چرخه BPR چیست؟

مهندسی مجدد فرایندها (Business Process Reengineering) یا به طور مخفف BPR، مکانیزمی است که با مطالعه دقیق فرایندها بر اساس آمار و اطلاعات و بازنگری تدریجی آن، بهبود عملکرد سازمان را در بر خواهد داشت. امروزه مهندسی مجدد، با نامهای متفاوتی چون طراحی مجدد فرایندهای اصلی، نوآوری فرایندی، طراحی مجدد فرایندهای کسب‌ و کار ، مهندسی مجدد سازمان، طراحی مجدد ریشه‌ای  و معماری مجدد سازمان معرفی می‌گردد.
مهندسی مجدد اغلب جهت دستیابی به کاهش هزینه‌ها و اصلاحات بنیادین در خدمات، دقت و کیفیت و البته ساده سازی انجام می‌شود. بنیاد مهندسی مجدد بر بررسی فرایندهای سازمان و شناخت نقاط ضعف و قوت آن حاکم است. ذکر این نکته لازم است تغییرات بنیادی در فرایندهای عملیاتی سازمان به دلیل پیچیدگی دارای ریسک بالایی است بنابراین در صورت عدم انجام صحیح آن، سازمان را دچار مرگ فرایندی خواهد کرد. 

چرخه BPR چیست؟

مراحل زیر به عنوان الگوی استفاده از BPR تعریف شده است:

1. شناخت ساختار سازمان و بیان اهداف.
2. شناخت دقیق فرایندهای موجود سازمان.
3. شناسایی فرایندهایی که نیاز به بازطراحی دارد.
4. سطح تغییرات فرایندها مشخص شود.
5. فرایندهای جدید پیاده سازی شود.
6. فرایندهای ساخته شده، اجرایی شوند.
7. فرایندهای جدید ارزیابی شوند.
8. بهبود مستمر بایستی صورت پذیرد.

علاوه بر آن، گروه مدیریت فرآیند پارس کلیه خدمات پیاده سازی فرآیندها تحت نرم افزار ProcessMaker را می تواند به شما ارایه دهد.

کاهش هزینه های سازمان با مدیریت فرآیندها

1. فرآیندهای خود را بشناسید

کاهش هزینه ها اگر به صورت تصادفی باشد، به جای اینکه شما را وادار به ایجاد یک استراتژی کاهش هزینه قوی کند، تنها صرفه جویی کوتاه مدت به شما می دهد. کسب و کارهایی که هدفشان دستیابی به مقرون به صرفه بودن در بلندمدت است، باید درک کاملی از تمام فرآیندهای خود داشته باشند. یک "کتابخانه فرآیند" (سلسله مراتب فرآیند شامل فرآیندهای اصلی کسب و کار، گروه های فرآیند کسب و کار و عملکردهای مختلف کسب و کار) برای این منظور برای شما مفید خواهد بود. این به عنوان چارچوبی برای تمام فرآیندهای فعلی کار می کند و به موارد زیر کمک خواهد نمود:

• شناسایی فرآیندهایی که نیاز به توجه فوری دارند
• اولویت قراردادن فرآیندهایی که مستقیماً با نتیجه سازمان مرتبط هستند
• تعیین جهت برای تجزیه و تحلیل کامل
• شناسایی وابستگی های فرآیند

این یافته‌ها برای پایه‌گذاری یک استراتژی قوی بهبود فرآیند کسب‌وکار که می‌تواند به صرفه‌جویی در هزینه کمک کند، ضروری است.

2. فرآیندهای خود را نقشه برداری کنید

"شما فکر می کنید همه چیز را می دانید. اما برای شناسایی چیزهایی که نمی دانید، از همین امروز شروع به مستندسازی فرآیندهای کسب و کار خود کنید!"

ایجاد یک نقشه فرآیند وضعیت موجود، دومین وظیفه بزرگی است که برای کنترل مخارج سازمانی باید روی آن تمرکز کرد. این یک نمای کلی از تمام فرآیندهایی که در حال حاضر در یک سازمان اجرا می شوند و همچنین با تفکیک کامل آن ها را به تصویر می کشد. هر چه بیشتر در نماهای سطح پایین تر کاوش کنید، بهتر این ایده را در مورد نحوه عملکرد فرآیندها، نحوه ارتباط آنها و نحوه ارتباط هزینه های مختلف با آنها ایجاد می کنید.

استفاده از نقشه‌برداری فرآیند به سازمان در زمینه های زیر کمک می‌کند:

• شناسایی نقاط درد که نیاز به رسیدگی فوری دارند
• شناسایی گلوگاه هایی که باید از بین بروند
• تشخیص فاصله بین وضعیت موجود و وضعیت آینده مطلوب
• یافتن فرآیندهای تکراری یا غیر ضروری
• دستیابی به شفافیت عملیاتی
• تضمین ارتباط بهتر
• تصمیم گیری بهتر

نقشه برداری، تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار را آسان تر می کند و این امر بر کاهش هزینه های مربوطه تاثیرگذار خواهد بود.

 

3. فرآیندهای خود را تجزیه و تحلیل کنید

تجزیه و تحلیل هزینه برای ایجاد یک استراتژی کاهش ضروری است و تجزیه و تحلیل فرآیند اساساً پایه و اساس آن می باشد. یک فرآیند را می توان به دو روش کمی یا کیفی تجزیه و تحلیل کرد.

جنبه های کمی تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار معمولاً به روش زیر طبقه بندی می شوند:

• تجزیه و تحلیل ارزش فرآیند: تجزیه و تحلیل ارزش هر یک از وظایف برای دانستن اینکه آیا به طور مستقیم به رضایت مشتری کمک می کند یا خیر.
• تجزیه و تحلیل زمان فرآیند: فهمیدن اینکه آیا زمان سرمایه گذاری شده به درستی استفاده می شود یا خیر. دو جزء دارد: کل زمان اجرا، کل زمان تاخیر.
• تجزیه و تحلیل هزینه فرآیند: برای اطمینان از اینکه فرآیندها افزایش درآمد را برای کسب و کار رقم می زنند. دو جزء این عبارتند از: کل هزینه اجرا، کل هزینه تاخیر.
• تجزیه و تحلیل کارایی فرآیند: برای تعیین اینکه کدام فرآیند کارآمد است و کدام یک کارایی ندارد.

با این حال، همه چیز را نمی توان به صورت کمی تحلیل کرد. همچنین جنبه‌های رفتاری، فناوری و رویه‌ای فرآیندها وجود دارد که با در نظر گرفتن سه مؤلفه زیر به صورت کیفی تحلیل می‌شوند:

• مردم
• سیستم
• حکومت

همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس کلیه خدمات پیاده سازی فرآیندها تحت نرم افزار ProcessMaker را می تواند به شما ارایه دهد.

در نهایت، تمام مشاهدات برای دستیابی به راه حل های بهبود برای هر یک از فرآیندها ترکیب می شوند که شامل:

• حذف دوگانگی فرآیند
• حذف فرآیندهای بدون ارزش افزوده
• ادغام دو یا چند فرآیند در یک فرآیند
• ادغام فرآیندهای ضروری که گم شده اند

این عمل برخی از هزینه های غیرضروری مرتبط با فرآیندها را نیز کاهش می دهد.

4. مخارج خود را مشخص کنید

شناسایی هزینه های موجود قبل از یافتن فرصت های کاهش هزینه بسیار مهم است. تحلیلگران فرآیند را قادر می‌سازد تا تمام هزینه‌ها (از بالاترین تا کمترین) را دسته‌بندی کرده و اولویت بندی نمایند. بنابراین هنگامی که تجزیه و تحلیل ارزش و هزینه انجام می شود، باید حوزه هایی را که صرفه جویی عمده را ارائه می دهند از حوزه هایی که کسب و کار بیشترین هزینه را در آنها انجام داده است، جدا کرد. 3 روش موثر برای انجام آن وجود دارد:

• از هر فرصت ممکنی که کاهش هزینه را تضمین می کند، استفاده کنید.
• رویکردی را به کار گیرید که در آن حوزه هایی که بیشترین هزینه‌ها را در بر می‌گیرند اولویت‌بندی شده تا بیشترین استفاده را از سرمایه‌گذاری ببرید.
• رویکردی را به کار گیرید که در آن دست یافتنی‌ترین پیشرفت‌ها اولویت‌بندی می‌شوند تا بتوانید از فرصت‌ها حداکثر استفاده را ببرید.

یک ابتکار مدیریت فرآیند آن است که این کار را با تعریف جریان فرآیندهای سازمانی و ارائه یک دید روشن در سراسر حوزه های عملکردی تسهیل می کند. مدیریت هزینه را آسان‌تر کرده و به تنظیم مدل فرآیند وضعیت فعلی بر این اساس کمک می‌کند.

دستیابی به کارایی هزینه برای سازمان هایی که دارای استراتژی های قوی هستند، آسان تر و موثرتر می شود. در مدیریت فرآیند کسب و کار، رویکردی ساختاریافته برای کاهش مخارج سازمانی دنبال می شود که یکی از اهداف استراتژیک برنامه نیز می باشد و شامل موارد زیر خواهد بود:

• بهینه سازی فرآیند
• حذف زایدات
• استفاده بهینه از منابع
• تراز کردن اجزای فرآیند
• بهبود عملکرد فرآیند

در اصل، BPM بخش هایی را هدف قرار داده که هزینه ها باید کاهش یابد و آن ها را تحت تاثیر قرار می دهد. در نتیجه، شرکت‌ها می‌توانند با موفقیت با چالش‌های کسب و کار روبرو شده و بیشترین بازده را با حداکثر حفظ منابع تضمین نمایند.

تفاوت اصلی BPM ،BPMN ،BPMS

BPM روشی مؤثر برای مدیریت و کنترل فرایندها است که امکان هم‌راستایی فرایندهای کسب و کار را با نیازهای مشتری فراهم می‌کند و به مدیران کسب و کار کمک می‌کند تا چگونگی استقرار، نظارت و توزیع بهتر منابع سازمان را تعیین کنند.

از طرف دیگر، BPMN یک زبان مدل سازی بصری قابل درک است که برای دستیابی به وظایف BPM استفاده می‌شود. هدف استاندارد کردن نمایش عناصر به صورت گرافیکی توسط BPMN این است که فرایندها توسط همه کارکنان سازمان درک شود، نه فقط برخی بخش‌های خاص.

در حالی که نرم افزار BPMS ابزاری است که به فرایندهای یک سازمان اجازه می‌دهد تا هر مرحله از BPM بر اساس الگوهای BPMN، طراحی، خودکار، تجزیه و تحلیل و نظارت شوند.

بنابراین، تفاوت BPM و BPMS در اینجا کاملاً واضح است. اساساً BPM یک روش یا تکنیک برای بهبود نتایج کسب‌وکار از طریق درک بیشتر از نحوه عملکرد یک فرایند و چگونگی کارکرد آن در آینده است و BPMS مجموعه‌ای از ابزارها است که در هر مرحله از اجرا از الگوها و استانداردهای BPMN برای کمک به ساختن سیستم‌های نرم‌افزاری یا برنامه کاربردی برای خودکارسازی فرایندها استفاده می‌کند.

ساخت فرآیندها در پروسس میکر

از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیندها در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند. همچنین بسیاری از سازمان ها نیز ممکن است ساخت فرآیندها و فرم ها را در پروسس میکر تا حدی انجام داده باشند، اما برای استفاده های پیچیده تر که نیاز به برنامه نویسی بیش تری وجود دارد، به افراد متخصص تری در خارج از سازمان داشته باشند و در این حالت نیز می توانند از خدمات مدیریت فرآیند پارس استفاده نمایند.

جهت انجام یک پروژه مدیریت فرآیندها (BPM)، سازمان ها نیاز به طی کردن چرخه عمر مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM Life Cycle دارند. در فازهای چرخه حیات مدیریت فرآیند، پس از طی کردن فاز شناسایی و مدلسازی فرآیندها، وارد فاز پیاده سازی و استقرار فرآیندها می شویم تا فرآیندهای طراحی و مدلسازی شده را تحت نرم افزار پیاده سازی و راه اندازی کنیم. پس از آن، بهینه سازی و نظارت فرآیندها نیز فازهای بعدی چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار می باشند.

در واقع BPMS ها نرم افزارهایی هستند که فرآیندهای تحلیل و مدلسازی شده را در آن ها پیاده سازی می کنیم. همچنین فرم های هر فرآیند نیز در نرم افزار BPMS طراحی و پیاده سازی می شوند. هدف این است که فرآیندها تحت نرم افزار پیاده سازی شده و اتوماسیونی شوند.

پیاده سازی نقطه ای است که ما به سمت BPMS ها می رویم و نیاز است تا از افراد متخصص در زمینه نرم افزار و آی تی در آن استفاده نماییم.

راه اندازی نرم افزار BPMS در شرکت مهندسی ساختمانی

گروه مدیریت فرآیند پارس ضمن دریافت و تحلیل روش اجرایی فرآیندهای مختلف و فرم های هر بخش از شرکت ساختمانی موردنظر، اقدام به پیاده سازی فرآیندها و فرم های مورد نظر تحت یک نرم افزار BPMS (نرم افزار مدیریت فرآیندها) به نام نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) کرده و بستری را برای این سازمان‌ها در راستای مدیریت و مکانیزه کردن فرآیندهای خود و افزایش بهینگی در آن‌ها حاصل نموده است. این سیستم به شرکت ساختمانی کمک می کند تا فرآیندهای خود را از تعریف هر پروژه گرفته تا گزارش بازدید نظارت از پروژه ها، بررسی نقشه های پروژه، خرید محصولات اولیه، مباحث مالی و صورت پرداخت تنخواه و ... را به صورت نرم افزاری و مکانیزه ثبت و مدیریت کنند و در نتیجه گزارشات سیستمی نیز از نتایج حاصل از آن ها دریافت نمایند.

برخی فرآیندها و سیستم های توسعه داده شده تحت نرم افزار BPMS پروسس میکر در این سازمان ها به شرح زیر است:

•    فرآیند گزارش بازدید واحد نظارت در هر فاز از پروژه (شروع عملیات ساختمانی، تخریب، گودبرداری، فونداسیون، اسکلت، سقف و ...)
•    ثبت و مدیریت گریدبندی، چک لیست ها (همچون ایمنی و حفاظت کار، گودبرداری (نیلینگ)، سقف کامپوزیت، بتن ریزی، سفت کاری و ...) و محاسبات ارزیابی آن ها به صورت سیستمی و خودکار
•    فرآیند بررسی نقشه های پروژه
•    فرآیند رسیدگی به شکایت کارفرما
•    درخواست خرید مواد و محصولات اولیه
•    صورت پرداخت تنخواه
•    و ...

گروه مدیریت فرآیند پارس کلیه فرآیندهای مربوطه در این سازمان ها را طی برگزاری جلساتی با مدیران و پرسنل آن ها به طور کامل شناسایی و تحلیل کرده و آن فرآیندها را تحت نرم افزار پروسس میکر به صورت کامل پیاده سازی نموده است.