در این بخش مدل ذخیره سازی اطلاعات تعریف می شود. در اینجا می توان جداول سیستمی را تعریف کرد و به فرآیند و المنت های روی فرم های فرآیند لینک کرد تا اطلاعات به صورت مستقیم در جداول ذخیره شوند. بنابراین بدون هیچ کدنویسی در طول فرآیند متناسب با اطلاعاتی که داخل فرم ها وارد می شوند این جداول به طور خودکار به روز می شوند. همچنین می توان جداول مستقلی را تعریف کرد که از اطلاعات این جداول در طول فرآیند استفاده کرد یا اطلاعاتی که در حین فرآیند تولید می شود را در جداول ذخیره کرد برای گزارش گیری یا استفاده در فرآیند های دیگر.
در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.
ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان فرآیندهای آماده پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.
BPMN استانداردی برای مدل‌سازی و نمایش فرایندهای کسبوکار است و ابزار اصلی در تکنولوژی مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPM) محسوب میشود. در واقع میتوان گفت مزیت اصلی استفاده از تکنولوژی BPM، وجود زبان استانداردی به نام BPMN است. هدف اصلی در شکل‌گیری BPMN ، طراحی نمادهایی است که قابل‌درک برای تمامی کابران فرایند (از تحلیلگران فرایند کاری (Business Analysts) تا کاربران فنی (Technical Developers) و حتی کاربرانی که پایش و کنترل فرایند را بر عهده‌دارند) باشد. در حقیقت BPMN مانند پلی، فاصله بین طراحی فرایند و عملیاتی (اجرایی شدن) فرایند را از میان برمی‌دارد.
مدیریت فرایندهای کسبوکار مستلزم توصیف دقیق فرایندها و مستندسازی آنها است. روش‌های متفاوتی برای انجام این کار وجود دارد که راحت‌ترین آنها استفاده از متن و جدول برای توصیف فرایندها و بیان ویژگی‌های آنها است. از نمودارهای گرافیکی نیز برای نمایش یک فرایند استفاده میشود . این نمودارها غالباً از اشکال هندسی و پیکان برای ترسیم جریان فرایند استفاده می‌کنند ولی توصیف مشخص و دقیقی از جزئیات فرایند ارائه نمی‌دهند. برای همین نمادهای مشخصی برای فرایندها تعریف شد، نمادهایی که قادر به توصیف وجوه مختلف فرایند هستند. این نمادها (Notation) زبان استاندارد توصیف فرایندها هستند و هر کسی با این زبان استاندارد آشنایی داشته باشد می‌تواند به راحتی مدل طراحی‌شده توسط هر فرد دیگری را درک و تفسیر نماید، ممکن است فرایندها بر مبنای این مدل‌ها، مکانیزه (سیستماتیک) شوند و یا رفتار هر بخش از فرایند بر روی این مدل‌ها شبیه‌سازی شود. برخی از این مدل‌ها بستری را برای متخصصان سیستم فراهم می‌کنند تا بر آن اساس فرایندها را اجرایی و پشتیبانی نمایند. این مدل ها می‌بایست حاوی ساختار استاندارد، دقیق و ارائه‌دهنده اطلاعات اساسی فرایند برای توسعه‌دهندگان سیستم باشد. امروزه سیستم های مدیریت فرایندهای کسبوکار(نرم افزار BPMS) متداول‌ترین سیستم ها برای مکانیزه کردن فرایندها هستند. این سیستم ها در درون خود موتوری (Process Engine) دارند که مستقیماً جریان کاری را کنترل و مدیریت می‌کند. این موتور بر اساس مدل های جریان کار استاندارد طراحی‌شده، عمل می‌کند. برای همین چارچوب این مدل‌ها دقیق و ساختار یافته است زیرا توسط خود ماشین مستقیماً اجرا میشود.
در حقیقت برخلاف منطق بسیاری از نظریه پردازی‌های این حوزه، ما زیرساخت BPMS را محدود و منحصر به بحث فرآیند نمیدانیم و به تجربه به ارزش و اهمیت دیتا، به ویژه در پروسه یکپارچه سازی فرآیندهای سازمانی در سازمانهای بزرگ مقیاس پی برده ایم. لذا معتقدیم لایه دیتا نیز یکی از موضوعات کلیدی در روند یکپارچه سازی به شمار آمده و لذا این امکان را در سطح دیتا فراهم نموده ایم.
سوابق اجرایی این مدعا به ویژه در چندین پروژه انجام شده در بحث یکپارچه سازی سامانه‌های مرجع که در سطوح ستادی وزراتخانه‌هایی چون نفت شامل شرکت ملی نفت ایران، شرکت ملی گاز ایران، شرکت پخش و پالایش و …
در بخش واسط های کاربری نیز علاوه بر یکپارچه سازی واسط های مختلف در روند پروژههای انجام شده، امکان برقراری یکپارچگی بین سامانه‌های گوناگون، به ویژه در مورد شرکتهایی که از چندین مرجع خدمات دهنده مختلف در حال دریافت سرویس می‌باشند نیز فراهم بوده و علی رغم پیچیدگی هایی که به واسطه تفاوتهای ذاتی و زیر ساختی در این شرکت ها وجود دارد، ما در چندین پروژه مقیاس بزرگ از جمله پروژههای بانکی توانسته ایم نیاز مخاطب را به درستی پاسخ دهیم و خدمات SSO را علی رغم پیچیدگیهای جدی آن، راهاندازی نماییم.
در لایه فرآیند نیز میتوان گفت که اساسا ماهیت نرم افزار BPMS به نوعی منوط به یکپارچگی در این لایه بوده و موضوع محوری و اصلی در BPMSها، اغلب یکپارچه سازی حوزه فرآینده است. در واقع به ثمر نشاندن پروژههای موفق در این حوزه منوط به تسلط همزمان تیم فنی بر مباحث مرتبط با استاندارد BPMN2 و نیز جزییات موتور سازنده نرم افزار که همان نرم افزار BPMS می‌باشد خواهد بود.
متخصصین نرم افزاری ما در شرکت تیناک، توامان به هر دو این حوزه‌ها اشراف کامل داشته و به عنوان یکی از مبتکرین بکارگیری نرم افزار BPMS در یکپارچه سازی فرآیندها در سازمانهای بزرگ و کوچک، تجارب موفقیت آمیز متعددی را در این پروژه ها رقم زده اند.
این فاز شامل درک فرآیندهای کسب و کار موجود و نیز طراحی فرآیندهای جدید می‌باشد. مدل‌سازی و مستندسازی فرایندهای کسب و کار به مدیران سازمان کمک می‌کند تا درک بهتری از کسب و کار خود به دست آورده و در صورت لزوم تغییراتی در روش انجام کار ارائه دهند. نرم‌افزارهای مورد استفاده برای اینکار شامل این اجزاء می‌باشد: ویرایشگرهای گرافیکی جهت مستندسازی فرآیندها, انباره‌هایی برای ذخیره مدل‌های فرآیند و ابزارهای شبیه‌سازی فرآیند کسب و کار برای اجرای فرآیند جهت اندازه‌گیری پارامترهای بازدهی مانند میانگین زمان و هزینه.
همه متخصصین مستحضر هستند که به منظور انجام طراحی باید از ابزاهای تحلیل و طراحی مدیریت فرایند یا به اصطلاح CaseTools استفاده کرد و یکی از بهترین و مهم ترین ابزارهای موجود در دنیا نرم افزار ویزوال پارادایم است.
اجرای فرایند (Process Execution):
فرایند های مدل شده در مرحله قبل باید اجرا شوند. وجود مدل‌های سازمانی از فرایندهای کسب و کار و دسترسی همه ذینفعان سازمان به این مدل‌ها، سبب میشود تا میزان یکنواختی اجرای فرایندهای کاری به تدریج افزایش یابد. سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار در این مرحله به جای مدل‌های فرآیندی مبتنی بر متن بر توسعه مدل فرآیندها به صورت گرافیکی تمرکز نموده‌اند که دلیل آن کاهش پیچیدگی توسعه مدل می‌باشد. برنامه‌نویسی ویژوال با استفاده از علائم گرافیکی بازدهی را در تعدادی از بخش‌ها افزایش داده و بوسیله کاربران بخوبی پذیرفته شده است. در این مرحله از قوانین کسب و کار که برای کنترل رفتار سیستم‌ها به کار می‌روند و یک موتور قوانین کسب و کار برای تصمیم‌گیری و اجرای فرآیندها استفاده میشود.
همچنین بر همه متخصصین خبره در سطح بین الملل روشن است که پیاده سازی و اجرای فرایندها در بهترین حالت ممکن از طریق BPMS امکانپذیر است.
پایش فرایند (Process Monitoring):
همزمان با اجرای فرایندها، مدیریت سازمان باید عملکرد و نتایج اجرای فرایندهای کسب و کار را به صورت مستمر اندازه‌گیری کرده و با نتایج از پیش تعیین شده مقایسه کند. هرگونه انحراف از اهداف از پیش تعیین شده باید تحلیل و علت یابی شده و راه‌حل‌های آن تعیین گردد.
بدیهی است پس از اینکه اجرای فرایندها را به نرم افزار BPMS واگذارید کردیم یعنی در زمان کوتاهی موفق به مکانیزه نمودن فرایندها با نرم افزار BPMS شدیم، نسبت به حالت های کاغذی و دستی امکان پایش و نظارت فوق العاده بالاتری خواهیم داشت.
تحلیل ثبت وقایع استخراج شده در طی نظارت بر فرآیند و مقایسه آنها با یک مدل فرآیند منطقی برای تحلیل‌گر امکان تشخیص و تحلیل گلوگاه‌ها را مهیا می‌سازد. نتایج ناشی از پایش فرایندها، در صورتی که منجر به کشف اشکالاتی در طراحی فرایندها شود، باید در یک فرایند طراحی مجدد مورد استفاده قرار گرفته و اشکالات مشاهده شده در فرایندهای کسب و کار اصلاح گردد.
به منظور تایید مجدداً تاکید میشود که پس از اجرای فرایندها در حالتی طبیعی و در زمان مناسب و انجام پایش میتوان بهبودهای واقعی بر روی فرایندها اعمال نمود بطوریکه همه شنیده ایم املاء نانوشته را نمیتوان غلط گیری کرد.