تعیین فرآیندهای کاری:
BPMS به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای کاری مورد نیاز برای پروژه خود را تعریف و مدیریت کنید. این شامل تعیین گام‌ها، وظایف، مسئولیت‌ها و زمان‌بندی‌ها است.
کنترل پروژه و نظارت:
کنترل پروژه در راستای تحقق اهداف پروژه، شاخصهای اصلی عملکرد که شامل بودجه، زمان، کیفیت و اثربخشی است را رصد می‌کند. با استفاده از نرم افزار BPMS ، میتوان اطلاعاتی در خصوص برنامه‌ریزی و کنترل کارگاهی، زمانبندی پروژه، کنترل و تضمین کیفیت، گزارش پیشرفت ریالی و فیزیکی و… را در اختیار داشت.
اجرای و مانیتورینگ پروژه:
با استفاده از BPMS، می‌توانید فرآیندهای پروژه را اجرا کرده و پیشرفت آن‌ها را مانیتور کنید. این به شما کمک می‌کند تا به راحتی وضعیت پروژه را در طول زمان مشاهده و ارزیابی کنید.
مدیریت قراردادها:
سیستمی است که برای ثبت اطلاعات قراردادها، انجام عملیات مالی مرتبط، ثبت صورت وضعیت‌ها و گزارش گیری اطلاعات مورد نیاز استفاده می‌شود.
مدیریت اسناد مهندسی و آرشیو فنی:
از آنجا که اسناد و مدارک یک پروژه آیتم های اصلی یک سازمان مهندسی هستند، استفاده از یک سامانه مدیریت اسناد مهندسی در جلوگیری از اتلاف زمان، انرژی و منابع مالی نقش بسزایی دارد. با استفاده از نرم افزار BPMS تمامی اسناد و مدارک پروژه بدون محدودیت در حجم و تعداد اسناد، پردازش و مدیریت می‌شود.
استانداردسازی فرآیندها:
BPMS به شما این امکان را می‌دهد که فرآیندهای کاری خود را بر اساس استانداردهای مشخص تعریف کنید و اجرا کنید. این باعث بهبود کیفیت، کارایی و قابلیت اطمینان فرآیندها می‌شود.
مدیریت فروش:
امکاناتی از قبیل مدیریت ارتباط با مشتری، ارائه بانک اطلاعات مشتریان و کارکنان مشتریها، ثبت سفارشها، مدیریت رضایت از مشتری، مدیریت اعتبار مشتریان، ارزیابی هوشمند مشتریان و …
استفاده از گزارش‌ها و آمارها:
نرم افزار BPMS معمولاً امکانات گزارش‌گیری قوی دارد که به شما کمک می‌کند تا عملکرد پروژه را تحلیل کرده و آمارها و گزارشهای مربوط به آن را بدست آورید.
مدیریت منابع انسانی:
مدیریت نیروهای انسانی در جهت پیشبرد اهداف سازمان است. مدیریت منابع انسانی باعث بهره وری بیشتر سازمان و رضایت مشتریان می‌شود.
مکاتبات پروژه:
هر پروژه اسناد و مدارک خاص خود را داراست، تمامی مکاتبات و مستندات پروژه با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری قابل ثبت، بایگانی و ارائه می‌باشد.
یکپارچگی با سایر سیستم‌ها:
BPMS معمولاً قابلیت یکپارچگی با سایر سیستم‌ها و ابزارهای مورد استفاده در سازمان را دارد، که این امکان را فراهم می‌کند که اطلاعات و داده‌های مربوط به پروژه را با سایر سیستم‌ها به‌طور خودکار به اشتراک بگذارید.
https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App
اتوماتیک‌سازی فرآیندها: خودکار کردن وظایف تکراری و کاهش نیاز به دخالت انسانی.
افزایش کارایی: بهبود زمانبندی و تخصیص منابع بهینه‌تر.
شفافیت بیشتر: ایجاد شفافیت در فرآیندها و شناسایی مشکلات و نقاط ضعف.
بهبود کیفیت: کاهش خطاها و افزایش کیفیت خروجی‌ها.
انطباق با قوانین و مقررات: کمک به سازمان‌ها در تطبیق با قوانین و مقررات مختلف.
https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App
آنچه که در طراحی فازی یک فرایند مهم است تبدیل فضای ریاضی و دقیق اطلاعات به داده هایی است که مفاهیم غیرریاضی و زبانی در آن است. به بیان دیگر عملیات نگاشت (Mapping) داده های واقعی بانک اطلاعاتی به مفاهیم زبانی است.
برای درک بهتر این مفهوم مثالی بیان می کنیم، در حوزه منابع انسانی و ارزیابی عملکرد پرسنل داشته باشیم. فرض کنید می خواهیم بر اساس شاخصهایی پرسنل را دسته بندی کنیم. این دسته بندی شامل “پرسنل خیلی خوب” ، “پرسنل معمولی” و “پرسنل ضعیف” هستند. شاخصهای ارزیابی هم هر کدام دارای نمره و البته وزنی متفاوت است. حاصل جمع نمره های ضرب شده در وزن هر شاخص، عدد ارزیابی پرسنل است.حال این عدد را بر اساس عملیات نگاشت (Mapping) دسته بندی می کنیم. به عنوان مثال نمره بین ۸۰ تا ۱۰۰ را برای “پرسنل خیلی خوب” در نظر می گیریم و به همین روال برای سایر دسته بندی ها. تعریف این مفاهیم توسط نفری که مسلط به فرایند منابع انسانی است تعریف می شود و در اختیار کاربرانی که آشنایی با این فرایند ندارند قرار می گیرد تا بتوانند به لحاظ ادراکی منابع انسانی خود را رصد کنند.
https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App
1. واسط و تجربه کاربری نرم افزار
واسط کاربری در نسخه 3 پراسس میکر از ظاهری مناسب و راحت برخوردار است، اما جذابیت های آن برای کاربر به نسبت نسخه 4 ممکن است کمتر باشد. محیط فرم ساز ورژن 3 و 4 هر دو responsive و انعطاف پذیر هستند، حال آنکه در نسخه 4 علاوه بر فرم ساز، تمامی قسمت ها از جمله کارتابل نرم افزار نیز دارای ظاهری responsive و منعطف با انواع دستگاه های PC و موبایل می باشد.
2. معماری و زیرساخت نرم افزار
در پراسس میکر ورژن 3 ما معماری سنتی و کلاسیک مبتنی بر PHP را مشاهده می کنیم، در حالی که در ورژن 4 معماری پراسس میکر مبتنی بر میکروسرویس ها و فریم‌ورک PHP لاراول است. ساختار به شدت حرفه‌ای‌تر و بهینه تری که امکان پردازش سریع تری را برای کاربران در استفاده از نرم افزار با مقیاس سازمانی بزرگ پوشش می دهد.
3. امنیت نرم افزار
امنیت نرم افزار پروسس میکر در نسخه 4 به نسبت نسخه 3 آن به شدت افزایش پیدا کرده است که معماری و ساختار حرفه ای آن نیز در این امر به شدت دخیل می باشد.
4. پشتیبانی از مدلسازی فرآیندها با استاندارد BPMN 2.0
نرم افزار ProcessMaker در نسخه 3 به کاربران امکان استفاده و به کارگیری از استاندارد BPMN 2.0 را جهت مدلسازی و طراحی فرآیندها می دهد، اما در برخی نمادها شاهد عدم پشتیبانی کامل این نسخه از نرم‌افزار هستیم. در مقابل، نسخه 4 پروسس میکر از کلیه نمادها و امکانات موجود در استاندارد BPMN 2.0 به طور کامل پشتیبانی کرده و طراح فرآیند می تواند از تمامی نمادها در مدلسازی فرآیند خود استفاده نماید. این مزیت پروسس میکر 4 برای شما امکان طراحی فرآیندهای پیشرفته را به واسطه BPMN 2.0 میسر می سازد.
5. امکانات فرم ساز ProcessMaker
هر دو نسخه 3 و 4 نرم افزار پروسس میکر امکان طراحی فرم های فرآیند را در محیطی گرافیکی و low code برای شما فراهم می سازند، با این حال نسخه 4 نیاز کاربر به کدنویسی را در بسیاری از حالت ها کاهش داده است. به عنوان مثال، مواردی همچون Validation ها که در نسخه 3 در قالب Regular Expression و یا جاوااسکریپت می توان به فیلدهای فرم اضافه کرد را در نسخه 4 بدون نیاز به کدنویسی می توان استفاده نمود. همچنین جذابیت های دیگر و به روزتری در control های وب فرم ساز ورژن 4 وجود دارد که می تواند برای کاربران در طراحی فرم ها جذاب به شمار رود.
لازم به ذکر است که هر دو ورژن 3 و 4 امکان کدنویسی CSS و Javascript را نیز جهت استفاده کاربر در محیط فرم ساز فراهم ساخته اند.
با وجود موارد ذکر شده، فرم ساز ورژن 3 پروسس میکر دسترسی به نوشتن کوئری مستقیم به دیتابیس ها (همچون SQL و MySQL) را در اختیار کاربر گذاشته است، حال آنکه این امکان در ورژن 4 به دلیل افزایش موارد امنیتی وجود ندارد و هر گونه ارتباطی با پایگاه های داده تنها به وسیله API ها یا کدنویسی PHP و Node JS میسر خواهد بود. این ویژگی با وجود ملاحظات امنیتی و حرفه ای تر در این نرم افزار، اما با این حال می تواند یکی از محدودیت های مهم در ورژن 4 پروسس میکر برای شما تلقی شود.
6. قابلیت ورژنینگ (Versioning)
برخلاف نسخه 3 پراسس میکر که در آن خبری از قابلیت ورژنینگ نبود، اما نسخه 4 این نرم افزار از ورژنینگ در فرآیندها به طور دقیق پشتیبانی می کند. ورژنینگ به شما این امکان را می دهد تا در صورت ایجاد تغییری در فرآیند یا فرم ها، اجراها و caseهای قبلی دچار تغییر نشوند و با همان ورژن قبلی خود ادامه یابند و تنها درخواست های جدید مشمول این تغییرات ورژن جدید فرآیند گردند.
7. وضعیت وابستگی فرم ها و اسکریپت ها به فرآیند
ساختار توسعه فرآیندها در پراسس میکر ورژن 3 به این صورت است که فرم ها و یا اسکریپت های برنامه نویسی (تریگرها) وابسته به هر فرآیند هستند. به عنوان مثال شما نمی توانید فرمی که در یک فرآیند طراحی کرده اید را در فرآیند دیگری نیز فراخوانی و استفاده کنید. این امر نیازمند ایجاد فرم دیگری در فرآیند دوم می باشد.
در ورژن 4 پراسس میکر کلیه فرم ها و اسکریپت ها مستقل از فرآیندها هستند. به عنوان مثال شما می توانید یک فرم و یا اسکریپت PHP را ایجاد کرده و در چندین فرآیند از آن استفاده نمایید.
8. محیط برنامه نویسی نرم افزار
ورژن 4 نرم افزار ProcessMaker از محیط برنامه نویسی به شدت حرفه ای تر و قدرتمندتری به نسبت ورژن 3 بهره مند است. شما می توانید در محیط Scripts در پروسس میکر 4 از کدهای حرفه ای PHP، Node JS و یا Lua استفاده کرده و با استفاده از امکانات آن محیط، کدهای خود را build و debug نمایید.
9. یکپارچه سازی فرآیندها با دیگر نرم افزارها
هر دو ورژن 3 و 4 نرم افزار پروسس میکر امکان یکپارچه سازی فرآیندها را با سایر سیستم های نرم افزاری سازمان دارند. با این حال، این امکان در پروسس میکر ورژن 3 ساده تر و راحت تر از ورژن 4 است که این به دلیل افزایش ملاحظات امنیتی و ساختار اصولی تر در ورژن 4 نرم افزار است. در ورژن 4 بر خلاف ورژن 3، شما امکان تعریف کانکشن دیتابیس در فرآیند و ثبت query جهت اتصال مستقیم به سایر دیتابیس ها را ندارید و این کار تنها به واسطه API و به کارگیری از محیط اسکریپت های برنامه نویسی می تواند صورت گیرد.
10. داشبوردهای مدیریتی
نسخه 4 پروسس میکر نسبت به نسخه 3 این نرم افزار، دارای برخی داشبوردهای مدیریتی در نرم افزار است که به کاربر ادمین دسترسی نظارت بر درخواست های در حال اجرا و مانیتورینگ را می دهد. همچنین گزارش log امنیتی در خصوص فعالیت کاربران در نرم افزار نیز برای ادمین قابل مشاهده می باشد.
افزایش سرعت و بهبود کارآیی
اولین مزیت و تاثیر مثبت استفاده از نرم افزار پروسس میکر و طراحی و خودکارسازی فرایندها به کمک آن، افزایش سرعت فرایندها و کارها و همچنین حذف مراحل اضافه و و بهبود کارایی فرایندها است؛ سازمان‌ها و کسب و کارها به کمک این نرم‌افزار و طراحی و مدلسازی فرایندها، می‌توانند مراحل اضافی آن‌ها را شناسایی کرده و حذف نمایند، تا فرایندها به شکل بهینه‌تری در سازمان به گردش در بیایند.
افزایش شفافیت سازمانی
با طراحی گرافیکی و مدلسازی فرایندها در نرم افزار پروسس میکر ProcessMaker، سازمان‌ها و کسب و کارها قادر به نمایش واضح و شفاف فرایندها به اعضای سازمان و ارباب رجوع هستند، که این امر موجب افزایش شفافیت سازمانی و اعتمادسازی می‌گردد؛ شایان ذکر است که نمایش گرافیکی فرایندها، به درک آن‌ها توسط کاربران نیز کمک می‌کند و همکاری و هماهنگی سازمانی را افزایش می‌دهد.
کاهش خطاهای انسانی
با حذف دستی فرایندها و طراحی و مدلسازی دقیق آن‌ها، خطاهای انسانی که در طول فرایند رخ می دادند، به حداقل می‌رسند و این امر به نوبه خود موجب افزایش کیفیت و بهره‌وری فرایندها می‌گردد.
افزایش انعطاف پذیری سازمان
به کمک نرم افزار پروسس میکر، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند هر زمان که نیاز داشتند، به سرعت فرایندها را متناسب با شرایط و نیازهای جدید اصلاح نمایند و تغییر دهند؛ این امر موجب افزایش انعطاف‌پذیری سازمان‌ها در برابر تغییرات و اصلاحات می‌گردد.
افزایش یکپارچگی نرم افزاری سازمانی
همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، نرم افزار ProcessMaker قابلیت اتصال به سامانه‌ها و نرم‌افزارهای دیگر را دارد و می‌تواند به کمک این قابلیت، اطلاعات و داده‌های مختلف را هنگام نیاز فراخوانی کند؛ این قابلیت موجب افزایش یکپارچگی نرم افزاری در سازمان می‌گردد.