ترسیم مدل فرایند: گام سوم تبدیل مدل فرایندی به مدل قابل اجرا در BPMS

​

بعد از تعیین مرزها و بررسی کارهای دستی، باید کامل بودن مدل فرایندی بررسی شود . معمولاً در مدل های فرایندی کسب وکارگرا برخی اطلاعات نادیده گرفته می شوند چون مدل ساز از آن خبر ندارد یا آن را غیر مرتبط و پیش پا افتاده می داند. ندیدن این اطلاعات در مدل های کسب‌ و کارگرا ممکن است به سناریوی برنامه بستگی داشته باشد. این اطلاعات به ظاهر غیر مرتبط ممکن است در مدل اجرایی فرآیند بسیار مرتبط باشند.

ممکن است که مدل فرایند بر اساس " همه چیز خوب" آماده شده باشد و با فرض اینکه همه چیز به خوبی کار خواهد کرد، همه شرایط های منفی احتمالی در طول اجرای فرایند نادیده گرفته شده باشد.

به عنوان مثال، در فرایند تحقق سفارش چند استثناء وجود دارد.نرم افزار BPMS ممکن است مواد مورد نیاز برای تولید یک محصول در در انبار تأمین کننده موجودی نداشته باشد یا حتی ممکن است مشتری سفارش خود را لغو کند. بنابراین مطمئن شوید که تمام استثنائات با کمک راه های مقتضی مدیریت می شوند. به عنوان مثال اگر لغو سفارش پس از ارسال محصول یا بعد از دریافت هزینه باشد، فعالیت های جبرانی نظیر برگشت محصول و برگشت هزینه به مشتری صورت پذیرد.

استثنائی دیگر که معمولاً نادیده گرفته می شود، این است که شاید یک فعالیت هیچوقت انجام نشود. چه اتفاقی می افتد اگر آدرس مشتری هرگز دریافت نشود؟ یا اگر ماژول ERP که وجود موجودی را چک می کند، پاسخ ندهد؟ نمی­توان فرض کرد که طرف دیگر همیشه پاسخ دهد یا این‌که یک سیستم همیشه عملکردی درست خواهد داشت.

سطح مناسب ریز کردن مدل فرآیند: گام چهارم تبدیل مدل فرایندی به مدل قابل اجرا در BPMS

​

همیشه یک رابطه یک به یک بین وظایف مدل کسب‌ و کارگرا و مدل اجرایی وجود ندارد. وظیفه یک نرم افزار BPMS، هماهنگی و تبادل کارها بین منابع چندگانه (انسان یا غیر انسان) است.

دو یا چند وظیفه متوالی تخصیص داده شده به یک منبع، کاندیداهایی برای تجمیع وظایف هستند. با ادغام وظایف دیگر نیاز به PBMS نیست چونکه تبادلات بین آنها نیاز به مدیریت ندارند. تنها کار لازم، مداخله در کار منابع اختصاص یافته است. مثلاًَوظیفه کاربری “ورود اطلاعات نام مشتری”، “ورود اطلاعات شماره مشتری” و “ورود اطلاعات جزئیات آسیب” توسط کارمند رسیدگی به درخواست خسارت را می توان تحت عنوان " ورود اطلاعات درخواست خسارت " تجمیع کرد.

البته مواردی وجود دارد که با وجود انجام کارهای متوالی توسط یک منبع، می توان آنها را جداگانه نشان داد. به عنوان مثال یک کارمند اداری سه وظیفه “ارسال اسناد به آژانس”، “دریافت نتایج از آژانس” و “به روزرسانی سوابق دانش آموزان” را بصورت متوالی انجام می دهد و چون نیاز به نظارت بر پیشرفت کار پرونده ها و مدیریت استثناهای احتمالی است، باید زمان انجام هر یک از مراحل مشخص باشد، این سه وظیفه را باید بصورت جداگانه نمایش داد.

اگر برای انجام یک فعالیت به بیش از یک منبع نیاز باشد، آن فعالیت بیش از حد بزرگ است و باید آن را به وظایف ریزتر تقسیم کرد تا بتوان هر وظیفه را به یک منبع اختصاص داد. به عنوان مثال، فعالیت “ورود و تأیید انتقال پول” به منظور رعایت اصل تفکیک وظایف، احتمالاً توسط دو نفر مختلف انجام می شود (حتی اگر نقش مشابهی داشته باشند). ابتدا مسئول مالی سفارش را وارد سیستم می‌کند، سپس یک مسئول مالی دیگر آن را تأیید می‌ کند.

تعیین مشخصه‌های اجرا: گام پنجم (اخر) تبدیل مدل فرایندی به مدل قابل اجرا در BPMS

​

در آخرین مرحله از تبدیل مدل‌های فرآیند به مدل های قابل اجرا در نرم افزار BPMS باید مشخص شود که چگونه هر عنصر مدل توسط BPMS اجرا شود. برای مثال اولین وظیفه از نوع سرویس را در فرایند "تحقق سفارش" “بررسی وجود موجودی” را در نظر بگیرید: برای برقراری ارتباط با سیستم ERP انبار، به ورودی سفارش خرید نیاز داریم.

باید خدمتی که توسط سیستم ERP برای بررسی سطوح موجودی و تعیین محل آن ارائه می شود را مشخص کنید. همچنین اطلاعاتی از محصول که در سفارش خرید وجود دارد مورد نیاز این سرویس است یعنی فرمت (input object) و اطلاعات تولید شده توسط این سرویس (یعنی فرمت output object) باید تعیین شود. این جزئیات پیاده سازی، مشخصه های اجرا نامیده می‌ شود.

این جزئیات به طور خاص عبارتند از:

متغیرهای فرآیند، پیام‌ها، سیگنال‌ها و خطاها

متغیرهای وظایف، رویدادها و ارتباط آن‌ها با متغیرهای فرآیند

جزئیات سرویس برای وظایف از نوع سرویس، ارسال و دریافت و رویدادهای پیام و سیگنال

ریزکدها برای وظایف اسکریپت

قوانین تخصیص مجری و ساختار رابط های کاربر برای وظایف کاربر

وظایف، رویدادها و عبارات جریان توالی

مشخصه‌ های خاص BPMS

این مشخصه‌ها، نماد گرافیکی در نمودار BPMN ندارند اما در فرمت تبادل BPMN 2.0 ذخیره می شوند. فرمت تبادل BPMN، ارائه مدل BPMN بصورت متنی با فرمت XML است که برای تبادل بین ابزارها در مدل BPMN درنظر گرفته شده است و ورودی موتور اجرایی BPMN است. ابزارهای مدل سازی BPMN، یک رابط بصری برای ویرایش بسیاری از این مشخصه های غیرگرافیکی را فراهم می کند بنابراین در اغلب موارد، مستقیماً نیازی به نوشتن XML نیست.