تعیین مرزهای اتوماسیون و بررسی وظایف دستی : گام اول و دوم تبدیل مدل فرایندی به مدل قابل اجرا در BPMS

​

اول از همه باید مشخص کنید که چه بخش هایی از فرآیند می تواند به کمک BPMS مکانیزه شود و چه بخش هایی نمی تواند.

در یک فرایند، وظیفه خودکار، وظیفه دستی و وظیفه کاربر وجود دارد. وظایف دستی توسط مجری فرایند و بدون استفاده از هیچ نرم افزاری انجام می شود، وظیفه خودکار توسط BPMS یا یک سرویس خارجی قابل انجام است. وظیفه کاربر هم یک وظیفه بین وظیفه خودکار و وظیفه دستی است. دلیل شناسایی و تعیین نوع هر وظیفه اینست که که وظایف خودکار و کاربر به راحتی توسط نرم افزار BPMS هماهنگ می شود در حالی‌که وظایف دستی اینطور نیست.

تمایز بین وظایف با نشانگرهای گوشه سمت چپ بالای کادر وظیفه در BPMN مشخص می شود: نشانگر یک دست در وظایف دستی، نشانگر کاربر در وظیفه کاربر و نشانگرهای اسکریپت، چرخ، پاکت نامه و .... در وظایف خودکار

بعد از شناسایی نوع وظایف، برای به حداکثر رساندن منافع حاصل از اجرای BPMS، باید بررسی کرد آیا راهی برای پیاده سازی وظایف دستی در BPMS وجود دارد یا نه. دو راه برای اتصال یک وظیفه دستی به BPMS وجود دارد: از طریق وظیفه کاربر یا با استفاده از وظیفه خودکار. اگر راهی برای اینکار وجود ندارد باید راهی برای اتوماسیون بقیه وظایف بدون این کارهای دستی پیدا کنید.

اگر این امکان وجود دارد که مسول انجام وظیفه دستی تکمیل کار خود را به BPMS اطلاع دهد، می توان این وظیفه دستی را به به وظیفه کاربر تبدیل کرد.