مدیریت فرآیند پارس
مدیریت فرآیند پارسمدیریت فرآیند پارس
مدیریت فرآیند پارسBPMS و نظارت بر عملکرد فرآیندها
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (نرم افزار BPMS) می تواند پس از پیاده سازی به عنوان سیستم نظارتی عمل می کند و بر فرآیند کسب و کار نظارت کند. جنبه نظارتی BPMS، توانایی نظارت، کنترل و بهبود فرآیندهای تجاری را فراهم می کند. خرید BPMS با نظارت بر تمامی مراحل، چه به صورت دستی یا خودکار در فرآیند کسب و کار می تواند اطلاعات فرآیند ارزشمندی را ارائه دهد.
مالکین فرآیند می توانند آمارهایی مانند میانگین زمان چرخه، زمان انتظار قبل از انجام یک کار توسط شرکت کنندگان انسانی و داده های هزینه را به دست آورند. می توان ارقام هزینه را به زمان درگیر برای تکمیل هر کار در فرآیند و هزینه فرصت به زمان انتظار در زمانی که یک کار فرآیند در صف منتظر پردازش است، اختصاص داد. این ارقام هزینه را می توان برای فرآیند جاری اعمال کرد و ارقام هزینه در زمان واقعی را به دست آورد. قابلیت نظارت می تواند به مدیران کسب و کار اجازه دهد تا از رویدادهای غیرعادی مطلع شوند. تراکنش های مکرر بانکی و زمان‌های طولانی پردازش یک نماینده خدمات مشتری خاص نمونه هایی از این رویداد ها هستند. از داده های فرآیند می توان برای تعیین محل گلوگاه های فرآیند استفاده کرد.
نقش BPMS در بهبود ساختار و الگوی رفتاری کارکنان
خرید BPMS باعث بهیود ساختار و الگوی رفتاری کارکنان سازمان می شود و رضایت کارکنان نسبت به فعالیت ها و فرایند کاری را افزایش می دهد. ابزارهای موجود در BPMS منجر می شود کارکنان احساس قدرت بیشتری داشته باشند.
کاهش دغدغه های کاری با کمک ابزارهای موجود در آن و اعمال شاخصای کلیدی عملکرد (KPI) در فرایندهای کاری، اعلام پیام و هشدارها در زمان مناسب از دیگر تاثیرات استفاده از نرم افزار BPMS است. از عوامل مهم در عملکرد کارکنان، رضایت آنها نسبت به فعالیت ها و فرآیندهای کاری است و سازمان ها در تلاش هستند کارکنان راضی و با انگیزه داشته باشند.
استفاده از طرح های تشویقی و تنبیه (بر اساس داده ها و اطلاعات شفاف) می تواند منجر به تعریف اهداف آگاهانه تر برای بهبود ساختار و الگوی رفتاری کارکنان داشته باشد. از طرف دیگر، مکانیزه شدن فرایندها می تواند حجم کاری کارکنان را کاهش دهد و در نتیجه تمرکز آنها را روی کارهای با ارزش تر و اولی تر بیشتر می کند.
رضایت کارکنان مر بوط می شود به نوع نگاه و برداشت کلی و مثبت آنها از فرآیندهای کاری و همه عوامل مرتبط با رسیدگی به کارها. کارکنان راضی از آموزش ها و مهارت های جدید استقبال می کنند و بهتر و سریع تر اموزش ها را فرا می گیرند. در برابر تغییرات سازمانی کمتر مقاومت می کنند چونکه علاقمند به اهداف سازمان و سرنوشت آن هستند و از مکانیزه کردن فراینده در همه ابعاد سازمان حمایت می کنند.
BPMS و لاگ تمام اقدامات و ایجاد شفافیت
باورهای نادرست در مورد BPMS ها
اهمیت «مدیریت فرایندهای کسب‌و‌کار (BPM)» در میان سازمان ها روز به روز آشکارتر می شود اما هنوز باورهای نادرستی در مورد سیستم یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) وجود دارد. این باورهای نادرست از نادیده گرفتن مسیر تحول نرم افزار BPMS و تقلیل سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب‌و‌کار به ابزار‌هایی با ماموریتی حداقلی است. برخی از این باورهای اشتباه در زیر آمده است:
- گران هستند.
با وجود قیمت بالای BPMSهای درون سازمانی امروز تحت فناوری ابری و با قیمت گذاری منعطف عرضه می‌شوند.
- فقط ابزاری برای مدیریت گردش کار هستند.
با انتخاب درست نرم افزار، باید چرخهٔ حیات کامل مدیریت فرایندهای کسب و کار را پوشش داده شود.
- کار با آنها نیاز به برنامه نویسی دارد.
نسل جدید BPMSها با ساده‌سازی و بصری‌سازی ابزارها و امکانات خود، کاربری را برای متخصصان کسب و کار که آشنایی با برنامه‌نویسی ندارند، ممکن کرده‌اند.
- نگهداری سخت و پیچیده دارند.
در BPMS های ابری همهٔ الزامات زیرساختی برعهده فروشنده است و تنها چیزی که کسب و کار برای سرمایه گذاری نیاز دارد، هزینه بهره‌برداری اولیه و پرداخت صورت‌حساب ماهیانه است.
- مختص کسب و کارهای بزرگ و فرایندهای پیچیده هستند.
استقبال از BPMS در سازمان های بزرگ بیشتر است اما در کسب و کارهای کوچک و متوسط هم با کمک BPMS های ارزان تر و ساده تر می‌توانند به همان اندازه از مدیریت موثر فرایندهای کسب‌و‌کار خود سود ببرند.
ریسک های عدم موفقیت در اجرای نرم افزار BPMS
در پروژه های BPMS مانند هر پروژه دیگر ریسک عدم موفقیت وجود دارد. برای کاهش ریسک نیاز است ریسکها شناسایی و سپس تلاش برای کم کردن آنها انجام شود.
عدم اعتقاد مدیران به استفاده از BPMS ها، عدم مشارکت مالکان فرایندها، نبود زیر ساخت سخت افزاری، شبکه و همچنین زیر ساخت اطلاعاتی مناسب، در کنار عواملی نظیر انتخاب BPMS نامناسب و انتخاب نادرست فرایند اولیه منجر به طولانی شدن چرخه اجرا و در نتیجه شکست پروژه می شود.
اگر مدیریت اعتقاد به استفاده از نرم افزار BPMS ندارد سراغ BPMS نروید چونکه عدم اعتقاد آنها به لایه های پایین تر منتقل می شود و استفاده از سیستم متوقف می شود. اگر مالکین اصلی فرایندها با نرم افزار درگیر نشوند کارایی بهبود نمی یابد. BPMS رویکرد Agile دارد و لذا نقش مالکین فرایند در آن بسیاز مهم است. این تفکر که شما پیمانکار هستید و کار خود را انجام می دهید باید از ذهن مالکین فرایند خارج شود.
انتخاب پروژه اولیه برای اجرا در BPMS اهمیت زیادی دارد . فرایندی که انتخاب می شود باید علاوه بر سادگی و شفافیت، نفوذ خوبی در سازمان داشته باشد و میزان مشارکت مالکین نیز قابل قبول باشد.
به دلیل چابکی خرید BPMS، مالکین فرایند توقع دارند کار سریع تحویل آنها شود. بعد از آماده شدن بخشی از کار آنرا در اختیار مالکین فرایند قرار دهید تا در صورت وجود نقص همان موقع رفع نقص شود. اجازه ندهید که بعد از اینکه همه چیز کامل شد در اختیار کاربر قرار داده شود.