یکی از معایب BPMS، احتمالاً سنگین بودن سرمایهگذاری اولیه در پیادهسازی ابزارهای نرم افزار BPMS برای بسیاری از مشاغل کوچک است. همچنین طراحی، اجرا و نگهداری یک سیستم مدیریت فرایند میتواند بسیار هزینهبر باشد و باید هزینههای تعمیر و نگهداری زیرساختها را هم در نظر گرفت.
از دیگر معایب BPMS، پیچیدگی و طراحی دوبارهی تمام فرایندهای سازمان است که مستلزم صرف زمان و تلاش بسیاری است. همچنین، ساختار آن به گونهای است که به کارمندان اجازه نمیدهد تا به هر طریقی که خودشان مناسب میدانند روی راه حلها کار کنند. آنها باید تابع فرایندهای مشخص شده باشد و همین موضوع ممکن است باعث مقاومت کارکنان در استفاده و همسو شدن با BPMS شود.
افزایش کارایی و بهرهوری
BPMS برای سازمانهایی که تمایل دارند فرایندهای کسب و کارشان را بهبود دهند، ضروری است. این سیستم با حذف گردش کارهای اضافی، بهرهوری را افزایش و عملکرد سازمان را ارتقاء میدهد. همچنین درک و پیادهسازی فرایندهای کسبوکار را آسانتر میکند.
بهبود مستمر و چابکی
از مزایای نرم افزار BPMS این است که سازمانها میتوانند با ایجاد فرایندهای ترکیبی، چابکی را افزایش دهند و بهسرعت با شرایط متغیر بازار سازگار شوند. این سیستم قابلیت سفارشیسازی گردن کار را دارد تا آنها را با قوانین سازمان سازگاری کند.
کاهش هزینهها
با استفاده از مزایای BPMS هزینههای عملیاتی کمتر به حاشیه سود بالاتر و بودجه سازمانی بهتر منجر میشوند. یک سیستم مدیریت فرایند کسبوکار، فرایندها را کنترل میکند و مطمئن میشود که آنها هیچ مسیر غیرضروری را طی نمیکنند و یا اقدامات ناخواستهای انجام نمیدهند. این ابزار گلوگاههای فرایندها را از بین میبرد و ریسک سازمان را به حداقل میرساند.
افزایش سودآوری
هنگامی که سازمانها عملیات ناکارآمد را حذف میکنند، سود بیشتری به دست میآورند. BPMS فرایندهای موجود را بهبود میبخشد تا سازمان بتواند راهحلهای بهتری برای گردش کارها پیدا کند و با تخصیص درست منابع، هرگونه اتلافی را از بین ببرد. این عمل، به طور قابل توجهی زمان چرخه فرایند را تسریع میکند.
تضمین انطباق و امنیت
سازمانها باید با مقررات مرجع خود مطابقت داشته باشند و از مزایای BPMS همین مورد است که میتواند در این زمینه به شما کمک کند. بهطوریکه انطباق با استانداردها و الزامات نظارتی را تضمین میکند. در نتیجه اجرای سیاستها و کنترلهای داخلی نیز آسانتر خواهد شد. سازمانی که از BPMS استفاده میکند ایمنتر، سازماندهی شدهتر و قابل اعتماد تر است.
دید کاملتر
هنگامی که فرایندها استاندارد میشوند، خطاهای انسانی کاهش مییابند. تجزیه و تحلیلهای بکار گرفته شده در BPMS به کاربران دید بیشتری درمورد عملکرد فرایند داده میشود و به آنها کمک میکند تا بهسرعت گلوگاهها را شناسایی کنند.
هوش تجاری می تواند عملکرد را افزایش داده و مزیت های رقابتی را برای شرکت ها ایجاد کند. در ادامه هفت مرحله برای پیاده سازی یک استراتژی موثر BI ارائه می دهیم.
نحوه اجرای استراتژی هوش تجاری
برای ایجاد و اجرای استراتژی BI وظایف مختلفی وجود دارد. به عنوان مثال، مدیران IT و BI و سایر افرادی که در برنامه ریزی آن دخیل هستند - CIO یا مدیر ارشد داده – نیاز است که به این موارد توجه کنند:
• دریافت تاییدیه و بودجه برای برنامه BI
• ساختار و کارکنان تیم BI
• طراحی معماری BI
• نرم افزار BI که مورد استفاده قرار می گیرد را انتخاب کنید.
• برای شناسایی شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) و سایر معیارهای تجاری برای ردیابی با کاربران تجاری کار کنید.
• آموزش کاربران به ابزارهای BI
به عنوان بخشی از این فرآیند، مراحلی وجود دارد که باید برای اطمینان از این که استراتژی شما مزایای تجاری وعده داده شده را تولید می کند، طی کنید. در ادامه هفت مرحله ارائه می دهیم که به انتقال سازمان شما از استفاده از ابزارهای ساده تجزیه و تحلیل داده ها به رفع نیازهای تحلیلی تجاری فعلی و آتی با یک استراتژی موفق BI کمک می کند.
ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان فرآیندهای آماده پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.
اهداف اجرای سیستمها: هدف از اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری، ساماندهی و نظام بخشیدن به فرایندهای مرتبط با سازمان الکترونیکی دبیرخانه است. واحدهایی که نیاز به مکاتبات داخلی با هم دارند و یا در فرایند تولید نامه صادره و یا ثبت نامه وارده و پیگیری آن درگیر هستند از آن استفاده میکنند. در صورتیکه هدف از اجرای نرم افزار BPMS، ساماندهی، اجرا و بهبود فرایندهای سازمانی بوده که ممکن است برخی بسیار عمومی و برخی بسیار تخصصی باشند.
روش استقرار و اجرا: معمولا استقرار، اجرا و آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری طی یک برنامه از پیش تعیین شده با توجه به حدود و ثغور یک سازمان قابل ارائه خواهد بود. در صورتیکه استقرار یک BPMS با در نظر گرفتن حیطه نفوذ آن در سطح کل فرایندهای سازمانی متفاوت بوده و با توجه به پیچیدگی فرایند قابل ارائه خواهد بود. به بیان دیگر فرایند استقرار اتوماسیون اداری کلاسیک و فرایند استقرار نرم افزار BPMS است.
کمیته راهبری و مدیریت سیستم متفاوت: کمیته راهبری نرم افزار اتوماسیون اداری معمولا شامل همکاران دبیرخانه و مسئولین دفاتر بوده در صورتیکه کمیته راهبری نرم افزار BPMS شامل زیر کمیتههای تخصصی با اعضای مالکین فرایند و کمیته اصلی راهبری با هدف حفظ یکپارچگی زیر فرایندها است.
آنالیز محتوایی فرایند: امکان آنالیز محتوایی فرایند در BPMS وجود دارد در صورتیکه با توجه به متن محور بودن نرم افزار اتوماسیون اداری، محدود آنالیز در سطح متن بسیار محدود خواهد بود. با این تحلیلها امکان تولید داشبوردهای مدیریتی وجود دارد. این قدرت تحلیل محتوایی مهمترین تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS است.
شرکت های پیشرو نشان داده اند که استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) می تواند به وعده IT برای خودکار سازی فرآیندهای کسب و کار و استراتژی حمایت مستقیم تحقق ببخشد. مدیریت فرآیندهای کسب و کار، نخست نظم فکری در مورد چگونگی اجرای بهینه ی کسب و کار شما از طریق فرآیندهای تعریف شده است و سپس پیدا کردن راهی برای استفاده از آخرین تحولات در تکنولوژی به منظور گسترش اتوماسیون برای دستیابی به اثربخشی و بهره وری می باشد.
امروزه هر سازمان از نرمافزارهای کاربردی برای پیشبرد اهدافش استفاده می نماید که هر یک از آنها مبتنی بر تکنولوژی خاصی هستند. غالبا این نرمافزارها به منظور تامین نیازهای واحد خاصی از سازمان تولید شده اند و در حیطه تعریف شده ی مربوط به همان بخش به کار گرفته می شوند. در نتیجه رابطه ای میان نرم افزارهای بخش های مختلف وجود نخواهد داشت.
بنابراین این سوال مطرح می شود که....
اگرمجموعه ای بخواهد میان نرم افزارهای مختلف سازمان یکپارچگی ایجاد کند، باید چگونه عمل کند؟
یکی از اهداف اجرای سیستم های مدیریت فرآیندهای کسب و کار (نرم افزار BPMS) در یک سازمان، ایجاد یکپارچگی بین اطلاعات BPMS و سایر سیستم های جزیره ای یا تخصصی آن سازمان است. برای ایجاد یکپارچه سازی میان سیستم های سازمان و سیستم مدیریت فرآیند، راهکارهای متفاوتی وجود دارد که در ادامه به آن می پردازیم.