آینده کسب و کار بدون نرم افزار BPMS

​

علاوه بر مسائلی که در پست قبلی در مورد مسائل پیش روی سازمان بدون نرم افزار BPMS اشاره شد ( افزایش هزینه و کندی سازمان، بالا رفتن خطا و سخت و حتی غیر ممکن شدن اجرای فرایندهای پیچیده و ...)، مشکلات زیر نیز در آینده ی سازمان بدون BPMS وجود خواهند داشت:

• به علت وابستگی به اطلاعات ذهنی نیروی انسانی به جای تفکر قائم به سیستم، تفکر قائم به شخص در سازمان حاکم می شود.
• مواقع حوادث غیر طبیعی مثل کرونا، بیماری، و ... با دسترسی به اطلاعات بدون بعد فیزیکی ریسک کاهش می یابد. کارمندان می توانند از راه دور، کار خود را انجام دهند.
• آینده کسب و کارها بصورت مجازی پیش بینی می شود. برای داشتن یک کسب و کار مجازی باید یک پایگاه دانش داشت و پایگاه دانش با BPMS خلق می شود. در آینده دیگر شرکت ها مکان فیزیکی ندارند و همه جا دفتر کار است.
• بدون داشتن پایگاه دانش تجربه نیروهای کاری فقط در ذهن آنهاست و با خروج آنها از سازمان خارج می شود.
• بدون PBMS و پایگاه دانش خلق شده به کمک ان، جامعیت اطلاعات وجود نخواهد داشت. داده ها در قسمت های مختلف بصرت مجزا از هم هستند. داده ها به لحاظ فیزیکی مجزا هستند ولی از لحاظ منطقی یکسان هستند. افزونگی (Redundancy) داده ها نتیجه عدم جامعیت اطلاعاتی سازمان است.
• بدون BPMS سازمان رشد حبابی خواهد داشت و هر لحظه ممکن است بترکد و کسب و کار از بین رود.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

تبدیل مدل‌های فرآیند به مدل های قابل اجرا در نرم افزار BPMS

​

موقعی که تصمیم به ترسیم فرایندها گرفته شد، هدف ترسیم اهمیت زیادی پیدا می کند. ترسیم فرایندها برای اینکه مناسب مکانیزاسیون باشد و یا اینکه هدف مدل سازی ایجاد زبان مشترک باشد، کاملاً فرق دارند. برای ایجاد زبان مشترک مدل ها لزوما دقیق نیستند و گاهی همراه با ابهام هستند، درصورتیکه مدل های فرایند اجرایی باید به گونه ای دقیق باشند که قابل تفسیر با BPMS باشند.

برای سازمان هایی که به دنبال مدل سازی فرایندها برای وارد کردن در نرم افزار BPMS هستند، در جلد دوم کتاب Fundamentals of Business Process Management یک روش پنج مرحله ای برای تبدیل یک مدل به یک نسخه اجرایی پیشنهاد شده است:

1. شناسایی مرزهای اتوماسیون
2. بررسی وظایف دستی
3. ترسیم مدل فرآیند
4. تقسیم بندی مدل فرآیند را تا سطح قابل قبول
5. مشخص کردن مشخصه های اجرا

مراحل فوق کمک می کند تا یک مدل کسب و کار کمتر انتزاعی و بیشتر تکنولوژی گرا باشد. هر پنج مرحله باید روی مدل فرآیندی ای انجام شود که هم از لحاظ ساختاری و هم از لحاظ رفتار درست است. مثلا اگر در مدل خطایی چون بن بست وجود دارد موقع اجرای نمونه فرایند در BPMS ، ممکن است مشکلی ایجاد شود که کل سازمان را تحت تاثیر قرار دهد.

​ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

مفاهیم مرتبط با مدیریت فرآیند

BPM تنها مفهومی نیست که بر بهبود کارایی عملیاتی سازمان متمرکز شده باشد. در این مطلب برخی از این مفاهیم مرتبط را معرفی کرده و روابط کلیدی و تفاوت های بین این اصول و BPM را شناسایی می کنیم.

مدیریت کیفیت جامع (TQM): رویکردی است که از لحاظ زمانی قبل از BPM و الهام بخش آن بوده است. تمرکز TQM بر بهبود مستمر و حفظ کیفیت محصولات و همچنین توسعه خدمات است. به این ترتیب، مشابه BPM تأکید بر ضرورت تلاش برای بهبود است، اما تأکید TQM بر خود محصولات و سرویس هاست. دیدگاه BPM این است که کیفیت برتر محصولات و خدمات با تمرکز بر روی بهبود فرایندهایی که این محصولات و خدمات را ایجاد می کنند حاصل می شود.  باید پذیرفت که این دیدگاه تا حدودی بحث برانگیز است، زیرا در TQM رایج ،BPM به عنوان یکی از شیوه های مختلفی که در یک برنامه TQM یافت می شود، دیده می شود. از لحاظ نظری چندان تمایزی بین این دو وجود ندارد، اما به لحاظ تجربی یکی از کاربردهای TQM عمدتاً در حوزه تولید یافت می شود (جایی که محصولات ملموس هستند) در حالی که BPM متمایل به سازمان های خدماتی است.

مدیریت عملیات: زمینه ای است که روی مدیریت وظایف فنی و فیزیکی مرتبط یک شرکت یا سازمان متمرکز است، به ویژه آنهایی که مرتبط به تولید و ساخت هستند. در این دیدگاه نظریه احتمالات، نظریه صف، تجزیه وتحلیل تصمیم گیری، مدلسازی ریاضی و شبیه سازی، تکنیک های مهم برای بهینه سازی کارایی عملیات هستند. چنین تکنیک هایی در محتوای نوآوری های BPM مفید هستند. تفاوت مدیریت عملیات و BPM در این است که مدیریت عملیات عموماً بر کنترل و ایجاد فرایند، بدون الزام تغییر در آن متمرکز است در حالی که BPM بر تغییر فرایند به منظور بهبود آن متمرکز است.

Lean: یک اصل مدیریتی است که از صنعت به ویژه از فلسفه مهندسی تویوتا آغاز شده است. یکی از اصول عمده Lean حذف ضایعات همچون فعالیت هایی که هیچ ارزش افزودهای برای مشتری ندارد، است. تفاوت دیگر این است که فرایند کسب و کار BPM تأکید بر استفاده از فناوری اطلاعات به عنوان یک ابزار برای بهبود کسب و کار فرآیندها دارد و آن ها را سازگارتر و تکرارپذیر می کند.

شش سیگما: مجموعه ای دیگر از روش هایی است که در تولید آغاز شده و به ویژه از شیوه های مهندسی و تولید در موتورولا است. ویژگی اصلی شش سیگما تمرکز آن بر به حداقل رساندن نقص (خطا) است.  شش سیگما تأکید ویژه ای بر اندازه گیری خروجی فرآیندها یا فعالیت ها، به خصوص از منظر کیفیت دارد.  شش سیگما مدیران را تشویق می کند که به طور سیستماتیک اثرات نوآوری های بهبود در خروجی را مقایسه کنند. در عمل، شش سیگما لزوماً به تنهایی به کار نم یرود، اما در ارتباط با رویکردهای دیگر به کار می رود. به ویژه، رویکرد مشهوریست که فلسفه Lean را با تکنیک های شش سیگما ترکیب میکند که باعث هدایت به سمت رویکردی شده که با نام Lean Six Sigma شناخته شده است. امروزه، بسیاری از تکنیک های شش سیگما نیز به طور معمول در BPM استفاده می شود. به طور خلاصه، ما می توانیم بگوییم که BPM برگرفته از فلسفه بهبود مستمر TQM است، اصول و تکنیک های مدیریت عملیات را در بر میگیرد و Lean و شش سیگما را به همراه قابلیت فناوری اطلاعات مدرن به منظور بهینه سازی روند فرآیندهای کسب وکار با اهداف عملکردی یک سازمان ترکیب می کند.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

مراحل ساخت فرآیند در پراسس میکر

نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) یک سیستم مدیریت فرآیند تحت وب است که امکان طراحی، خودکارسازی و استقرار فرآیندهای کسب و کار را برای سازمان ها فراهم می کند. این ابزار با فراهم ساختن رابط کاربری drag and drop محیطی برای مدل سازی و طراحی جریان کارها و همچنین ساخت فرم های پویا دراختیار کاربر قرار می دهد.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات مربوط به پیاده سازی و ساخت فرآیند در پروسس میکر را به سازمان شما ارایه دهد.

پروسس میکر یک BPMS رایگان و متن باز است که جزو سیستم های نرم افزاری سبک وزن (lightweight) با سربار داده بسیار کم در میان سیستم های نرم افزاری موجود در این صنعت به حساب می رود. همچنین از آن جا که پراسس میکر یک نرم افزار تحت وب است و می توان آن را در محیط مرورگر اجرا نمود، دسترسی به جریان کارها و روال های سازمانی را جهت طراحی، اجرا و مدیریت فرآیندها برای کاربران، گروه ها و واحدهای سازمانی ساده تر خواهد کرد. در این مطلب قصد داریم تا ضمن معرفی قسمت های کلیدی ProcessMaker، مراحل ساخت یک فرآیند را در این سیستم تحت وب مدیریت فرآیندهای کسب و کار، به ترتیب بیان کنیم.

از امکانات محیط نرم افزاری پراسس میکر می توان به موارد زیر اشاره کرد:
• محیط طراحی و مدل سازی فرآیندها با استاندارد BPMN2.0
• فرم ساز پویا و Responsive
• پورتال کاربری و کارتابل اجرای فرآیندها
• مدیریت چارت سازمانی، کاربران و گروه های کاربری
• طراحی و ارسال سند خروجی
• ...

مراحل ساخت یک فرآیند:
به طور کلی برای ساخت یک فرآیند در ProcessMaker باید مراحل زیر انجام شود:

1. ایجاد یک فرآیند در بخش Designer و طراحی مدل فرآیند: در اولین قدم پس از ایجاد یک فرآیند جدید، می توان مدل فرآیند را در محیطی تحت استاندارد BPMN2 طراحی و مدل سازی کرد. در این قسمت، شما قادر به استفاده از نمادهای تعریف شده در استاندارد BPMN2 هستید.

2. تعریف متغیرهای فرآیند (متغیرهای مدل داده فرآیند): متغیرها (variables)، اطلاعات و داده هایی که در فرم های فرآیند وارد می شوند را در خود ذخیره می کنند تا در قسمت های دیگر آن فرآیند (همچون gatewayها و سایر فرم ها) بتوان آن ها را فراخوانی کرده و از آن ها استفاده کرد. به عنوان مثال، یک فرم می تواند شامل فیلدهایی همچون "نام"، "نام خانوادگی"، "جنسیت" و ... باشد که می بایست برای هر کدام، یک متغیر تعریف نمود. این متغیرها می توانند بسته به نوع داده خود، هر یک از نوع داده های integer، string، boolean، float و ... را در خود ذخیره نمایند. لازم به ذکر است که نیازی نیست تمامی متغیرهای موردنیاز در فرآیند، همان ابتدا تعریف شوند؛ بلکه شما قادر خواهید بود در هر زمانی بسته به نیاز، متغیر جدید در فرآیند تعریف کنید.

3. ساخت فرم های پویا (Dynaforms): در مرحله بعد باید فرم های موردنیاز در فرآیند طراحی شوند. ProcessMaker دارای یک محیط فرم ساز پویا و تحت وب است که می توان در آن قسمت فرم هایی سازگار با دستگاه های مختلف (PC، موبایل و تبلت) طراحی نمود. شما می توانید از تمامی کنترل های طراحی وب به صورت drag and drop در فرم ساز پراسس میکر استفاده کنید.

4. تخصیص فرم ها به فعالیت ها: پس از ساخت یک فرم می توان آن را به فعالیت (Task) مربوطه اختصاص داد تا در صورت اجرای آن فعالیت، این فرم برای کاربر نمایش داده شود.

5. تعریف قوانین مسیریابی (Routing Rule): پس از طراحی مدل فرآیند و ساخت فرم ها، می توان به تعریف قوانین مسیریابی بر روی Gatewayها در مسیر فرآیند اقدام کرد. یک فرآیند ممکن است در مسیر خود به چندین شاخه تقسیم شود که هر یک از شاخه ها در یک شرایط خاص و تعریف شده ای اجرا می شود. این شرط ها بر روی Gatewayهای شرطی موجود در مدل فرآیند نوشته می شوند.

6. تعیین ایفاکنندگان فرآیند: درنهایت، هر یک از فعالیت های موجود در فرآیند باید به یک یا چند کاربر تخصیص داده شود تا کاربر موردنظر بتواند با دسترسی به فعالیت مربوط به خود، آن را انجام دهد. در پراسس میکر، شما قادر خواهید بود تا فعالیت های موجود در فرآیند را به شیوه موردنظرتان به کاربران سازمان assign کنید. پس از اتمام مراحل پیاده سازی فرآیند، کاربر یا کاربرانی که فعالیت اول فرآیند به آن ها اختصاص داده شده است، قادرند تا از طریق کارتابل فرآیندهای خود که در بخش Home محیط پراسس میکر قرار دارد، فرآیند موردنظر را اجرا کنند. پس از ارسال فرم توسط کاربر فعالیت اول، فرآیند مطابق با مدل طراحی شده ادامه پیدا کرده و به کارتابل نفر یا نفرات بعدی ارسال خواهد شد.

ساخت فرآیند با نرم افزار پراسس میکر

ProcessMaker یک برنامه نرم افزاری که به صورت آنلاین و آفلاین مورد استفاده قرار می‌گیرد.

پروسس میکر با خودکار کردن گردش کار و نحوه گردش اطلاعات بین داده‌ها و سیستم‌ها در سازمان ما بهبود ایجاد می‌کند.

پروسس میکر جزء نرم افزارهایی می‌باشد که یک رابطه دیداری خوب را برای کاربر ایجاد می‌کند.

همچنین جزء نرم افزارهایی می‌باشد که با کشیدن و رها کردن کار را برای  تحلیل‌گران کسب و کار آسان کرده است.

پروسس میکر جزء نرم افزارهای مقرون به صرفه، کاربرد آسان و منبع باز برای استفاده در مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌باشد.

چرا پروسس میکر

به دلیل توانایی در خودکارسازی فرایندهای کسب و کار.

همچنین به کاربران سازمان از مالی تا فناوری اطلاعات و منابع انسانی این توانایی را می‌دهد
که بدون دانش کد نویسی و یا با داشتن حداقل دانش کد نویسی بتوانند گردش کار خود را طراحی و به اجرا درآورند.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.