خودکارسازی کارها با اتوماسیون اداری ؟

خودکارسازی کارها با استفاده از اتوماسیون اداری یک رویکرد مهم در مدیریت و اجرای فعالیت‌های مختلف در سازمان‌ها است. اتوماسیون اداری به کمک فناوری‌های اطلاعات و نرم‌افزارهای مخصوص، فرآیندهای کاری را به صورت خودکار و بدون نیاز به مداخله انسانی اجرا می‌کند. این اتوماسیون می‌تواند به شکل‌های مختلف در سازمان‌ها پیاده‌سازی شود:

سیستم‌های مدیریت اسناد:

استفاده از سیستم‌های مدیریت اسناد به افراد این امکان را می‌دهد که به راحتی اسناد را ذخیره، جستجو و به اشتراک بگذارند. این سیستم‌ها می‌توانند بر اساس قوانین خاص، اسناد را دسته‌بندی و مرتب کنند.

فرآیندهای اجرایی:

اتوماسیون فرآیندهای کاری مانند تصویب فاکتورها، پرداخت حقوق و دستمزد، مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) و غیره می‌تواند زمان و انرژی انسانی را صرفه‌جویی کند.

پشتیبانی از تصمیم‌گیری:

سیستم‌های هوش تجاری (BI) و تحلیل داده‌ها می‌توانند اطلاعات مهم را از داده‌های مختلف جمع‌آوری کنند و به تصمیم‌گیران در سازمان کمک کنند تا تصمیمات بهتری بگیرند

اتوماسیون ایمیل و ارتباطات:

استفاده از سیستم‌های مدیریت ایمیل، پیام‌رسانی، و ابزارهای همکاری آنلاین می‌تواند ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را بهبود بخشد.

مدیریت منابع انسانی:

سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRM) می‌توانند فرآیندهای مانند استخدام، مدیریت توسعه کارکنان، و ارزیابی عملکرد را به صورت اتوماتیک انجام دهند.

روبات‌ها و هوش مصنوعی:

استفاده از روبات‌ها و هوش مصنوعی در فعالیت‌هایی مانند پشتیبانی مشتری، پاسخ به سوالات متداول، و تشخیص و جلوگیری از خطاها می‌تواند به بهبود عملکرد سازمان کمک کند.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

معایب نرم افزار BPMS

پیچیدگی پیاده‌سازی: پیاده‌سازی یک سیستم BPMS ممکن است نیازمند منابع زیادی از جمله زمان، پول و منابع انسانی باشد.

پیچیدگی مدیریت: برخی از نرم‌افزارهای BPMS ممکن است پیچیده و دشوار در مدیریت باشند، به خصوص زمانی که نیاز به تغییرات و تنظیمات پیچیده دارند.

وابستگی به تکنولوژی: استفاده از BPMS ممکن است منجر به وابستگی به تکنولوژی و ابزارهای خاص شود که ممکن است در آینده به مشکلاتی منجر شود.

هزینه: هزینه‌های نرم‌افزار BPMS ممکن است بالا باشد، به خصوص برای سازمان‌های کوچک و متوسط.

پذیرش و انطباق: برخی از کارمندان و مدیران ممکن است مقاومت نشان دهند و در پذیرش و استفاده از BPMS مشکل داشته باشند که می‌تواند فرآیند پیاده‌سازی را کند و موفقیت را تحت تاثیر قرار دهد.

به طور خلاصه، BPMS می‌تواند برای سازمان‌ها منجر به بهبود عملکرد و بهره‌وری شود، اما نیازمند بررسی دقیق نیازها و شرایط سازمانی است تا مطمئن شوید که این نوع نرم‌افزار برای شما مناسب است.

پکیج تایم شیت با نرم افزار BPMS

گروه مدیریت فرآیند پارس نرم افزار تایم شیت عملکرد پرسنل و کلیه گزارشات وابسته به آن را تحت نرم افزار BPMS پروسس میکر در شرکت های مختلفی راه اندازی کرده است. نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) یک نرم افزار مدیریت فرآیند (BPMS) تحت وب است که جهت خودکارسازی و اتوماسیونی کردن فرآیندهای کسب و کار در سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد.

امروزه سازمان های زیادی از نرم افزار پروسس میکر برای مدیریت و هوشمندسازی فرآیندهای خود استفاده می کنند و یک سوالی که برای بسیاری از آنان وجود دارد این است که آیا فرآیندهای آماده ای وجود دارد تا سازمان نیازمند پیاده سازی فرآیندها از صفر نباشد؟

پاسخ گروه مدیریت فرآیند پارس به این سوال مثبت است. این شرکت ضمن همکاری با سازمان های پروژه محور (شرکت های EPC)، پکیج تایم شیت را با فرآیندها و گزارشات آن تحت نرم افزار ProcessMaker توسعه داده است و به سازمان ها ارایه می دهد. با استفاده از این پکیج، پرسنل سازمان می توانند تایم شیت عملکرد خود در هر روز را تحت نرم افزار ثبت کرده و مشخص کنند که از چه ساعتی تا چه ساعتی بر روی چه پروژه یا فعالیتی در سازمان کار کرده اند و این تایم شیت را با رویه فرآیندی به مدیر خود ارسال کنند تا تاییدات لازم را اخذ نماید. در نهایت مواردی همچون میزان کارکرد کل هر شخص در هر روز، مدت زمان اتلاف وقت و ... توسط نرم افزار به صورت خودکار محاسبه می گردد. مدیران سازمان نیز می توانند انواع گزارشات موردنیاز را از اطلاعات ذخیره شده از کارکرد پرسنل در هر روز و پیشرفت پروژه ها تحت نرم افزار مشاهده نمایند.

مقایسه پروسس میکر و کاموندا

در دنیای پیچیده و پویای امروز، مدیریت فرآیندهای کسب و کار یکی از عوامل کلیدی برای بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری سازمان‌ها محسوب می‌شود. اما انتخاب نرم‌افزار مناسب جهت این کار امری چالش‌برانگیز است. در اینجا، دو نرم‌افزار برجسته، یعنی ProcessMaker و Camunda را به چالش می‌کشیم تا مزایا و معایب هرکدام را کنایه بزنیم.

۱. ProcessMaker:

• ویژگی‌ها و قابلیت‌ها: نرم افزار ProcessMaker با ویژگی‌های گسترده‌ای مانند طراحی گرافیکی فرآیندها و گزارش‌گیری پیشرفت فرآیندها برخوردار است.
• سادگی استفاده برای مبتدیان: رابط کاربری ساده و کاربرپسند ProcessMaker، حتی برای افراد تازه‌کار، قابل فهم است.
• نقاط قوت و ضعف: این نرم‌افزار در مدیریت و سفارشی‌سازی گردش کار، قدرتمندی دارد، اما ممکن است در پیچیدگی فرآیندها کاستی داشته باشد.

۲. Camunda:

• برجسته کردن ویژگی‌های کلیدی: Camunda با قابلیت اجرای پیچیده‌ترین فرآیندها و امکانات BPMN، در زمینه‌های پیچیده عملکرد بیشتری دارد.
• پیچیدگی و منحنی یادگیری: ممکن است برای کاربران تازه‌وارد یادگیری Camunda به مراتب دشوارتر باشد، زیرا به دانش قبلی نیاز دارد.
• حوزه‌هایی که Camunda در آنجا برتری دارد: در مواردی که نیاز به اجرای فرآیندهای پیچیده و تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه است، Camunda به خود افتخار می‌کند.

۳. مقایسه رابط کاربری:

• تجربه کاربری در ProcessMaker: رابط کاربری ProcessMaker از سادگی و کاربرپسندی برخوردار بوده و برای کاربران انتهایی تجربه لذت‌بخشی فراهم می‌کند.
• طراحی رابط کاربری در Camunda: هرچند که بسیار قدرتمند است، اما رابط کاربری Camunda پیچیده‌تر بوده و نیاز به دانش فنی بیشتری دارد.
• چگونگی تأثیر رابط‌های کاربری دوستانه بر بهره‌وری: ProcessMaker در این زمینه از افتخار خود نشان می‌دهد و تأثیر مثبتی بر بهره‌وری دارد

روند تکامل bpms

روند تکاملی BPMS معمولاً شامل مراحل زیر است:

1. تعریف نیازها: در این مرحله، نیازهای سازمانی شناسایی می‌شود. این شامل شناخت فرآیندها، شناسایی نقاط قوت و ضعف، و تعیین اهداف بهبود فرآیندها می‌شود.

2. طراحی فرایند: در این مرحله، فرآیندهای کاری جدید طراحی می‌شوند یا فرآیندهای موجود بهبود می‌یابند. این شامل تعیین نقش‌ها، گردش کارها، وظایف، و استفاده از فناوری‌های مختلف برای اجرای فرآیندها می‌شود.

3. مدل سازی فرآیند: برای ایجاد هر گونه تأثیری بر فرآیند کسب و کار، مهم است که به نوعی آن را ضبط و توصیف کنیم. یک توصیف واضح از یک فرآیند کسب و کار ممکن است به عنوان نقطه شروعی برای طراحی یک سیستم فناوری اطلاعات، برای تنظیم اندازه‌گیری عملکرد، اجرای یک فرآیند توسط نرم افزار BPMS، انجام یک مطالعه شبیه‌سازی و غیره باشد. مدل‌سازی فرآیند به عنوان یک سنت قوی در تحقیقات در مورد BPM ظاهر شده است.

بین مدل‌سازی فرآیند و طراحی فرآیند خط باریکی وجود دارد  ، در ابتدا شایان ذکر است که گاهی اتفاق می افتد که مردم از BPM به عنوان “مدل سازی فرآیند کسب و کار(Business Process Modeling)” یاد می کنند. در حالی که این امر اهمیت مدل‌سازی فرآیند در BPM را تصدیق می‌کند، این یک تصور اشتباه است و درواقع BPM مفهوم نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار(Business process management) را بیان میکند.

4. پیاده‌سازی: در این مرحله، سیستم BPMS پیاده‌سازی می‌شود. این شامل نصب نرم‌افزار، تنظیمات مورد نیاز، تعریف و تنظیم فرآیندها و اطلاعات، و آموزش کاربران است.

5. اجرا: پس از پیاده‌سازی، فرآیندها و سیستم BPMS آماده برای استفاده در محیط تولیدی است. در این مرحله، فرآیندها اجرا می‌شوند و اطلاعات مربوطه توسط سیستم ثبت و پردازش می‌شود.

6. ارزیابی و بهبود: در این مرحله، عملکرد فرآیندها و سیستم BPMS ارزیابی می‌شود. این شامل مانیتورینگ عملکرد، جمع‌آوری بازخورد، تحلیل داده‌ها، و اعمال بهبودهای لازم به فرآیندها و سیستم می‌شود.

7. مدیریت مدل: به نقش اصلی مدل‌سازی فرآیند در تحقیقات BPM قبلاً اشاره شده است. جالب توجه است، در دسترس بودن رو به رشد مدل‌های فرآیند در صنعت ، تحقیقات جدیدی را به خودی خود آغاز می‌کند. مدل‌های فرآیندی خود مصنوعاتی هستند که خود را برای انواع جدیدی از تجزیه و تحلیل آماده می‌کنند که نتایج آن ممکن است بینش‌های متفاوت و گاهی غیرمنتظره‌ای را ارائه دهد.