ویژگی‌ها و قابلیت‌ها ProcessMaker

طراحی گرافیکی فرایندها: ProcessMaker امکان طراحی فرایندهای کسب و کار را به صورت گرافیکی با استفاده از ابزارها و کامپوننت‌های متنوع فراهم می‌کند. این ابزار به کاربران اجازه می‌دهد تا فرایندها را به صورت ویژوال طراحی کرده و به راحتی آنها را سفارشی‌سازی کنند.

پیاده‌سازی و اجرای فرایندها:نرم افزار پروسس میکر ProcessMaker امکان اجرای فرایندهای طراحی شده را به صورت خودکار فراهم می‌کند. این نرم‌افزار به کاربران اجازه می‌دهد تا فرایندها را از طریق پنل کاربری مدیریت و مانیتور کنند و فعالیت‌ها را پیگیری کنند.

یکپارچه سازی با سیستم‌های دیگر: ProcessMaker قابلیت یکپارچه سازی با سیستم‌های دیگر را فراهم می‌کند. این یکپارچه سازی‌ها می‌تواند شامل اتصال به سیستم‌های موجود در سازمان مانند سیستم‌های مدیریت انبار، سیستم‌های مالی، و سایر سیستم‌های نرم‌افزاری باشد.

مانیتورینگ و گزارش‌گیری: ProcessMaker امکان مانیتورینگ فرایندها و گزارش‌گیری از عملکرد آنها را فراهم می‌کند. این نرم‌افزار به کاربران امکان مشاهده و تجزیه و تحلیل اطلاعات مربوط به فرایندها را می‌دهد تا بتوانند عملکرد خود را بهبود بخشند.

امنیت و کنترل دسترسی: ProcessMaker امکان مدیریت امنیت و کنترل دسترسی به فرایندها را فراهم می‌کند. این نرم‌افزار به مدیران اجازه می‌دهد تا دسترسی کاربران به فرایندها و اطلاعات مربوطه را مدیریت کنند و از اطلاعات محرمانه محافظت کنند.

پشتیبانی از استانداردها: ProcessMaker از استانداردهای مدل‌سازی فرایندهای کسب و کار مانند BPMN (Business Process Model and Notation) پشتیبانی می‌کند که این به کاربران اجازه می‌دهد تا فرایندهای خود را با استفاده از استانداردهای صنعتی مدل‌سازی کنند.

فروش پکیج های فرآیند آماده پروسس میکر

همواره یکی از سوالاتی که برای بسیاری از سازمان ها در زمان خرید و راه اندازی یک نرم افزار BPMS (نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار) مطرح می شود این است که آیا فرآیندهای آماده ای وجود دارد تا سازمان نیازمند پیاده سازی فرآیندها از صفر نباشد؟

گروه مدیریت فرآیند پارس با سابقه چندین سال پیاده سازی فرآیندها در سازمان های مختلف تحت نرم افزار BPMS پروسس میکر، اقدام به تهیه پکیج هایی از فرآیندهای آماده مرتبط با حوزه های کاری مختلف کرده است. این پکیج ها تشکیل شده از نمونه های موفق فرآیندها در سازمان های مربوطه می باشد که به صورت کلی در دسته های زیر قرار می گیرند:

✅ پکیج اداری
✅پکیج تایم شیت
✅پکیج مهندسی ساختمانی
✅پکیج بازرگانی خارجی
✅پکیج تولید و صادرات محصولات نفتی
✅پکیج حقوقی و داوری
✅پکیج مدیریت اسناد مهندسی (EDMS)
✅پکیج مدیریت جلسات

هر یک از پکیج ها شامل فرآیندهای مربوط به حوزه خود هستند و هر فرآیند از نمونه موفق و کامل تر خود در میان چندین سازمان مشابه تهیه شده است.

لازم به ذکر است، از آن جا که نرم افزار پراسس میکر یک BPMS اوپن سورس (متن باز) می باشد، سازمان ها پس از راه اندازی فرآیندهای مربوطه می توانند تغییرات موردنیاز خود را نیز به راحتی در فرم ها و فرآیندها لحاظ نمایند.

جهت دریافت اطلاعات بیش تر و مشاهده دمو از پکیج ها، با همکاران ما در تماس باشید.

ثبت تایم شیت عملکرد پرسنل در نرم افزار ProcessMaker

بسیاری از سازمان ها به خصوص در شرکت های پروژه محور و حوزه EPC، پرسنل سازمان همه روزه بر روی فعالیت ها و پروژه های مختلفی کار می کنند. در این سازمان ها برای مدیران اهمیت دارد که میزان کارکرد پرسنل خود را در زمان حضور در شرکت و میزان کار بر روی هر پروژه ارزیابی کنند.

فرآیند تایم شیت که در سازمان های مشابه توسط گروه مدیریت فرآیند پارس در این راستا تحت نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) پیاده سازی شده است، این امکان را فراهم می سازد تا هر یک از پرسنل سازمان در هر روز با ثبت تایم شیت خود، مشخص کند که از چه ساعتی تا چه ساعتی بر روی چه پروژه یا فعالیتی در سازمان کار کرده است. در نهایت مواردی همچون میزان کارکرد کل هر شخص در هر روز، مدت زمان اتلاف وقت و ... توسط نرم افزار به صورت خودکار محاسبه می گردد.

لازم به ذکر است که این فرآیند می تواند با اتصال به نرم افزار حضور و غیاب سازمان، ساعت ورود و خروج هر فرد به سازمان در هر روز را دریافت کرده و در تایم شیت نمایش دهد.

نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) یکی از مهم ترین نرم افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) است که طی سال های اخیر در سازمان‌های ایرانی مخاطبان زیادی پیدا کرده است. یکی از مهم ترین دلایل محبوبیت این نرم افزار، رایگان بودن و متن باز بودن (Open Source) آن است و به همین دلیل شما نیاز به پرداخت هیچ هزینه ای بابت خرید لایسنس جهت تعریف فرآیند و کاربر در نرم افزار ندارید و می‌توانید به تعداد نامحدودی کاربر و یا فرآیند ایجاد نمایید.

چرخه BPR چیست؟

مهندسی مجدد فرایندها (Business Process Reengineering) یا به طور مخفف BPR، مکانیزمی است که با مطالعه دقیق فرایندها بر اساس آمار و اطلاعات و بازنگری تدریجی آن، بهبود عملکرد سازمان را در بر خواهد داشت. امروزه مهندسی مجدد، با نامهای متفاوتی چون طراحی مجدد فرایندهای اصلی، نوآوری فرایندی، طراحی مجدد فرایندهای کسب‌ و کار ، مهندسی مجدد سازمان، طراحی مجدد ریشه‌ای  و معماری مجدد سازمان معرفی می‌گردد.
مهندسی مجدد اغلب جهت دستیابی به کاهش هزینه‌ها و اصلاحات بنیادین در خدمات، دقت و کیفیت و البته ساده سازی انجام می‌شود. بنیاد مهندسی مجدد بر بررسی فرایندهای سازمان و شناخت نقاط ضعف و قوت آن حاکم است. ذکر این نکته لازم است تغییرات بنیادی در فرایندهای عملیاتی سازمان به دلیل پیچیدگی دارای ریسک بالایی است بنابراین در صورت عدم انجام صحیح آن، سازمان را دچار مرگ فرایندی خواهد کرد. 

چرخه BPR چیست؟

مراحل زیر به عنوان الگوی استفاده از BPR تعریف شده است:

1. شناخت ساختار سازمان و بیان اهداف.
2. شناخت دقیق فرایندهای موجود سازمان.
3. شناسایی فرایندهایی که نیاز به بازطراحی دارد.
4. سطح تغییرات فرایندها مشخص شود.
5. فرایندهای جدید پیاده سازی شود.
6. فرایندهای ساخته شده، اجرایی شوند.
7. فرایندهای جدید ارزیابی شوند.
8. بهبود مستمر بایستی صورت پذیرد.

علاوه بر آن، گروه مدیریت فرآیند پارس کلیه خدمات پیاده سازی فرآیندها تحت نرم افزار ProcessMaker را می تواند به شما ارایه دهد.

کاهش هزینه های سازمان با مدیریت فرآیندها

1. فرآیندهای خود را بشناسید

کاهش هزینه ها اگر به صورت تصادفی باشد، به جای اینکه شما را وادار به ایجاد یک استراتژی کاهش هزینه قوی کند، تنها صرفه جویی کوتاه مدت به شما می دهد. کسب و کارهایی که هدفشان دستیابی به مقرون به صرفه بودن در بلندمدت است، باید درک کاملی از تمام فرآیندهای خود داشته باشند. یک "کتابخانه فرآیند" (سلسله مراتب فرآیند شامل فرآیندهای اصلی کسب و کار، گروه های فرآیند کسب و کار و عملکردهای مختلف کسب و کار) برای این منظور برای شما مفید خواهد بود. این به عنوان چارچوبی برای تمام فرآیندهای فعلی کار می کند و به موارد زیر کمک خواهد نمود:

• شناسایی فرآیندهایی که نیاز به توجه فوری دارند
• اولویت قراردادن فرآیندهایی که مستقیماً با نتیجه سازمان مرتبط هستند
• تعیین جهت برای تجزیه و تحلیل کامل
• شناسایی وابستگی های فرآیند

این یافته‌ها برای پایه‌گذاری یک استراتژی قوی بهبود فرآیند کسب‌وکار که می‌تواند به صرفه‌جویی در هزینه کمک کند، ضروری است.

2. فرآیندهای خود را نقشه برداری کنید

"شما فکر می کنید همه چیز را می دانید. اما برای شناسایی چیزهایی که نمی دانید، از همین امروز شروع به مستندسازی فرآیندهای کسب و کار خود کنید!"

ایجاد یک نقشه فرآیند وضعیت موجود، دومین وظیفه بزرگی است که برای کنترل مخارج سازمانی باید روی آن تمرکز کرد. این یک نمای کلی از تمام فرآیندهایی که در حال حاضر در یک سازمان اجرا می شوند و همچنین با تفکیک کامل آن ها را به تصویر می کشد. هر چه بیشتر در نماهای سطح پایین تر کاوش کنید، بهتر این ایده را در مورد نحوه عملکرد فرآیندها، نحوه ارتباط آنها و نحوه ارتباط هزینه های مختلف با آنها ایجاد می کنید.

استفاده از نقشه‌برداری فرآیند به سازمان در زمینه های زیر کمک می‌کند:

• شناسایی نقاط درد که نیاز به رسیدگی فوری دارند
• شناسایی گلوگاه هایی که باید از بین بروند
• تشخیص فاصله بین وضعیت موجود و وضعیت آینده مطلوب
• یافتن فرآیندهای تکراری یا غیر ضروری
• دستیابی به شفافیت عملیاتی
• تضمین ارتباط بهتر
• تصمیم گیری بهتر

نقشه برداری، تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار را آسان تر می کند و این امر بر کاهش هزینه های مربوطه تاثیرگذار خواهد بود.

 

3. فرآیندهای خود را تجزیه و تحلیل کنید

تجزیه و تحلیل هزینه برای ایجاد یک استراتژی کاهش ضروری است و تجزیه و تحلیل فرآیند اساساً پایه و اساس آن می باشد. یک فرآیند را می توان به دو روش کمی یا کیفی تجزیه و تحلیل کرد.

جنبه های کمی تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار معمولاً به روش زیر طبقه بندی می شوند:

• تجزیه و تحلیل ارزش فرآیند: تجزیه و تحلیل ارزش هر یک از وظایف برای دانستن اینکه آیا به طور مستقیم به رضایت مشتری کمک می کند یا خیر.
• تجزیه و تحلیل زمان فرآیند: فهمیدن اینکه آیا زمان سرمایه گذاری شده به درستی استفاده می شود یا خیر. دو جزء دارد: کل زمان اجرا، کل زمان تاخیر.
• تجزیه و تحلیل هزینه فرآیند: برای اطمینان از اینکه فرآیندها افزایش درآمد را برای کسب و کار رقم می زنند. دو جزء این عبارتند از: کل هزینه اجرا، کل هزینه تاخیر.
• تجزیه و تحلیل کارایی فرآیند: برای تعیین اینکه کدام فرآیند کارآمد است و کدام یک کارایی ندارد.

با این حال، همه چیز را نمی توان به صورت کمی تحلیل کرد. همچنین جنبه‌های رفتاری، فناوری و رویه‌ای فرآیندها وجود دارد که با در نظر گرفتن سه مؤلفه زیر به صورت کیفی تحلیل می‌شوند:

• مردم
• سیستم
• حکومت

همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس کلیه خدمات پیاده سازی فرآیندها تحت نرم افزار ProcessMaker را می تواند به شما ارایه دهد.

در نهایت، تمام مشاهدات برای دستیابی به راه حل های بهبود برای هر یک از فرآیندها ترکیب می شوند که شامل:

• حذف دوگانگی فرآیند
• حذف فرآیندهای بدون ارزش افزوده
• ادغام دو یا چند فرآیند در یک فرآیند
• ادغام فرآیندهای ضروری که گم شده اند

این عمل برخی از هزینه های غیرضروری مرتبط با فرآیندها را نیز کاهش می دهد.

4. مخارج خود را مشخص کنید

شناسایی هزینه های موجود قبل از یافتن فرصت های کاهش هزینه بسیار مهم است. تحلیلگران فرآیند را قادر می‌سازد تا تمام هزینه‌ها (از بالاترین تا کمترین) را دسته‌بندی کرده و اولویت بندی نمایند. بنابراین هنگامی که تجزیه و تحلیل ارزش و هزینه انجام می شود، باید حوزه هایی را که صرفه جویی عمده را ارائه می دهند از حوزه هایی که کسب و کار بیشترین هزینه را در آنها انجام داده است، جدا کرد. 3 روش موثر برای انجام آن وجود دارد:

• از هر فرصت ممکنی که کاهش هزینه را تضمین می کند، استفاده کنید.
• رویکردی را به کار گیرید که در آن حوزه هایی که بیشترین هزینه‌ها را در بر می‌گیرند اولویت‌بندی شده تا بیشترین استفاده را از سرمایه‌گذاری ببرید.
• رویکردی را به کار گیرید که در آن دست یافتنی‌ترین پیشرفت‌ها اولویت‌بندی می‌شوند تا بتوانید از فرصت‌ها حداکثر استفاده را ببرید.

یک ابتکار مدیریت فرآیند آن است که این کار را با تعریف جریان فرآیندهای سازمانی و ارائه یک دید روشن در سراسر حوزه های عملکردی تسهیل می کند. مدیریت هزینه را آسان‌تر کرده و به تنظیم مدل فرآیند وضعیت فعلی بر این اساس کمک می‌کند.

دستیابی به کارایی هزینه برای سازمان هایی که دارای استراتژی های قوی هستند، آسان تر و موثرتر می شود. در مدیریت فرآیند کسب و کار، رویکردی ساختاریافته برای کاهش مخارج سازمانی دنبال می شود که یکی از اهداف استراتژیک برنامه نیز می باشد و شامل موارد زیر خواهد بود:

• بهینه سازی فرآیند
• حذف زایدات
• استفاده بهینه از منابع
• تراز کردن اجزای فرآیند
• بهبود عملکرد فرآیند

در اصل، BPM بخش هایی را هدف قرار داده که هزینه ها باید کاهش یابد و آن ها را تحت تاثیر قرار می دهد. در نتیجه، شرکت‌ها می‌توانند با موفقیت با چالش‌های کسب و کار روبرو شده و بیشترین بازده را با حداکثر حفظ منابع تضمین نمایند.