مراحل پیاده سازی فرآیند در نرم افزار پروسس میکر

برای ایجاد فرم و فرآیند در نرم‌افزار ProcessMaker، مراحل زیر را دنبال کنید:

ورود به پنل مدیریت:
پس از نصب و راه‌اندازی ProcessMaker، وارد پنل مدیریت شوید. برای ورود، از مرورگر خود آدرس مربوطه را وارد کنید و اطلاعات احراز هویت را وارد کنید.

ایجاد فرم:
بعد از ورود به پنل مدیریت، می‌توانید فرم‌های خود را ایجاد کنید. برای این کار، به بخش “فرم‌ها” یا “مدل‌سازی” در منوی اصلی رفته و روی گزینه “ایجاد فرم جدید” یا “ایجاد مدل جدید” کلیک کنید.

طراحی فرم:
در این مرحله، شما می‌توانید فرم خود را طراحی کنید. ProcessMaker ابزارهای متنوعی برای طراحی فرم‌ها ارائه می‌دهد، از جمله فیلدهای مختلفی که می‌توانید به فرم اضافه کنید (مانند جعبه متن، چک باکس، دکمه رادیویی و غیره) و قابلیت‌های پیشرفته مانند اعتبارسنجی داده‌ها و تنظیم قوانین و شرایط.

تعریف فرآیند:
بعد از طراحی فرم، می‌توانید فرآیند مربوط به آن را تعریف کنید. برای این کار، به بخش “فرآیندها” یا “مدل‌سازی” در منوی اصلی رفته و روی گزینه “ایجاد فرآیند جدید” یا “ایجاد مدل جدید” کلیک کنید.

طراحی فرآیند:
در این مرحله، شما می‌توانید فرآیند کاری مرتبط با فرم خود را طراحی کنید. می‌توانید مراحل و گام‌های مختلف را تعریف کنید، شرایط و قوانین موردنیاز را تنظیم کنید و تدابیر اتخاذ شده را تعیین کنید.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

اتصال فرم و فرآیند:
بعد از طراحی فرم و فرآیند، باید آن‌ها را با یکدیگر ارتباط دهید. برای این کار، به بخش “فرم‌ها” و “فرآیندها” در منوی اصلی رفته و فرم و فرآیند مربوطه را انتخاب کنید و آن‌ها را با هم مرتبط کنید.

آزمایش فرم و فرآیند:
پس از ایجاد و اتصال فرم و فرآیند، می‌توانید آن را آزمایش کنید. برای این کار، فرم را پر کنید و فرآیند را اجرا کنید تا ببینید آیا همه چیز به درستی عمل می‌کند یا نیاز به تغییر و بهبود دارد.

بهینه‌سازی و بهبود:
در پایان، با تجزیه و تحلیل فرآیند و بازخورد کاربران، می‌توانید بهبودهای لازم را در فرم و فرآیند انجام دهید. با انجام تغییرات و بهبودهای لازم، فرآیند را بهینه‌تر و کارا‌تر کنید.

همچنین، می‌توانید از منابع آموزشی ProcessMaker مانند دستورالعمل‌ها، مستندات و جامعه کاربران استفاده کنید تا در فرایند آموزش و یادگیری بیشتر راهنمایی شوید.

مدل سازی فرایند کسب و کار با ProcessMaker

BPMN زبان مدل سازی فرایندهای کسب و کار است که بسیار شبیه به مفهوم فلوچارت می باشد. این زبان پیش از این در دهه هشتاد میلادی مورد استفاده قرار می گرفت. هدف از مدل سازی BPMN دادن امکان به کاربران است تا یک جریان کاری را به سادگی و به نحوی که برای دیگران نیز قابل فهم باشد، مدل کنند. همانند دیگر زبان ها، هدف زبان BPMN نیز ساده تر کردن ارتباط است و برای ایجاد ارتباط بهتر و درک مناسب تر فرایندهای کسب و کار طراحی شده است. یکی از موفق ترین و پرکاربردترین ابزاری که از BPMN استفاده می کند، نرم افزار ProcessMaker (پروسس میکر) است که با استفاده از آن و به ساده ترین شکل ممکن می توان فرایندهای کسب و کار را مدل سازی نمود.

هدف از این آموزش به کارگیری زبان BPMN برای نگاشت و مدل سازی فرایندهای سازمانی به ساده ترین شکل ممکن است به نحوی که برای همگان قابل فهم باشد. علاوه بر این با استفاده از این نرم افزار این امکان وجود دارد که بدون نیاز به آشنایی با زبان های برنامه نویسی بتوانید فرایند مدل شده را به نرم افزاری قابل اجرا در سازمان تبدیل نمایید. ابتدا معرفی محیط نرم افزار، سپس آموزش های مقدماتی و در نهایت کنترل های پیشرفته آموزش داده خواهند شد، به نحوی که در پایان بتوانید ضمن مدل کردن یک فرایند، آن را به صورت اجرایی نیز مورد استفاده قرار دهید.

تاریخچه و ویژگی‌های نرم افزار BPMS

اما به سراغ نرم‌ افزار BPMS برویم. در دهه ۶۰ میلادی ورود فناوری به صنایع باعث ایجاد تحولی شگرف در آن‌ها و سرعت گرفتن رشد و توسعه‌شان شد. این موضوع باعث شکل‌گیری موج استفاده از فناوری‌ها برای دیجیتالی کردن سیستم‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار در سازمان‌ها شد. سیستم نرم افزاری «کایزن» در صنایع کشور ژاپن از سیستم‌های پیشرویی بود که برای بهبود فرایندهای کسب‌وکار معرفی شد. این سیستم برای مدیریت فرایندها از روش S5 استفاده می‌کرد.

در دهه 80 میلادی شرکت FileNet سیستم مدیریت دیجیتال جریان‌های کاری را به بازار معرفی کرد. سیستمی که FileNet طراحی کرده بود اسناد اسکن شده را از طریق یک فرایند از پیش تعریف شده ردگیری و دسته‌بندی می‌کرد. عقیده بسیاری از کارشناسان اینست که این سیستم جد اصلی BPMهای نوینی‌ست که امروز می‌شناسیم. جالب است بدانید شرکت FileNet چند سال پس از معرفی این سیستم توسط IBM خریداری شد.

در سال ۲۰۰۰ میلادی موسسه گارتنر عنوان «مجموعه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار» (Business Process Management Suite) را ابداع کرد. از این سال به بعد واژه BPMS به فرهنگ لغت کسب‌وکارها اضافه شد. این مفهوم به مجموعه‌ای از نرم افزارهایی اشاره داشت که با فرایندهای سازمان‌ها سروکار داشتند.

در ۲۰۱۲ موسسه گارتنر «مدیریت هوشمند فرایندهای کسب‌وکار» (iBPM) را ابداع کرد. این مفهوم به همان نرم‌ افزارهای مدیریت فرایندهای کسب‌‌وکار اشاره داشت با این تفاوت که هوش مصنوعی، تحلیل داده و گزارش‌دهی نیز در آن‌‌ها تعریف شده بود. تمام این مفاهیم در سالیان، دهه‌ها و قرن گذشته امروز در یک مفهوم و واژه جمع شده‌اند و آن «نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار» (BPMS) است.

 نرم افزار BPMS یا نرم افزار مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار به سازمان کمک می‌کند تا تحلیل و خودکار‌سازی فرایند‌هایش را بهبود دهد. اصلی‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار BPMS امکان مدل‌سازی، ایجاد، ویرایش و در نهایت اجرای فرایند‌های کسب‌و‌کار در سازمان است. این نرم افزار در گام بعدی به جمع‌آوری و تجزیه‌و‌تحلیل داده‌ها می‌پردازد. تمام وظایف و فعالیت‌های روزانه افراد در یک سازمان (از مسئول حمل‌و‌نقل تا مدیر‌عامل) نیازمند فرایند‌هایی‌ست که نیاز به مدیریت دقیق و هوشمند دارند. نرم افزار BPMS در کنار این ویژگی مهم یعنی امکان مدیریت هوشمند فرایندها سه ویژگی بسیار مهم دیگر را نیز در اختیار کسب‌‌وکارها می‌گذارد.

برای مثال این نرم افزار در نخستین گام فرایندهای کسب‌وکار را چابک‌تر و سریع‌تر می‌کند. نتیجه این‌که سرعت سازمان در رسیدن به اهداف بیش‌تر شده و برای چالش‌های جدید در آینده آماده‌تر‌ می‌شوند.

فرایندهای تکراری و روزانه بخش زیادی از زمان کارکنان‌تان را مصرف می‌کند. نرم افزار BPMS با کدگذاری این فرایندها و سیستمی کردنشان عملا تمام آن‌‌ها را خودکارسازی کرده و در نتیجه زمان آزاد زیادی در اختیار کارکنان شما قرار می‌دهد.

شفافیت فرایندها داده‌های به‌روز و در لحظه را در اختیار مدیران و تصمیم‌سازان قرار می‌دهد. داده‌های شفاف از روند فرایندها به آن‌ها امکان می‌دهد بهبود و پیشرفت فرایندها به دقت اندازه‌گیری و پایش کنند.

پیاده سازی و ساخت فرآیند در نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker)

همان طور که گفته شد، امروزه بسیاری از سازمان های ایرانی از نرم افزار ProcessMaker استفاده می کنند. بسیاری از این سازمان ها این نرم افزار را تهیه و فارسی سازی می کنند، اما پس از آن در توسعه و ساخت فرآیندها در آن دچار چالش می شوند. سازمان های زیادی هستند که نیروی متخصصی برای ساخت فرآیندها در نرم افزار پروسس میکر در داخل سازمان ندارند و به دنبال افراد یا شرکتی هستند که چنین خدماتی را به آن ها ارایه دهد.

به همین منظور، گروه مدیریت فرآیند پارس با بهره گیری از یک تیم متخصص از مهندسین نرم افزار و فناوری اطلاعات، کلیه خدمات پیاده سازی و ساخت فرآیند در پروسس میکر (ProcessMaker) را به سازمان ها ارایه می دهد. این شرکت ضمن همکاری با بسیاری از سازمان ها با زمینه های کاری مختلف، اقدام به پیاده سازی و ساخت فرآیندهای زیادی در حوزه های بازرگانی، تولید و صادرات، ساختمانی، مدیریت اسناد مهندسی، مالی، منابع انسانی و … نموده است.

این شرکت همچنین سابقه اتصال پروسس میکر با سایر نرم افزارهای سازمان ها (از جمله نرم افزار حضور و غیاب) را از طریق فرآیندها دارا می باشد. نرم افزار ProcessMaker می تواند از طریق دیتابیس، وب سرویس و API با سایر نرم افزارها و سیستم های اطلاعاتی ارتباط برقرار نماید.