تفاوت اصلی BPM ،BPMN ،BPMS

BPM روشی مؤثر برای مدیریت و کنترل فرایندها است که امکان هم‌راستایی فرایندهای کسب و کار را با نیازهای مشتری فراهم می‌کند و به مدیران کسب و کار کمک می‌کند تا چگونگی استقرار، نظارت و توزیع بهتر منابع سازمان را تعیین کنند.

از طرف دیگر، BPMN یک زبان مدل سازی بصری قابل درک است که برای دستیابی به وظایف BPM استفاده می‌شود. هدف استاندارد کردن نمایش عناصر به صورت گرافیکی توسط BPMN این است که فرایندها توسط همه کارکنان سازمان درک شود، نه فقط برخی بخش‌های خاص.

در حالی که نرم افزار BPMS ابزاری است که به فرایندهای یک سازمان اجازه می‌دهد تا هر مرحله از BPM بر اساس الگوهای BPMN، طراحی، خودکار، تجزیه و تحلیل و نظارت شوند.

بنابراین، تفاوت BPM و BPMS در اینجا کاملاً واضح است. اساساً BPM یک روش یا تکنیک برای بهبود نتایج کسب‌وکار از طریق درک بیشتر از نحوه عملکرد یک فرایند و چگونگی کارکرد آن در آینده است و BPMS مجموعه‌ای از ابزارها است که در هر مرحله از اجرا از الگوها و استانداردهای BPMN برای کمک به ساختن سیستم‌های نرم‌افزاری یا برنامه کاربردی برای خودکارسازی فرایندها استفاده می‌کند.

ساخت فرآیندها در پروسس میکر

از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیندها در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند. همچنین بسیاری از سازمان ها نیز ممکن است ساخت فرآیندها و فرم ها را در پروسس میکر تا حدی انجام داده باشند، اما برای استفاده های پیچیده تر که نیاز به برنامه نویسی بیش تری وجود دارد، به افراد متخصص تری در خارج از سازمان داشته باشند و در این حالت نیز می توانند از خدمات مدیریت فرآیند پارس استفاده نمایند.

جهت انجام یک پروژه مدیریت فرآیندها (BPM)، سازمان ها نیاز به طی کردن چرخه عمر مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM Life Cycle دارند. در فازهای چرخه حیات مدیریت فرآیند، پس از طی کردن فاز شناسایی و مدلسازی فرآیندها، وارد فاز پیاده سازی و استقرار فرآیندها می شویم تا فرآیندهای طراحی و مدلسازی شده را تحت نرم افزار پیاده سازی و راه اندازی کنیم. پس از آن، بهینه سازی و نظارت فرآیندها نیز فازهای بعدی چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار می باشند.

در واقع BPMS ها نرم افزارهایی هستند که فرآیندهای تحلیل و مدلسازی شده را در آن ها پیاده سازی می کنیم. همچنین فرم های هر فرآیند نیز در نرم افزار BPMS طراحی و پیاده سازی می شوند. هدف این است که فرآیندها تحت نرم افزار پیاده سازی شده و اتوماسیونی شوند.

پیاده سازی نقطه ای است که ما به سمت BPMS ها می رویم و نیاز است تا از افراد متخصص در زمینه نرم افزار و آی تی در آن استفاده نماییم.

راه اندازی نرم افزار BPMS در شرکت مهندسی ساختمانی

گروه مدیریت فرآیند پارس ضمن دریافت و تحلیل روش اجرایی فرآیندهای مختلف و فرم های هر بخش از شرکت ساختمانی موردنظر، اقدام به پیاده سازی فرآیندها و فرم های مورد نظر تحت یک نرم افزار BPMS (نرم افزار مدیریت فرآیندها) به نام نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) کرده و بستری را برای این سازمان‌ها در راستای مدیریت و مکانیزه کردن فرآیندهای خود و افزایش بهینگی در آن‌ها حاصل نموده است. این سیستم به شرکت ساختمانی کمک می کند تا فرآیندهای خود را از تعریف هر پروژه گرفته تا گزارش بازدید نظارت از پروژه ها، بررسی نقشه های پروژه، خرید محصولات اولیه، مباحث مالی و صورت پرداخت تنخواه و ... را به صورت نرم افزاری و مکانیزه ثبت و مدیریت کنند و در نتیجه گزارشات سیستمی نیز از نتایج حاصل از آن ها دریافت نمایند.

برخی فرآیندها و سیستم های توسعه داده شده تحت نرم افزار BPMS پروسس میکر در این سازمان ها به شرح زیر است:

•    فرآیند گزارش بازدید واحد نظارت در هر فاز از پروژه (شروع عملیات ساختمانی، تخریب، گودبرداری، فونداسیون، اسکلت، سقف و ...)
•    ثبت و مدیریت گریدبندی، چک لیست ها (همچون ایمنی و حفاظت کار، گودبرداری (نیلینگ)، سقف کامپوزیت، بتن ریزی، سفت کاری و ...) و محاسبات ارزیابی آن ها به صورت سیستمی و خودکار
•    فرآیند بررسی نقشه های پروژه
•    فرآیند رسیدگی به شکایت کارفرما
•    درخواست خرید مواد و محصولات اولیه
•    صورت پرداخت تنخواه
•    و ...

گروه مدیریت فرآیند پارس کلیه فرآیندهای مربوطه در این سازمان ها را طی برگزاری جلساتی با مدیران و پرسنل آن ها به طور کامل شناسایی و تحلیل کرده و آن فرآیندها را تحت نرم افزار پروسس میکر به صورت کامل پیاده سازی نموده است.

فرآیند ثبت تایم شیت عملکرد پرسنل در نرم افزار ProcessMaker

فرآیند نرم افزار تایم شیت  که در سازمان های مشابه توسط گروه مدیریت فرآیند پارس در این راستا تحت نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) پیاده سازی شده است، این امکان را فراهم می سازد تا هر یک از پرسنل سازمان در هر روز با ثبت تایم شیت خود، مشخص کند که از چه ساعتی تا چه ساعتی بر روی چه پروژه یا فعالیتی در سازمان کار کرده است. در نهایت مواردی همچون میزان کارکرد کل هر شخص در هر روز، مدت زمان اتلاف وقت و ... توسط نرم افزار به صورت خودکار محاسبه می گردد.

لازم به ذکر است که این فرآیند می تواند با اتصال به نرم افزار حضور و غیاب سازمان، ساعت ورود و خروج هر فرد به سازمان در هر روز را دریافت کرده و در تایم شیت نمایش دهد.

نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) یکی از مهم ترین نرم افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) است که طی سال های اخیر در سازمان‌های ایرانی مخاطبان زیادی پیدا کرده است. یکی از مهم ترین دلایل محبوبیت این نرم افزار، رایگان بودن و متن باز بودن (Open Source) آن است و به همین دلیل شما نیاز به پرداخت هیچ هزینه ای بابت خرید لایسنس جهت تعریف فرآیند و کاربر در نرم افزار ندارید و می‌توانید به تعداد نامحدودی کاربر و یا فرآیند ایجاد نمایید.

گروه مدیریت فرآیند پارس ضمن فعالیت در زمینه ساخت فرآیند در نرم افزار پراسس میکر، سابقه همکاری با سازمان های مختلفی در زمینه هایی همچون بازرگانی، مدیریت اسناد مهندسی، ساختمانی، مدیریت جلسات و ... تحت نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) را دارد و می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک نماید.

خودکارسازی کارها با اتوماسیون اداری ؟

خودکارسازی کارها با استفاده از اتوماسیون اداری یک رویکرد مهم در مدیریت و اجرای فعالیت‌های مختلف در سازمان‌ها است. اتوماسیون اداری به کمک فناوری‌های اطلاعات و نرم‌افزارهای مخصوص، فرآیندهای کاری را به صورت خودکار و بدون نیاز به مداخله انسانی اجرا می‌کند. این اتوماسیون می‌تواند به شکل‌های مختلف در سازمان‌ها پیاده‌سازی شود:

سیستم‌های مدیریت اسناد:

استفاده از سیستم‌های مدیریت اسناد به افراد این امکان را می‌دهد که به راحتی اسناد را ذخیره، جستجو و به اشتراک بگذارند. این سیستم‌ها می‌توانند بر اساس قوانین خاص، اسناد را دسته‌بندی و مرتب کنند.

فرآیندهای اجرایی:

اتوماسیون فرآیندهای کاری مانند تصویب فاکتورها، پرداخت حقوق و دستمزد، مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) و غیره می‌تواند زمان و انرژی انسانی را صرفه‌جویی کند.

پشتیبانی از تصمیم‌گیری:

سیستم‌های هوش تجاری (BI) و تحلیل داده‌ها می‌توانند اطلاعات مهم را از داده‌های مختلف جمع‌آوری کنند و به تصمیم‌گیران در سازمان کمک کنند تا تصمیمات بهتری بگیرند

اتوماسیون ایمیل و ارتباطات:

استفاده از سیستم‌های مدیریت ایمیل، پیام‌رسانی، و ابزارهای همکاری آنلاین می‌تواند ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را بهبود بخشد.

مدیریت منابع انسانی:

سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRM) می‌توانند فرآیندهای مانند استخدام، مدیریت توسعه کارکنان، و ارزیابی عملکرد را به صورت اتوماتیک انجام دهند.

روبات‌ها و هوش مصنوعی:

استفاده از روبات‌ها و هوش مصنوعی در فعالیت‌هایی مانند پشتیبانی مشتری، پاسخ به سوالات متداول، و تشخیص و جلوگیری از خطاها می‌تواند به بهبود عملکرد سازمان کمک کند.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.