ویژگی‌های مهم BPMS

طراحی و مدل‌سازی فرآیندها: این ابزارها به کاربران اجازه می‌دهند تا فرآیندهای مختلف کسب و کار را به صورت گرافیکی طراحی و مدل‌سازی کنند.

اجرا و اتوماسیون: نرم افزار BPMS قادر به اجرای خودکار فرآیندها با استفاده از قوانین و قواعد تعریف شده است. این بدان معناست که بسیاری از وظایف روتین و تکراری به صورت خودکار انجام می‌شود.

پایش و کنترل: BPMS به شما امکان پایش بهتر بر روی فرآیندهای کسب و کارتان را می‌دهد، که این به شما کمک می‌کند تا مشکلات را زودتر شناسایی و رفع کنید و عملکرد کسب و کار را بهبود بخشید.

گزارش‌گیری و تحلیل: این نرم‌افزارها قادرند به شما گزارشات مفید و تحلیل‌های جامع در مورد عملکرد فرآیندهای کسب و کارتان ارائه دهند که می‌تواند بهترین تصمیم‌گیری را برای بهبود آن‌ها فراهم کند.

به طور کلی،خرید BPMS به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کارتان را بهبود بخشیده و به صورت کارآمدتری مدیریت کنید.

قابلیت های مهم نرم افزار پراسس میکر

فرم ساز

فرم ساز نرم افزار PROCESSMAKER به تحلیلگران این اجازه می دهد برای هر شرکتی فرم های سفارشی طراحی نماید. واسط کاربری کار تحلیلگران برای افزودن فیلدهای مختلف را بسیار اسان نموده است. مطمئنا استفاده از فرم های تحت وب یک عنصر کلیدی برای موفقیت شرکتهای تجاری و ادارات دولتی و خصوصی به حساب می آید.

ساختن سند خروجی

در هر شرکت یکی از مهترین وظایف بخش اداری تنظیم و تدوین بسیاری از فرم ها، نامه، فاکتور و قرارداد جهت بایگانی در پرونده، پرداخت های مالی و …محسوب می شود.

Web Services API

نرم افزار پروسس میکر به گونه ای طراحی شده که می تواند سرویس های دیگر در نرم افزار های دیگر را دریافت و در سامانه خود به گردش در آورد. برای مثال فرض کنید می خواهید فرآیندی را بسازید که در آن هر کاربر میهمان فرم پیشنهادات و انتقادات مد نظر خود را تکمیل و در سامانه به گردش درآورد.

عیب یابی پیشرفته

کاربران با  بی حوصلگی در مورد عیب یابی گردش کاری سخن می گویند ولی ما  ادعا می کنیم که یکی از بهترین ها در مورد عیب یابی گردش کاری فرآیندها، درک چگونگی قواعد تجاری، خدمات وب و اسکریپت ها در حال کار در فرایند در صنعت BPM  هستیم .

مدیریت کاربران در گردش کاری

مدیریت کاربران در فرآیند ها یکی از ویژگی های قدرتمند نرم افزار پروسس میکر است. با قابلیت های متفاوت موجود در مدیریت گردش های کاری، یک مدیر سامانه میتواند یک گردش کاری متفاوت را تعریف نماید و در این فرآیند مراحل مختلف کاری را به کاربران متفاوت  مربوط نماید و همچنین میتواند امکان گزارش گیری را به مدیران فرآیند واگذار نماید. یکی از قابلیت های خوب سامانه این است که شما میتوانید به کاربران مختلف دسترسی های متفاوتی را بدهید.

کارتابل ها

کارتابل ها یک قابلیت نرم افزار پراسس میکر است که محل دسترسی کاربران عادی به حساب می آید. ظاهر صفحه به مانند یک ایمیل طراحی شده است. از قسمت های مهم کارتابل می توان به کارتابل جاری، پیش نویس، سوابق و پیگیری اشاره نمود.

یک در خواست در نرم افزار PROCESSMAKER یک آیتم ساده و فعال است که از کاربری به کاربر در جریان است. هر کدام از درخواست ها یک شماره یکتا دارند که میتوان به این وسیله آن ها را پیگیری کرد و هر درخواست در زمانی که به دست یک کاربر برسد در کارتابل جاری او قابل مشاهده خواهد بود.

موارد داخل کارتابل را می توان طبقه بندی وفیلتر کرد و حتی بر روی آنها جستجو انجام داد. کاربران میتوانند کارتابل جاری را براساس فیلد های متفاوتی مرتب سازی نمایند. کاربر در زمان مشاهده یک درخواست در کارتابل جاری خود اطلاعات آن درخواست از جمله این درخواست توسط چه فردی ارسال شده است، تاریخ ارسال درخواست، اولویت درخواست، درخواست مربوط به کدام فرآیند کاری است و در کدام مرحله کاری به دست کاربر نهایی رسیده است را در اختیار دارد.

ارسال پیام در حین انجام فرآیند

این نرم افزار به گونه ای طراحی شده است که تمام اطلاعات مورد نیاز هر درخواست به صورت فرم از کاربر دریافت شود. این کار حداکثر شفافیت در اطلاعات ارسالی را به همراه داشته است. با درصد کم در صورتی که کاربری با شک یا شبهه ای در اطلاعات ارسالی مواجه شود باز هم نیاز به تلفن یا حضور فیزیکی شخص نیست.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

پکیج فرآیندهای آماده پراسس میکر برای سازمان ها

یک سوالی که ممکن است برای بسیاری از سازمان هایی که از نرم افزار پروسس میکر استفاده می کنند پیش آید، این است که آیا فرآیندهای آماده ای وجود دارد تا سازمان نیازمند پیاده سازی فرآیندها از صفر نباشد؟

پاسخ گروه مدیریت فرآیند پارس به این سوال مثبت است. این شرکت ضمن پیاده سازی بیش از 500 فرآیند در حوزه های گوناگون و در سازمان های مختلف، اقدام به تهیه یک پکیج از فرآیندهای آماده در حوزه اداری کرده است. این پکیج شامل فرآیندهایی است که تقریبا هر سازمانی با آن ها سر و کار داشته و نیاز به سیستمی کردن آن ها دارد. این فرآیندها عبارتند از: درخواست مرخصی، درخواست ماموریت، درخواست کالا / خدمات، درخواست اضافه کاری، درخواست وام، درخواست مساعده و دستور پرداخت چک.

لذا تهیه این پکیج فرآیندهای آماده، به سازمان ها و مشتریان گروه مدیریت فرآیند پارس این امکان را می دهد تا فرآیندهای رایج خود را به صورت آماده تهیه و راه اندازی کرده و سپس زمان اصلی خود را تنها به پیاده سازی فرآیندهای تخصصی و پیشرفته تر خود اختصاص دهند. لازم به ذکر است که گروه مدیریت فرآیند پارس فرآیندهای تخصصی و پیشرفته زیادی را نیز در سازمان ها و صنایع مختلف تحت نرم افزار پراسس میکر پیاده سازی و راه اندازی کرده است که می تواند به سازمان ها در توسعه چنین فرآیندهایی نیز خدمات مربوطه را ارایه دهد.

مدلسازی فرآیند پرداخت وجه کشتی در نرم افزار پروسس میکر

نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) در طی سال های اخیر به عنوان یکی از مهم ترین نرم افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (نرم افزار BPMS) به شمار می رود که  در سازمان‌های ایرانی مخاطبان زیادی پیدا کرده است. یکی از مهم ترین دلایل محبوبیت این نرم افزار، رایگان بودن و متن باز بودن (Open Source) آن است و این مزیت را به افراد می دهد تا نیاز به پرداخت هیچ هزینه ای بابت خرید لایسنس جهت تعریف فرآیند و کاربر در نرم افزار نداشته باشند و در نتیجه بتوانند به تعداد نامحدودی کاربر و یا فرآیند ایجاد نمایند.

به همین منظور، گروه مدیریت فرآیند پارس ضمن ارایه یک ماژول فارسی ساز پراسس میکر در جهت فارسی سازی و شخصی سازی آن، انواع خدمات را در زمینه پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار می تواند به شما ارایه دهد.

پس از تماشای این ویدیو انتظار می رود تا افراد ضمن آشنایی با مفاهیم تحلیل فرآیندهای کسب و کار (BPM)، قادر به مدل سازی فرآیندهای خود در نرم افزار پروسس میکر باشند.

5 روش کاهش هزینه های سازمان با استقرار BPMS

خودکارسازی فرآیندها:

روش: خرید BPMS با خودکارسازی فرآیندهای دستی و تکراری، نیاز به دخالت انسان را کاهش می‌دهد. این کار باعث کاهش هزینه‌های نیروی کار و کاهش خطاهای انسانی می‌شود.

مزیت: کاهش هزینه‌های پرسنلی و افزایش دقت در انجام کارها.

حذف و ساده‌سازی فرآیندهای غیرضروری:

روش: BPMS با تحلیل و بهینه‌سازی فرآیندها، مراحل غیرضروری یا ناکارآمد را شناسایی و حذف می‌کند. این به ساده‌سازی فرآیندها و کاهش زمان و هزینه‌های مرتبط با اجرای آنها منجر می‌شود.

مزیت: کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش بهره‌وری.

بهبود مدیریت منابع:

روش: BPMS امکان تخصیص بهینه منابع (مانند نیروی انسانی، تجهیزات و زمان) را فراهم می‌کند. این سیستم‌ها به سازمان کمک می‌کنند تا منابع را به شکل موثرتری مدیریت کرده و از هدررفت آنها جلوگیری کنند.

مزیت: کاهش هزینه‌های مربوط به استفاده نامناسب یا بی‌رویه از منابع.

کاهش زمان چرخه فرآیند:

روش: BPMS با بهینه‌سازی و تسریع جریان کار، زمان انجام فرآیندها را کاهش می‌دهد. این کاهش زمان باعث می‌شود تا محصولات و خدمات سریع‌تر به بازار عرضه شوند که به کاهش هزینه‌های عملیاتی منجر می‌شود.

مزیت: کاهش هزینه‌های زمان‌بر و افزایش سرعت پاسخگویی به نیازهای بازار.

افزایش شفافیت و کنترل:

روش: نرم افزار BPMS امکان نظارت دقیق بر فرآیندها و شناسایی نقاط ضعف و مشکلات را فراهم می‌کند. با داشتن اطلاعات دقیق و به‌روز، سازمان می‌تواند تصمیمات بهتری بگیرد و از هزینه‌های اضافی یا خطاهای مدیریتی جلوگیری کند.

مزیت: کاهش هزینه‌های ناشی از تصمیمات اشتباه و افزایش کارایی مدیریتی.

استقرار BPMS می‌تواند به شکل قابل توجهی به کاهش هزینه‌ها در سازمان کمک کند و بهبود کلی در بهره‌وری و کارایی سازمان را به دنبال داشته باشد.