک نماد که قابل درک توسط همه کاربران تجاری، (از تحلیلگران کسب و کار، تا توسعه‌دهندگان فنی، تا افرادی که درگیر در کسب و کارند و با فرآیندها سروکار دارند) را رفع می‌کند. سازمان بین‌المللی استاندارد معتقد است که آخرین استاندارد بین المللی (تا سال ۲۰۱۳) بهترین شیوه‌ها را برای تعریف نشانه‌ها و معانی دیاگرام‌های مورد استفاده برای همکاری، پردازش و ارزیابی فعالیت‌های تجاری در میان شرکت‌ها، صنایع و بازار نشان می‌دهد.

مزایای استاندارد BPMN

• BPMN از مدیریت فرآیند‌های کسب‌و‌کار پشتیبانی می کند.
• BPMN قادر است یک طرح بصریِ ساده برای کاربران غیر‌حرفه‌ای ارائه دهد تا به وسیلهٔ آن درک بهتری از مفهوم نشانه‌ها داشته باشند.
• BPMN قادر است شمایی ساده از فرآیند‌های پیچیده در یک فرم قابل فهم را به نمایش درآورد.
• BPMN قادر است اختلالاتی که در ارتباط بین مراحل طراحی فرآیند، پیاده‌سازی، اجرا و مدیریت به وجود می آیند را کاهش دهد.
• با چنین سطحی از درکی بصری که نماد‌های BPMN 2.0 ارائه می‌دهند، قادر خواهیم بود به راحتی به یک زبان مشترک با دیگر متخصصان درگیر در فرآیند BPM از جمله تحلیل‌گران کسب و کار، مجریان اقدامات در فرآیند‌ها و همچنین مدیرانی که دسترسی به داده‌ها دارند برسیم؛ و کنترل و نظارت بر فرآیندی که آن‌ها باید درک کنند را ساده کنیم.

به طور خلاصه، زبان مدل‌سازی BPMN زبانی واحد میان همه سطوح درگیر در مدیریت فرآیند و متخصصان می‌سازد که روند مدیریت فرآیند را نزد آن‌ها ساده‌تر می‌کند.

مقایسه BPMS و SharePoint: کدام یک برای شما مناسب تر است؟

شیرپوینت (SharePoint) یک بستر مشترک مبتنی بر وب است که به عنوان یک سیستم مدیریت اسناد و ذخیره سازی اسناد به فروش می رسد و bpms یک رشته در مدیریت عملیات است که در آن افراد از روش های مختلفی برای کشف، الگوسازی، تجزیه و تحلیل، اندازه گیری، بهبود، بهینه سازی و خودکارسازی فرایندهای تجاری استفاده می کنند. در ادامه این بحث به مقایسه BPMS و SharePoint خواهیم پرداخت.

معیارهای انتخاب BPMS و SharePointچیست؟

اگر قصد خرید یک نرم افزار مناسب جهت بهبود بخشیدن به گردش کارهای سازمان تحت نظارتتان را دارید، باید دونکته مهم را در نظر بگیرید:
• توجه به ابعاد سازمانی: تعیین اسکوپ سازمان (کوچک، متوسط، بزرگ)
• میزان بلوغ سازمانی: مقدار نفوذ و زیرساخت های یک سازمان برای مدیریت فرآیندها

البته مدیران در انتخاب نهایی محصول باید به موارد اختلاف هر یک از نرم افزارها توجه کافی نمایند، زیرا یک اشتباه ساده در انتخاب نرم افزار باعث تحمیل هزینه های مالی و زمانی جبران ناپذیری خواهد شد.
اگر سازمان شما از ابعاد کوچکی برخوردار است، می توانید باتوجه به گردش کارهای نسبتاً ساده ای که دارد و البته صرفه ی اقتصادی، از نرم افزار SharePoint برای خودکارسازی فرآیندها استفاده کنید.
از طرفی اگر ابعاد سازمانی درحد متوسط یا بزرگ باشد، راهکار نرم افزاری BPMS در تمام سطوح بلوغ سازمانی کاربرد گسترده ای خواهد داشت.
اگر شما نیاز به یک مدل فرآیندی ساده و تعاملی دارید که در سطح محلی و با یک جریان کار واضح برای پشتیبانی از تغییرات اداره می شود نرم افزار SharePoint را می توانید انتخاب کنید .
همچنین برای جمع آوری محتوا جهت ایجاد یک شبکه داخلی، ساخت پورتال کسب و کار، مدیریت محتوا و بهبود همکاری ها هم می توانید از SharePoint استفاده نمایید.

جهت ایجاد مصوبات برای گردش مجموعه اسناد، شیرپوینت دارای پیکربندی قابل انعطافی است که مستندات را قادر میسازد تا قبل از انتشار یافتن، در دسترس کاربران قرار گرفته و سپس تایید و تصویب شوند.
SharePoint به کاربرانی که نیاز به سیستم قدرتمند دارند، این امکان را می دهد تا گردش های کاری ۳ حالتی خارج از چهارچوب ایجاد کنند.
همچنین زمانی که نیاز چندانی به یکپارچگی محکم با داده های دیگر سیستم ها، پردازش های پیچیده، مدل سازی، بهینه سازی و رصد اطلاعات ندارید، انتخاب SharePoint می تواند برایتان گزینه مناسبی باشد.

قابلیت های SharePoint

شیرپوینت به عنوان یک پورتال، ابزار Collaboration و مدیریت مستندات می تواند نقش موثری در سازمان ها داشته باشد ولی گردش کار آن بخش کوچکی از این ابزار است که عملاً نمی تواند جایگزین فرآیند وBPMS در سازمان شما شود.
شیرپوینت به عنوان ابزاری مستقل برای ارایه مدیریت فرآیندهای کسب و کار ساخته نشده است و این دلیلی است که مایکروسافت را به جست و جوی شرکای برنامه های یکپارچه با شیرپوینت (Third Party ها) نظیر AgilePoint ،Global 360 ،K2 ،Nintex برای تامین نیازمندی های BPM کاربران ترغیب می کند.

بنابراین اگر قصد دارید از شیرپوینت به عنوان ابزار نرم افزار BPMS استفاده کنید، برای دسترسی به قابلیت های عمومی ابزارهای BPMS جهت برطرف سازی نیازمندی های سازمان، لازم است ابزارهای سوم شخص و قابلیت های هرکدام را بررسی کرده و بر توسعه سفارشی با محیط های برنامه نویسی مثل Visual Studio برنامه ریزی نمایید.

تولید کنندگان برنامه های کاربردی فرآیندگرا و کسانی که با ابزار SharePointفرآیندهای سازمان را به نرم افزار تبدیل می کنند، متحمل کدنویسی های سنگین و پیچیده می شوند که بر هزینه ی کل مالکیت (Total Cost Of Ownership: TCO) اضافه می شود.
اگرچه خرید ابزار BPMS می تواند دارای هزینه لایسنس باشد ولی در مقابل، هزینه ی کل مالکیت و ریسک کمتری خواهد داشت.

چرا BPMS را انتخاب می کنیم؟

ابزارهای BPM می توانند فرآیندها را با قوانین مربوطه هدایت و کنترل نمایند که این امر مستقل از جریان کار می باشد. BPMSها انعطاف پذیری بیش تری دارند و از تغییرات، سریع تر پشتیبانی می کنند.
بیش تر نرم افزارهای BPMS قابلیت های یکپارچه سازی در قالب نرم افزارها و یا ارتباط دهنده های OTB که در اکثر سازمان های بزرگ رایج شده اند را نیز در بردارد.
شخصی سازی جریان کارها و یا یکپارچه شدن با سیستم های دیگر هم جزو ویژگی های BPMS است.
ترسیم نمودن نیازهای اساسی و مطابقت آن ها در سطح فعالیت ها با یک دید جامع، به کارگیری فرآیندها در موبایل، سیستم های خانگی و لپ تاپ، مرتب کردن فرآیندها و همکاری ها که پشتیبانی و بهبود سریع را تضمین نماید، ارایه بهبود مستمر بدون تکیه زیاد بر کد نویسی و IT جزو ویژگی های BPMS ها است.

مقایسه نهایی دو نرم افزار BPMS و SharePoint

• BPMS و SharePoint شاید ظاهر یکسانی داشته باشند، اما آنچه درون آن ها اتفاق می افتد، کاملا متفاوت است.
• SharePoint بر خلاف BPMS، توانایی انجام کارهای تکراری پرسنل را ندارند.
• اگر می خواهید بین نرم افزارهای مختلف سازمان ارتباط برقرار کنید، در نظر داشته باشید که ارتباط با سایر نرم افزارهای سازمانی توسط SharePoint نسبت به BPMS بسیار ضعیف تر است.
• امکان تغییرات جدید در فرآیند، فقط در BPMS وجود دارد.
• خدمات SharePoint در حد ارجاعات ساده و تک مرحله ای است، اما ارجاعات در BPMS براساس شرایط بسیار پیچیده و چند مرحله ای مطابق رویه های کسب و کار صورت می گیرد.
• ذخیره سازی اطلاعات در SharePoint ساختار یافته نیست و درنتیجه گزارش گیری های آن درحد آماتور است. اما ذخیره سازی مهندسی شده اطلاعات در BPMS، موجب استخراج بسیار حرفه ای گزارش و داده کاوی پیشرفته برای مدیران سازمان می شود.
• با توجه به رویکرد انحصار طلبانه ی مایکروسافت ، سطح استقلال خریدار در SharePoint بسیار پایین است. در حالی که در BPMS با توجه به سیاست سرویس گرایی در آن، سطح استقلال خریدار، بسیار بالا خواهد بود.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

یک نمونه مدل سازی فرآیند کسب و کار در نرم افزار پراسس میکر 4

نرم افزار پراسس میکر یک نرم افزار BPMS متن باز و رایگان است که طی سال های اخیر طرفداران زیادی در سازمان های ایرانی به دست آورده است.

ورژن 4 پروسس میکر از ویژگی ها و ساختار کاملا متفاوتی با نسخه های قبلی این نرم افزار برخوردار است. پراسس میکر در نسخه 4 خود ظاهر نرم افزار و همچنین شیوه کار با آن را به کلی تغییر داده است و در بسیاری موارد، امکانات بیش تر و راحت تری را در ساخت و پیاده سازی فرآیندها در اختیار کاربران گذاشته است.

در این مطلب قصد معرفی یک نمونه فرآیند مدلسازی شده با استاندارد BPMN2.0 را در نرم افزار ProcessMaker 4 داریم. پیش تر در مقاله ای تحت عنوان آشنایی کلی با محیط ورژن 4 پراسس میکر (ProcessMaker 4) به معرفی این نسخه از نرم افزار پراسس میکر و معرفی کلیه قسمت های آن پرداخته ایم. جهت طراحی و مدلسازی فرآیندها می توانیم به تب Deigner در بالای صفحه نرم افزار وارد شویم.

اتوماسیون فرآیند دیجیتال (DPA)

اتوماسیون فرآیند دیجیتال (DPA) نوع تکامل یافته، دیجیتالی و خودکار مدیریت سنتی فرآیند کسب و کار (BPM) است. به همین دلیل است که از DPA به عنوان اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) یا گاهی تکرار BPA نیز یاد می شود.

اتوماسیون فرآیند دیجیتال فرآیندهای تکرار شونده را تحت یک گردش کار، خودکارسازی و اجرا می کند. اتوماسیون می تواند به طور کامل یا وابسته به مداخله انسان باشد، در نهایت هر کدام از این دو بیش ترین کمک را در بهینه سازی عملکرد می کند.

نرم افزار DPA با کمک تصمیم گیری داده محور و بینش بهتر، انواع برنامه های فرآیند محور را ارائه و پشتیبانی می کند. دیجیتال اتوماسیون فرآیندها را به وسیله AI ، ML ، اتوماسیون هوشمند و داده های بزرگ ،  از front office به back office  به شکل منطقی تفسیر می کند.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

مفهوم مدیریت گردش کار چیست؟

گردش کار دنباله ای از وظایف است که خود بخشی از کارهای بزرگ تر هستند. گردش کار برای دستیابی به یک هدف تجاری از پیش تعیین شده در نظر گرفته شده است. سازمان ها از مدیریت گردش کار برای تولید نتایج بهتر بر اساس مجموعه ای از اهداف مشخص استفاده می کنند.

بسیاری از سازمان ها از سیستم های گردش کار برای خودکارسازی وظایف همراه با اصول مدیریت استفاده می کنند. علاوه بر خودکارسازی وظایف، سیستم های مدیریت گردش کار به ذینفعان کمک می کند تا گردش کارها را به آسانی ترسیم کنند تا وظایف تکراری، تنگناها و فرصت های بهبود را شناسایی کنند.

گارتنر مدیریت گردش کار را به دو دسته به هم مرتبط تقسیم می کند:

• یکپارچه سازی فرآیند داخلی و خارجی رویکردی که "تعریف فرایندهای کسب و کار را در بر می گیرد" و "معمولاً به محیط توسعه گردش کار تجاری مبتنی بر استانداردها نیاز دارد".
• رویدادها یا فرآیندهای خودکار رویکردی که "امکان انجام کارهای خودکار را فراهم می کند ..."

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.