ساخت فرآیند در نرم افزار پراسس میکر

نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) ابزاری کاربردی برای کسانی است که به دنبال خودکارسازی فرآیندهای تکراری در کسب و کارشان هستند. اگر پیش از اینکه سراغ آموزش پروسس میکر بروید، می‌خواهید بدانید نرم افزار پروسس میکر چیست و چه قابلیت‌هایی دارد.

نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) یک راهکار اتوماسیون فرآیند بدون‌کد/کم‌کد است که به شما امکان می‌دهد فرآیندهای پیچیده‌ را مدل‌سازی کرده و در بخش های مختلف سازمان خود پیاده سازی کنید. این نرم افزار قابلیت‌های چشمگیر در طراحی فرم و گردش‌کار دارد و هم توسط متخصصان حرفه‌ای مدیریت فرآیندهای کسب و کار و هم کاربران تازه‌کار استفاده می‌شود. قابلیت طراحی ساده فرایندها، این نرم افزار را به انتخاب مناسبی برای تمامی کاربران تبدیل کرده و موجب محبوبیت بالای آن شده است. 

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

ارزیابی فرآیندهای جاری سازمان، پس از فاز تحلیل فرآیند

پس از تحلیل یک فرآیند در سازمان، ارزیابی فرآیند جاری در دستور کار قرار دارد. هدف از این ارزیابی، تشخیص علل اصلی مشکل در فرآیند جاری است. پس از تحلیل فرآیند جاری، ممکن است احساس کنید با دلایل ریشه ای مشکلات فرآیند جاری کاملا آشنا شده اید، اما انجام این مرحله (ارزیابی فرآیند جاری) مهم است. اگر ارزیابی را انجام دهید ممکن است متوجه شوید که دلایل اصلی یک موضوع بسیار متفاوت با آن چیزی است که در ذهن خود داشته اید.
مراحل ارزیابی یک فرآیند به شرح زیر است:

1.    ارزیابی های اولیه و اهداف تعیین شده را بررسی کنید.
هر نوع اطلاعات جدیدی که در زمینه تحلیل فرآیند موجود به دست آمده بود را بررسی کنید و اگر به این نتیجه رسیدید که اطلاعات قبلی نیاز به بازنگری دارد، این کار را انجام دهید.

2.    برداشت های اولیه مشارکت کنندگان درباره نقاط قوت و ضعف و بهبودها را capture کنید.
مسلما در این لحظه، یعنی پس از تحلیل فرآیند، شناخت نسبتا خوبی برای اعضای تیم حاصل شده است. مشکلات، ویژگی های مثبتی که باید حفظ شوند و بهبودهای امکان پذیر. بنابراین، فرصت خوبی است که در یک جلسه طوفان ذهنی این نظرات را استخراج کرده و مستند سازید.

3.    تصمیم اولیه را درباره رفتار با فرآیند بگیرید.
پنج گزینه مختلف درباره رفتار با فرآیند، مقابل اعضای تیم ارزیابی است:
-    حذف فرآیند: اگر فرآیند کلا غیرضروری است یا منافع آن توجیه کننده هزینه هایش نیست، می تواند حذف شود. هرچند چنین حالتی کم تر اتفاق می افتد.
-    برون سپاری فرآیند: در بسیاری از فرآیندهای فرعی که کار اصلی سازمان محسوب نمی شوند، برون سپاری گزینه مناسبی است.
-    رها کردن فرآیند به حال خود: اگر فرآیند مشکلی ندارد، منشا مشکلات در جای دیگری است. مثلا کسی از فرآیند تبعیت نمی کند و یا آموزش لازم است. قانون 10 درصد را اعمال کنید، یعنی اگر فرآیند جدید حداقل 10 درصد بهتر از فرآیند قبلی نیست، به حال خود رهایش کنید.
-    بهبود فرآیند: در این حالت، ساختار فرآیند مناسب است اما باید بهینه سازی انجام گیرد.
-    طراحی مجدد فرآیند: فرآیند باید کلا از نو طراحی شود.

4.    نقاط اهرمی فرآیند راشناسایی کنید.
چه چیزی واقعا در این فرآیند حائز اهمیت است؟ نقطه اهرمی ممکن است یک فعالیت یا مرحله ای از فرآیند باشد که تاثیری بیش از سهم خود بر عملکرد کل فرآیند دارد. بعید نیست که مشکل اصلی فرآیند در چنین نقاطی باشد.

5.    فرآیند را در برابر توانمندسازهای شش گانه ارزیابی کنید.
توانمندساز یکی از جنبه های فرآیند است که آن را قادر می سازد تا به طور مناسب انجام شود. توانمندسازهای شش گانه عبارتند از: طرح گردش کار، فناوری اطلاعات، انگیزش و اندازه گیری عملکرد، نیروی انسانی، خط مشی ها و قواعد، تجهیزات. اگر توانمندسازی موجود نباشد و یا نامناسب باشد، یک ضعیف ساز تلقی می شود.

6.    گام های فرآیند را ارزیابی کنید.
ارزیابی جزیی مراحل منفرد فرآیند را می توان انجام داد. برای هر فعالیت می توان چنین سوالاتی را مطرح کرد:
- آیا این گام لازم است؟ آیا به نتیجه مفیدی منجر می شود؟
- آیا یک مشتری منطقی و عاقل حاضر است برای آن پول بپردازد؟
- آیا فرد مناسبی این کار را انجام می دهد؟
- آیا این فعالیت به نحو مناسب پشتیبانی و پیاده سازی شده است؟

7.    بر پیشنهاد دادن تمرکز کنید.
علاوه بر مستندسازی ارزیابی ها ممکن است جمع کردن و سازمان دادن لیستی از ایده های بهینه سازی فرآیند مفید باشد. منظور، بهینه سازی های امکان پذیر در فرآیند است که هزینه و زمان کمی می برند و نتیجه قابل توجهی دارند که خیلی زود مشخص خواهد شد.

8.    تصمیم نهایی را درباره رفتار با فرآیند بگیرید.
نگاه نهایی به آنچه تا به حال انجام شده داشته باشید. هدف اصلی از این بخش آن است که هر نوع محدودیت یا الزامی که کسب و کار ما مقرر داشته و بر روند انجام فرآیند اثرگذار است، شناسایی شود. بسیاری از این محدودیت ها و الزامات قابل مشاهده اند، چرا که آن ها را در مدل تحلیل با سمبل gateway در گردش کار فرآیند نشان داده ایم. اما تشخیص بقیه ممکن است نیاز به دقت بیش تری داشته  باشد. با پرسیدن این سوال که "آیا این تایید یا تصمیم گیری در فرآیند واقعا لازم است؟" می توان به دنبال دلیل وجودی هر نوع خط مشی، قاعده یا الزامی گشت.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

معایب نرم افزار BPMS

یکی از معایب BPMS، احتمالاً سنگین بودن سرمایه‌گذاری اولیه در پیاده‌سازی ابزارهای نرم افزار BPMS برای بسیاری از مشاغل کوچک است. همچنین طراحی، اجرا و نگهداری یک سیستم مدیریت فرایند می‌تواند بسیار هزینه‌بر باشد و باید هزینه‌های تعمیر و نگهداری زیرساخت‌ها را هم در نظر گرفت.

از دیگر معایب BPMS، پیچیدگی و طراحی دوباره‌ی تمام فرایندهای سازمان است که مستلزم صرف زمان و تلاش بسیاری است. همچنین، ساختار آن به گونه‌ای است که به کارمندان اجازه نمی‌دهد تا به هر طریقی که خودشان مناسب می‌دانند روی راه حل‌ها کار کنند. آنها باید تابع فرایندهای مشخص شده باشد و همین موضوع ممکن است باعث مقاومت کارکنان در استفاده و همسو شدن با BPMS شود.

مزایای نرم افزار BPMS

افزایش کارایی و بهره‌وری
BPMS برای سازمان‌هایی که تمایل دارند فرایندهای کسب‌ و کارشان را بهبود دهند، ضروری است. این سیستم با حذف گردش کارهای اضافی، بهره‌وری را افزایش و عملکرد سازمان را ارتقاء می‌دهد. همچنین درک و پیاده‌سازی فرایندهای کسب‌وکار را آسان‌تر می‌کند.

 بهبود مستمر و چابکی
از مزایای نرم افزار BPMS این است که سازمان‌ها می‌توانند با ایجاد فرایندهای ترکیبی، چابکی را افزایش دهند و به‌سرعت با شرایط متغیر بازار سازگار شوند. این سیستم قابلیت سفارشی‌سازی گردن کار را دارد تا آنها را با قوانین سازمان سازگاری کند.

کاهش هزینه‌ها
با استفاده از مزایای BPMS هزینه‌های عملیاتی کمتر به حاشیه سود بالاتر و بودجه سازمانی بهتر منجر می‌شوند. یک سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار، فرایندها را کنترل می‌کند و مطمئن می‌شود که آنها هیچ مسیر غیرضروری را طی نمی‌کنند و یا اقدامات ناخواسته‌ای انجام نمی‌دهند. این ابزار گلوگاه‌های فرایندها را از بین می‌برد و ریسک سازمان را به حداقل می‌رساند.

افزایش سودآوری
هنگامی که سازمان‌ها عملیات ناکارآمد را حذف می‌کنند، سود بیشتری به دست می‌آورند. BPMS فرایندهای موجود را بهبود می‌بخشد تا سازمان بتواند راه‌حل‌های بهتری برای گردش کارها پیدا کند و با تخصیص درست منابع، هرگونه اتلافی را از بین ببرد. این عمل، به طور قابل‌ توجهی زمان چرخه فرایند را تسریع می‌کند.

تضمین انطباق و امنیت
سازمان‌ها باید با مقررات مرجع خود مطابقت داشته باشند و از مزایای BPMS همین مورد است که می‌تواند در این زمینه به شما کمک کند. به‌طوری‌که انطباق با استانداردها و الزامات نظارتی را تضمین می‌کند. در نتیجه اجرای سیاست‌ها و کنترل‌های داخلی نیز آسان‌تر خواهد شد. سازمانی که از BPMS استفاده می‌کند ایمن‌تر، سازماندهی شده‌تر و قابل اعتماد تر است.

دید کامل‌تر
هنگامی که فرایندها استاندارد می‌شوند، خطاهای انسانی کاهش می‌یابند. تجزیه‌ و تحلیل‌های بکار گرفته شده در BPMS به کاربران دید بیشتری درمورد عملکرد فرایند داده می‌شود و به آن‌ها کمک می‌کند تا به‌سرعت گلوگاه‌ها را شناسایی کنند.

7 مرحله برای ایجاد یک استراتژی هوش تجاری مدرن

هوش تجاری می تواند عملکرد را افزایش داده و مزیت های رقابتی را برای شرکت ها ایجاد کند. در ادامه هفت مرحله برای پیاده سازی یک استراتژی موثر BI ارائه می دهیم.

اجرای یک استراتژی موثر BI

نحوه اجرای استراتژی هوش تجاری

برای ایجاد و اجرای استراتژی BI وظایف مختلفی وجود دارد. به عنوان مثال، مدیران IT و BI و سایر افرادی که در برنامه ریزی آن دخیل هستند - CIO  یا مدیر ارشد داده – نیاز است که به این موارد توجه کنند:

• دریافت تاییدیه و بودجه برای برنامه BI

• ساختار و کارکنان تیم BI

• طراحی معماری BI

• نرم افزار BI که مورد استفاده قرار می گیرد را انتخاب کنید.

• برای شناسایی شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) و سایر معیارهای تجاری برای ردیابی با کاربران تجاری کار کنید.

• آموزش کاربران به ابزارهای BI

به عنوان بخشی از این فرآیند، مراحلی وجود دارد که باید برای اطمینان از این که استراتژی شما مزایای تجاری وعده داده شده را تولید می کند، طی کنید. در ادامه هفت مرحله ارائه می دهیم که به انتقال سازمان شما از استفاده از ابزارهای ساده تجزیه و تحلیل داده ها به رفع نیازهای تحلیلی تجاری فعلی و آتی با یک استراتژی موفق BI کمک می کند.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان فرآیندهای آماده پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.