مزایای استفاده از BPM

استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) مزایا و فواید متعددی را برای سازمان‌ها به همراه دارد. برخی از این مزایا عبارتند از:

افزایش بهره‌وری: BPM امکان بهینه‌سازی فرآیندها و کاهش زمان و هزینه‌های مرتبط با آن‌ها را فراهم می‌کند که به بهبود کلی عملکرد سازمان و افزایش بهره‌وری منجر می‌شود.

افزایش کیفیت: با بهبود فرآیندها و استفاده از معیارهای کیفیت، مدیریت فرآیند کسب و کار به کاهش خطاها، افزایش دقت، و بهبود کیفیت محصولات و خدمات کمک می‌کند.

انعطاف‌پذیری: BPM قابلیت انعطاف‌پذیری در برابر تغییرات محیطی و نیازهای بازار را فراهم می‌کند. فرآیندها به سرعت قابل تغییر و بهبود می‌شوند.

بهبود ارتباطات: با تعریف دقیق فرآیندها و وظایف، ارتباطات داخلی و خارجی سازمان بهبود می‌یابد و اطلاعات به صورت دقیق‌تر و سریع‌تر منتقل می‌شود.

افزایش توانایی تصمیم‌گیری: با داشتن داده‌ها و اطلاعات دقیق از فرآیندها، مدیران قادرند تصمیمات بهتری را اتخاذ کنند و بر اساس داده‌های موجود عمل کنند.

افزایش رقابت‌پذیری: با بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری، سازمان‌ها قادرند به بهبود کیفیت محصولات و خدمات خود بپردازند و در بازار رقابتی موفق‌تر عمل کنند.

مدیریت ریسک بهتر: با شناخت دقیق فرآیندها و نقاط ضعف، سازمان‌ها می‌توانند بهترین راهکارها را برای مدیریت و کاهش ریسک‌ها اتخاذ کنند.

به طور کلی، BPM نقش مهمی در بهبود عملکرد و افزایش کارایی سازمان‌ها دارد و می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا با تغییرات محیطی و نیازهای بازار سازگار شوند و رشد و توسعه پایداری داشته باشند.

۶ نوع کاربردی از نرم افزار مدیریت فرایند کسب وکار

برنامه های مبتنی بر جریان کار: این نوع نرم افزار نشان می‌دهد که چگونه می‌توان فرآیندها را به نحوی بهینه به سیستم‌های اتوماتیک و اعضای تیم محول نمود. برای انجام این کار، نرم‌افزار جریان کار نیازمند نقشه ای همراه با جزئیات از فرآیندهای کسب وکار موجود است. این جزییات به دقت موردارزیابی قرار میگیرد، تا وظیفه اتوماتیک سازی مراحل ویژه، برای تحویل نتایج و عملکرد بهینه صورت گیرد و از این طریق، رضایت مشتری افزایش یابد. هر چند، از آنجا که نرم افزار جریان کار بر روی یک فرایند ثابت اعمال می‌شود، ممکن است انجام تغییرات خاص در آن مجاز نباشد.

 نرم افزار نظارت بر کارآمدی: تعیین حلقه ضعیفی که سبب می‌شود زنجیره فرآیند، غیرکارآمد یا ناموفق باشد، هدف اصلی این نوع از نرم افزارهای BPM  است. این هدف از طریق نظارت دقیق بر فرآیند از آغاز تا پایان، در عین برخورداری از رابط های برنامه کاربردی (API) به منظور برقراری ارتباط با هر نوع سیستم شرکتی در طول روند یک فرایند کسب وکار، محقق میشود. تشخیص این گونه محدودیت ها سبب می شود که پیداکردن شیوه های غلبه بر آنها از طریق مجموعه‌ای از برنامه‌های استراتژیک دقیق برای مدیریت، ساده‌تر باشد.

 ابزارهای یکپارچه سازی سیستم های کاربردی سازمان (EAI) :این مورد، ترکیبی از برنامه  های کاربردی مبتنی بر جریان کار و نرم افزار نظارت بر کارآمدی است. این ابزار، API را به منظور استخراج اطلاعات از سیستم های گوناگون که منجر به افزایش سطح کارآمدی فرآیندهای کسب وکار می شود، مورد استفاده قرار می دهد.

خودکارسازی فرایندها: نرم‌افزارهای BPM برای خودکار کردن وظایف تکراری و زمان‌بر بسیار مفید هستند. به عنوان مثال، خودکارسازی جریان کاری درخواست‌های کارمندان، پیگیری اسناد، یا پردازش فاکتورها می‌تواند از بار کاری کارکنان بکاهد و کارایی را افزایش دهد.

نظارت و بهبود عملکرد فرایندها: این نرم‌افزارها به مدیران امکان می‌دهند تا به‌صورت بلادرنگ (Real-time)بر روی فرایندها نظارت داشته باشند، داده‌ها را تحلیل کنند و عملکرد سازمانی را بهبود بخشند. از این طریق می‌توانند گلوگاه‌ها یا مشکلات موجود در فرایندها را شناسایی کرده و اقدامات اصلاحی انجام دهند.

هماهنگی و یکپارچگی بین تیم‌ها و سیستم‌ها: نرم‌افزارهای BPM به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرایندهای مختلف را میان تیم‌های مختلف و همچنین بین سیستم‌های نرم‌افزاری مختلف هماهنگ کنند. این قابلیت به کاهش اشتباهات و بهبود همکاری میان بخش‌های مختلف سازمان کمک می‌کند.

نرم افزار BPMS و ارتباط با نرم افزار حسابداری

نرم‌افزار BPMS (Business Process Management System) سیستمی است برای مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار که از طریق اتوماسیون فرآیندهای مختلف به افزایش کارایی و بهره‌وری سازمان‌ها کمک می‌کند. ارتباط و یکپارچگی BPMS با نرم‌افزارهای حسابداری ویژگی مهمی است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا داده‌ها و اطلاعات مالی خود را به صورت خودکار و منسجم مدیریت کنند.

یکی از چالش هایی که در راه یکپارچه سازی اطلاعات سازمانی وجود دارد استفاده از نرم افزار BPMS و ارتباط با نرم افزار حسابداری است. معمولا یکی از اولین نرم افزارهایی که خریداری می شود نرم افزار در حوزه مالی است و جای تردیدی نیست یکی از مهم ترین و حساسترین سیستم ها، سیستم حسابداری است. معمولا خرید نرم افزار در حوزه مالی با دقت و وسواس زیادی صورت می پذیرد. این درجه اهمیت و حساسیت از آنجا بوجود می آید که کل زیر سیستم های موجود در سازمان با این سیستم در ارتباط خواهند بود. برخی از این سیستم ها همانند انبار، حقوق و دستمزد، اموال و … معمولا در کنار نرم افزاری حسابداری ارائه می گردد و حداقل بحث ارتباط با کدینگ حساب ها و تفصیلی در آنها دیده شده است. ارسال سند از زیرسیستم ها به نرم افزار حسابداری نیز در آنها وجود دارد. در این روش با ارائه تیپ های ارسال سند و استفاده از کدهای رابط، اپراتور زیرسیستم بدون نیاز به داشتن اطلاعات سیستم مالی و تعریف کدینگ ها و تفصیلی زیرسیستم خود را راهبری می کند.

ساخت فرآیندها در پروسس میکر

از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیندها در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند. همچنین بسیاری از سازمان ها نیز ممکن است ساخت فرآیندها و فرم ها را در پروسس میکر تا حدی انجام داده باشند، اما برای استفاده های پیچیده تر که نیاز به برنامه نویسی بیش تری وجود دارد، به افراد متخصص تری در خارج از سازمان داشته باشند و در این حالت نیز می توانند از خدمات مدیریت فرآیند پارس استفاده نمایند.

لازم به ذکر است که ParsBPMS دارای سابقه پیاده سازی بیش از 500 فرآیند در حوزه های مختلفی از جمله بازرگانی خارجی، مدیریت اسناد مهندسی، مهندسی ساختمانی، مدیریت جلسات، تایم شیت و ارزیابی میزان کارکرد پرسنل، داوری و حقوقی، کلیشه سازی چاپ و ... تحت ساخت فرآیند نرم افزار پراسس میکر می باشد.

طراحی مدل BPMN فرآیند، طراحی فرم های پویا (Dynaforms)، انواع کدنویسی ها در فرآیند، طراحی دیتابیس در SQL یا MySQL و ذخیره سازی اطلاعات فرم ها و فرآیندها در آن نیز توسط تیم گروه مدیریت فرآیند پارس برای شما انجام خواهد گرفت.

همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به وسیله ماژول فارسی ساز پراسس میکر، این نرم افزار را برای شما فارسی سازی و شخصی سازی نماید.

نرم افزار پراسس میکر چیست؟

نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) یکی از مهم ترین نرم افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) است که به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای خود را خودکارسازی و اتوماسیونی کنند. این نرم افزار قابلیت هایی نظیر مدلسازی فرآیندها با استاندارد BPMN 2.0، طراحی فرم های واکنش گرا (Responsive) در یک محیط فرم ساز گرافیکی، اتصال به انواع بانک های اطلاعاتی، مدیریت و کنترل ارجاعات در فرآیندها و ... را برای سازمان ها فراهم می سازد. یکی از مهم ترین دلایل محبوبیت این نرم افزار در بسیاری از سازمان های ایران، رایگان بودن و متن باز بودن (Open Source) آن است. بی نیاز شدن از پرداخت هزینه های خرید و تمدید لایسنس جهت تعریف فرآیند و کاربر در نرم افزار، یکی از امتیازات بزرگ برای بسیاری از سازمان ها است. شما با پروسس میکر می‌توانید به تعداد نامحدودی کاربر و یا فرآیند ایجاد نمایید. به همین دلیل شرکت های مختلفی ضمن استفاده از این نرم افزار در سیستم هایی همچون اتوماسیون اداری خود، اقدام به ارایه نرم افزار پروسس میکر به مشتریان خود می کنند.