6 مهارت مدل سازی فرآیند کسب و کار

1. یک رویکرد مدل سازی فرآیند تعریف شده داشته باشید.

مانند سایر انواع تجزیه و تحلیل، مدل سازی فرآیند یک سفر اکتشافی است. به عنوان یک تحلیلگر کسب و کار شایسته، وظیفه شماست که فعالیت های مدل سازی را که برای هدایت یا تسهیل سفر کشف مدل فرایند خود انجام می دهید، شناسایی کنید. اگر از قبل آن را ندارید، باید یک رویکرد مدل سازی فرآیند تعریف شده را در پیش بگیرید و تمرین کنید.

2. یک مأموریت مشخص برای هر مدل ایجاد کنید.

مدل های فرآیندی به طور معمول، محصول بهبود یا مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا پروژه های فناوری اطلاعات هستند و همه پروژه ها به طور مشخص تلاش های موقت و منحصر به فرد هستند. شما به عنوان یک تحلیلگر کسب و کار ماهر، هدف مدل فرآیند را در چرخه عمر پروژه خود و سایر پارامترهای اصلی ماموریت مشخص می کنید. شما از پارامترهای واضح ماموریت برای هدایت فعالیت های تأیید و اعتبار مدل فرآیند خود استفاده می کنید.

3. بدانید چه سوالاتی خواهید پرسید.

پرسیدن سوالات زیاد به اندازه پرسیدن سوالات مناسب مهم نیست. شما باید بدانید که در هنگام استخراج محتوای مدل فرآیند خود، با سنجش زیاد به چه سوالاتی پاسخ می دهید. شما باید درک کنید که چرا باید این سوالات را بپرسید و به آن ها پاسخ دهید. شما باید بتوانید برنامه خود را قبل از مشارکت ذینفعان اصلی در رویدادهایی مانند کارگاه ها یا مصاحبه ها آماده کرده و به آن ها اطلاع دهید.

نرم افزار مدیریت فرآیند

4. بدانید که چگونه همه فرآیندها و فعالیت ها را بدون ابهام شناسایی، عادی سازی و تعریف کنید.

شما قادر به درک مداوم فرآیندهای کسب و کار در هر مقیاس و درجه انتزاعی هستید. شما همچنین باید بدانید که چگونه هر فرآیند نامزد را عادی کنید و پس از عادی شدن یک تعریف بدون ابهام ارائه دهید. علاوه بر این، شما یک چارچوب تعریف فرآیند را درک کرده اید و نحوه عملکرد فرآیندهای کسب و کار را نشان می دهد. شما می توانید فرآیندها را به عنوان مجموعه ای از فعالیت ها که توسط رویدادهای تجاری آغاز شده و نتایج را ارائه می دهند، درک کنید. این درک شما را به تعریف فرآیندها و فعالیت هایی که خود را به عنوان خدمات قابل استفاده مجدد نشان می دهد، می رساند و می توانید دلیل آن را توضیح دهید. به این ترتیب، شما در بحث معماری خدمات گام برمی دارید.

5. بدانید که چه کسانی، چه وقت و چگونه با ذینفعان اصلی مشارکت خواهید کرد.

شما مشخص می کنید که ذینفعان کلیدی در مدل فرآیند شما چه کسانی هستند. شما در مورد زمان و چگونگی مشارکت آنها در فعالیت های استخراج و اعتبارسنجی مدل فرآیند، شفاف و متفکر هستید. شما می دانید چگونه عمداً ذینفعان اصلی را در استخراج محتوای مدل مشارکت دهید. شما ذینفعان کلیدی را در بررسی مدل ها مشارکت می دهید و قبل از تکمیل مدل های فرآیندی، بازخورد آن ها را حل می کنید. در نتیجه شما تقریباً تضمین می کنید که مدل های خود را مورد قبول کسب و کار قرار دهید.

6. بدانید که چگونه کیفیت مدل خود را تأیید خواهید کرد.

شما می دانید که چگونه مهم ترین عوامل کیفیت را برای مدل خود تعیین کنید. شما می دانید که چگونه آن ها را اندازه گیری خواهید کرد. شما می دانید چه سوالاتی را باید بپرسید و از چه کسانی اطمینان دارید که در مدل تکمیل شده شما به اندازه کافی وجود دارند.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیند در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

6 اشتباه اصلی در مدل سازی فرآیند کسب و کار

نمونه های زیادی از مدل های فرآیند کسب و کار ایده آل وجود دارد.آن ها را می توان در کتاب های درسی، آنلاین، آموزش ها و نمایش محصولات مشاهده کرد. اما در دنیای واقعی ...  کارایی بسیاری از مدل های فرآیند کسب و کار از انتظارات کمتر است.

علیرغم سرمایه گذاری قابل توجه در زمان و تلاش ذینفعان، بسیاری از مدل های فرآیند کسب و کار هنوز برای اهداف مورد نظر خود مفید نیستند. بسیاری از آن ها کسب و کار را به اندازه کافی دقیق نشان نمی دهند یا فاقد مشارکت کلیدی سهامداران برای تصمیم گیری واقعی هستند، یا انواع اطلاعات فرآیند مورد نیاز خوانندگان مدل را شامل نمی شوند، یا حتی خوانندگان آن ها را با نماد گرافیکی پیچیده یا ناسازگار اشتباه می گیرند.

هیچ یک از این نوع شکایات را نباید به دلیل محدودیت های محیطی یا پروژه ای مانند ابزارهای مدل سازی موجود، سطح دانش یا قابلیت های متخصصان موضوعات تجاری که ممکن است برای مشارکت در توسعه مدل فراخوانده شوند، یا حتی زمان و تلاش محدود کرد. پروژه ها طبق تعریف، تلاش های موقت منحصر به فردی هستند، بنابراین این متغیرها در درجات مختلف در همه پروژه ها وجود دارند. بله، آن ها بر هر فعالیت مدل سازی فرآیند تأثیر می گذارند یا آن را محدود می کنند، اما یک تحلیل گر تجاری یا تحلیل گر فرآیند قادر به مدیریت و کار با آن ها یا پیرامون آن ها است.

علت اصلی مدل فرآیند کسب و کار که با این لایحه مطابقت ندارد، صلاحیت یک تحلیل گر تجاری یا تحلیل گر فرآیند برای تولید مدل در حین پویایی معمول پروژه است.

تحلیلگران تجاری و تحلیلگران فرآیند که مدل های فرایند کسب و کار را با استفاده از روش های موقت یا تجربه گذشته آماده می کنند، مستعد انجام حداقل برخی از این 6 اشتباه رایج در مدل سازی فرآیند کسب و کار هستند.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیند در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

6 اشتباه اصلی در مدل سازی فرآیند کسب و کار

1. رویکرد مدل سازی فرآیند تعریف نشده

2. هدف مدل نامشخص

3. عدم طرح سوالات مناسب

4. ضعف فرآیند و تعریف فعالیت

5. مشارکت ذینفعان کلیدی کافی نیست.

6. اعتبار سنجی مدل ناکافی است.

اگر تولید یک مدل نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار با کیفیت بالا برای نقش شما یا پروژه شما مهم نیست، در واقع نیازی به سطح بالایی از طراحی حرفه ای مدل سازی فرآیند ندارید. این کار را به تحلیلگر تجاری پروژه بسپارید. از شما انتظار می رود که سطح بالایی ازطراحی حرفه ای مدل سازی فرآیند را پیاده کنید تا بتوانید مدلی را که برای هدف مورد نظر پروژه مناسب است تسهیل کرده و به آن دست پیدا کنید.

تفاوت bpms با erp شامل چه مواردی می باشد؟

ERP در رابطه با ماژول ها و توابع است

اگر فکر می کنید که تعریف BPM بسیار شبیه به   ERP یا Enterprise resource planning  به نظر می رسد، اشتباه نمی کنید. سیستم های ERP بر عملکردها و ماژول های مختلف کسب و کار متمرکز هستند. ERP همچنین می تواند داده های ماژول را ردیابی نماید. این راه حل همه چیز از فروش تا دستمزد کارمندان  را ردیابی می کند، در حالی که اجازه جریان آزاد اطلاعات بین ماژول ها را می دهد.

با توجه به نیاز سازمان، BPMS نرم افزار قابل طراحی برای گردش کار است. در حالی که از نرم افزار ERP به عنوان یک برنامه از قبل طراحی شده استفاده می شود که قابلیت طراحی مجدد و فرآیندسازی آن صفر است و اعمال تغییرات در آن به زمان و هزینه بیش تری نیاز دارد.
نرم افزار BPMS در واقع یک فرآیندساز سازمانی بر اساس گردش کار سازمان است و ERP یک نرم افزار مدیریت فرآیند پشتیبان کننده از اعمال فرآیندسازی می باشد.
• نرم افزار BPMS فرآیند سفارش است، در حالی که ERP برای حوزه کاری خاص طراحی می شود.
• سازمان ها با ابزار BPMS امکان طراحی و تغییر فرآیند پیاده سازی شده را مطابق با سلیقه و شرایط موجود در سازمان خود دارند، این در حالی است که ERP یک نرم افزار از پیش توسعه داده شده است که ایجاد تغییرات در آن به راحتی امکان پذیر نیست.
• نرم افزار BPMS توسعه دهندگان را قادر می سازد تا گردش کار بین اجزا را از خود اجزا جدا سازند. بنابراین سیستم های گردش کار فرآیند محورند و بر مدیریت منطق گردش کار تمرکز دارند.
• در مقابل، سیستم های ERP داده محورند و بر منطق وظیفه ای تمرکز دارند. ERPها برای انجام این کار از یک زیر ساخت داده ای همگن در سراسر سازمان برای پشتیبانی از کاربردهای متنوع شان برخوردارند.
• اعمال تغییرات در فرآیندها، در ERP بسیار هزینه بر و زمان بر است. اما در BPMS این عمل با هزینه کم و در زمان اندکی صورت می گیرد.
• زمان آماده به کار ERP نسبت به BPMS کوتاه تر است (ERP محصولی آماده است، اما BPMS باید ساخته شود).
• ERP فقط در سازمان های بزرگ و بلوغ یافته جواب می دهد. اما BPMS در ابعاد متوسط و بزرگ و همچنین در هر سطحی از بلوغ سازمانی، پاسخ گوی نیازها است.
• ریسک استفاده از ERP بسیار بالاتر از BPMS است، زیرا ERP به سازمان شکل جدیدی می دهد که ممکن است مورد پذیرش قرار نگیرد، اما BPMS توسط یا با مشاوره خود سازمان تولید می شود و به راحتی نیز قابل تغییر است.
• بخش هایی از سازمان (مانند وقوع فرآیندهای جدید) ممکن است تحت پوشش ERP قرار نگیرد که در این حالت استفاده از راهکارهای مکمل الزامی است. ولی BPMS چون خود به وسیله سازمان ها کنترل می شود، در نتیجه توسعه سیستم آن به سادگی امکان پذیر است.
• BPMS امکان مدل سازی فرآیندها در سطح جزئیات را فراهم ساخته است، کاری که ERP از انجام آن ناتوان است.ERP بر پایه ماژول ها و کارکردها بنا شده است.
• BPMS ها روی شمار قابل ملاحظه ای از کارکردها و ماژول های تجاری تمرکز می کنند و توسط آن ها مورد پشتیبانی قرار می گیرند. ERP هم برای ردگیری داده ها روی ماژول های مختلف کارآمد است.
• BPMS به شما امکان مدل سازی کسب و کار بر پایه گردش کار و سطح شخصی سازی را می دهد. این امکان در ERP عملا خارج از دسترس است.ERP داده ها را روی یک سرور مرکزی ذخیره می کند و واحدهای مختلف ورودی های خود را روی آن ثبت می نمایند. تمام این اطلاعات در یک مکان ذخیره می شوند.

ساخت فرآیند در پروسس میکر
• ERP نمای جامع و سازمانی را به کاربران نشان می دهد که BPMS نمی تواند این کار را انجام دهد.
• درERP ذخیره سازی اطلاعات در سطح بالا و کاملی انجام می شود. معمولا BPMS ها در یک سیستم ERP گسترده تر ادغام می شوند و البته ERP نمی تواند مانند BPMS مدیریت فرآیندهای تجاری را انجام دهد.
• BPMS ها جنبه های مهمی از فرآیندهای تجاری را تعیین می نمایند که در ERP موضوعیت ندارد.
• فرآیندهای تحت نظارت BPMS دارای کیفیت بالاتری هستند و این به دلیل بالاتر بودن سطح جزئیات مطرح شده در آن است.

چرا BPMS متن باز بهترین گزینه است؟

تحلیلی که میخوانید برگرفته از تجربیات جمع بزرگی از متخصصین فعال و با تجربه در پروژه های BPMS در داخل و خارج از کشور است.

این سئوال که آیا در تهیه خرید نرم افزار BPMS باید اصولاً به سراغ نرم افزارهای متن باز رفت یا خیر؟ خیلی کلی است. یعنی بسته به هر حوزه نرم افزاری پاسخ میتواند متفاوت باشد.

 

منظور از حوزه های نرم افزاری مواردی مثل زیر است:

سیستم های MIS مثل سیستم های مالی، منابع انسانی، انبار، فروش و ارتباطات با مشتریان و….
سیستم های فرایند محور و نرم افزار BPMS
هر یک از این حوزه ها را به تفکیک میتوان تحلیل کرد با این حال هدف از این مطلب بررسی سوال اصلی است که آیا BPMS های متن باز بهترین گزینه است؟

چرا BPMS متن باز بهترین گزینه است؟

آیا سیستم های MIS متن باز گزینه مناسبی است؟
پیش از پرداختن به موضوع اصلی یک تحلیل مقدماتی و ابتدایی در مورد اینکه بهتر است در حوزه سیستم های اطلاعات مدیریت و سیستم های داده محور به سراغ نرم افزارهای متن باز رفت یا خیر؟ ارائه خواهیم کرد.

سیستم های متن باز نیاز به بومی سازی و انطباق با قوانین و چارچوب های هر کشوری را دارند. مثلا در حوزه سیستم های مالی نیاز داریم تا الزامات و چارچوب های سازمان های بالادستی مثل وزارت اقتصاد و دارایی، سازمان امور مالیاتی، سازمان حسابرسی و…. را تامین کنیم. پس در چنین سیستم هایی در صورت بکارگیری ابزارهای متن باز بومی سازی و اعمال تغییراتی خواهیم داشت که هزینه آنها بعضاً چند برابر خرید سیستم های آماده خواهد بود. شرط انصاف است اگر بگوییم سیستم های با کیفیت قابل قبول در حوزه هایی مثل مالی، منابع انسانی، انبار و موارد مشابه توسط شرکت های ایرانی تهیه و ارائه میگردد. البته حوزه فروش و ارتباطات با مشتریان (CRM) از این قاعده مستثنی بوده و سیستم های داخلی تقاوت های زیادی با نرم افزارهای خوب بین المللی در این حوزه دارند و از کیفیت نازل تری برخوردار هستند.

خرید نرم افزار BPMS خارجی یا ایرانی؟

شاید سوالی که در بسیاری از سازمان‌ها بسیاری از مدیران و پرسنل با آن درگیر باشند، آن است که از نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند (BPMS) خارجی استفاده کنند یا ایرانی؟

از نرم‌افزارهای BPMS خارجی می‌توان به نرم‌افزارهایی همچون بیزاجی، پراسس میکر، کاموندا و ..‌. اشاره کرد که در بسیاری از سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند و از محبوبیت زیادی برخوردارند.
از سوی دیگر، سازمان‌های مختلفی نیز در داخل کشور اقدام به توسعه نرم‌افزارهای BPMS شخصی کرده‌اند که توسط خود آن‌ها به فروش می‌رسد.

نرم افزار ProcessMaker

حال سوالی که برای بسیاری پیش می‌آید آن است که کدام دسته از BPMS ها بهتر است؟ داخلی یا خارجی؟

برای رسیدن به نتیجه درست، لازم است تا ابتدا به این نکته اشاره شود که یک نرم‌افزار BPMS معتبر بایستی حتما تحت استاندارد BPMN باشد و برای طراحی و مدل‌سازی فرآیندها، از این استاندارد در آن استفاده شود.
استاندارد BPMN یک استاندارد جهانی است که در تمامی دنیا مورد استفاده قرار می‌گیرد و زبان مشترکی در میان تمامی فعالان حوزه مدیریت فرآیندهای کسب و کار است.

بدین ترتیب، پیش از آن که در مورد ایرانی یا خارجی بودن یک BPMS فکر کنید، باید ابتدا اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار شما تحت استاندارد BPMN باشد.
نرم‌افزارهای خارجی نام‌برده همگی تحت این استاندارد هستند. اما در مورد نرم‌افزارهای داخلی باید از این نکته مطمئن شوید.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت ساخت فرآیند در پروسس میکر به شما ارایه دهد.