نرم افزار پروسس میکر چیست و چه کاربردهایی دارد؟

نرم افزار پروسس میکر یک نرم افزار سازمانی و یک راهکار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM (و مدیریت گردش کار متنباز است که به سازمانها امکان میدهد تا به مدلسازی گردشهای کاری مبتنی بر تایید بپردازند. این نرمافزار به سازمانها در طراحی، خودکارسازی و استقرار فرآیندهای کسب و کار در مقیاسهای مختلف کمک میکند. در واقع این راهکار، یک فرمساز است که برای طراحی نامهها، تاییدیهها،
فاکتورها و قراردادها استفاده میشود. پروسس میکر، یک ابزار مدلسازی فرآیند با قابلیت drop-and-drag و به صورت ابری ارائه میکند که به کاربران اجازه میدهد نمودارهای فرآیندها را با استفاده از استانداردهای BPMN ساخته و ویرایش کنند. این نرمافزار قابلیت تغییر اندازه و برچسبگذاری تمام عناصر یک فرآیند را داشته و به شما اجازه واردکردن فرآیندها و خروجیگرفتن از آنها را
در قالب BPMN میدهد. همچنین به شما امکان میدهد تا فرمها و زیرفرمها را به زبانهای مختلف و بدون دانش برنامهنویسی ایجاد کنند. این راهکار هم به صورت آفالین و هم تحت وب قابل دسترسی است و به کاربران امکان میدهد فرمها را بر روی تلفن همراه خود پر کنند و بعد از آنالین شدن دادههای آنها ر ا همگامسازی کنند. این ابزار دارای یک داشبورد نیز است که امکان مشاهده نحوه
عملکرد فرآیندها و کارکنان را فراهم میکند. این داشبوردها قابلیت شخصیسازی براساس شاخص کارایی فرآیند و شاخص کارایی کارکنان را نیز دارند. نرم افزار پروسس میکر در سازمانهای متنوعی مانند بانکها، موسسات آموزش عالی و صنایع مختلف مورد استفاده قرار میگیرد و به آنها کمک میکند فرآیندهای پیچیده کسب و کار خود را خودکارسازی کرده و افراد و سیستمهای موجود در شرکت را به هم
 متصل کنند.

منظور از پیاده سازی فرآیند چیست؟

جهت انجام یک پروژه مدیریت فرآیندها (BPM)، سازمان ها نیاز به طی کردن چرخه عمر مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM Life Cycle دارند. در فازهای چرخه حیات مدیریت فرآیند، پس از طی کردن فاز شناسایی و مدلسازی فرآیندها، وارد فاز پیاده سازی و استقرار فرآیندها می شویم تا فرآیندهای طراحی و مدلسازی شده را تحت نرم افزار پیاده سازی و راه اندازی کنیم. پس از آن، بهینه سازی و نظارت فرآیندها نیز فازهای بعدی چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار می باشند.

در واقع BPMS ها نرم افزارهایی هستند که فرآیندهای تحلیل و مدلسازی شده را در آن ها پیاده سازی می کنیم. همچنین فرم های هر فرآیند نیز در نرم افزار BPMS طراحی و پیاده سازی می شوند. هدف این است که فرآیندها تحت نرم افزار پیاده سازی شده و اتوماسیونی شوند.

پیاده سازی نقطه ای است که ما به سمت BPMS ها می رویم و نیاز است تا از افراد متخصص در زمینه نرم افزار و آی تی در آن استفاده نماییم.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

ساخت فرآیندها در پروسس میکر

ساخت فرآیندها در پروسس میکر

از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیندها در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند. همچنین بسیاری از سازمان ها نیز ممکن است ساخت فرآیندها و فرم ها را در پروسس میکر تا حدی انجام داده باشند، اما برای استفاده های پیچیده تر که نیاز به برنامه نویسی بیش تری وجود دارد، به افراد متخصص تری در خارج از سازمان داشته باشند و در این حالت نیز می توانند از خدمات مدیریت فرآیند پارس استفاده نمایند.

لازم به ذکر است که ParsBPMS دارای سابقه پیاده سازی بیش از 500 فرآیند در حوزه های مختلفی از جمله بازرگانی خارجی، مدیریت اسناد مهندسی، مهندسی ساختمانی، مدیریت جلسات، تایم شیت و ارزیابی میزان کارکرد پرسنل، داوری و حقوقی، کلیشه سازی چاپ و ... تحت نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) می باشد.

طراحی مدل BPMN فرآیند، طراحی فرم های پویا (Dynaforms)، انواع کدنویسی ها در فرآیند، طراحی دیتابیس در SQL یا MySQL و ذخیره سازی اطلاعات فرم ها و فرآیندها در آن نیز توسط تیم گروه مدیریت فرآیند پارس برای شما انجام خواهد گرفت.

همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به وسیله ماژول فارسی ساز پراسس میکر، این نرم افزار را برای شما فارسی سازی و شخصی سازی نماید.

قابلیت‌های بایگانی اسناد در نرم افزار BPMS

مدیریت الکترونیکی اسناد (EDM): این قابلیت به کاربران اجازه می‌دهد تا اسناد را در داخل سیستم ذخیره کنند، مدیریت کنند و جستجو کنند. این اسناد ممکن است فاکتورها، قراردادها، فرم‌های اطلاعاتی و غیره باشند.

جریان کاری اسناد: این ویژگی به کاربران امکان می‌دهد تا فرآیندهای کاری مرتبط با اسناد را تعریف کنند. به عنوان مثال، می‌توان یک جریان کاری برای تأیید یک فاکتور یا بررسی یک قرارداد ایجاد کرد.

کنترل دسترسی: این ویژگی به مدیران امکان می‌دهد تا دسترسی کاربران به اسناد را مدیریت کنند، به طوری که فقط افراد مجاز به دیدن و ویرایش اسناد بتوانند به آنها دسترسی پیدا کنند.

بایگانی خودکار: برخی از خرید نرم‌افزار BPMS امکان بایگانی خودکار اسناد را فراهم می‌کنند، به طوری که بر اساس یک برنامه زمانبندی شده یا شرایط مشخص، اسناد به صورت خودکار بایگانی شوند و فضای ذخیره‌سازی را تمیز نگه دارند.

یادآوری و اعلان‌ها: این ویژگی به کاربران امکان می‌دهد تا در مورد وظایف مرتبط با اسناد یادآوری‌ها و اعلان‌ها دریافت کنند، مانند تأیید یک فاکتور یا انقضای یک قرارداد.

انتقال اسناد: این قابلیت به کاربران امکان می‌دهد تا اسناد را بین اعضای تیم یا بخش‌های مختلف سازمان انتقال دهند، با حفظ تاریخچه و موارد مرتبط.

به طور کلی، برای بایگانی اسناد در نرم‌افزار BPMS باید از ترکیبی از این قابلیت‌ها و ویژگی‌ها استفاده کرد تا فرآیند بایگانی بهینه شده و مطمئن انجام شود.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

مراحل اجرای موفقیت آمیز BPMS

موفقیت در اجرای BPM توسط یک BPMS برای سازمان شما به انتخاب نرم افزار مناسب ختم نمی شود. در واقع از آنجا شروع می شود. با این حال، عامل اولیه ای که بر میزان موفقیت مدیریت فرآیندهای کسب و کار تأثیر می گذارد، چگونگی پیاده سازی است. در اینجا مراحل اجرای موفقیت آمیز BPMS در سازمان شما آورده شده است.

مرحله 1: یک تیم پیاده سازی BPMS تشکیل دهید

مرحله ۲: اندازه‌گیری عملکرد با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)

مرحله 3: BPMS را مانند یک پروژه تجاری پیاده سازی کنید

مرحله 4: از یک پلتفرم BPM قابل سفارشی سازی استفاده کنید

مرحله 5: امکان های موجود برای یکپارچه سازی و ادغام ها را شناسایی کنید