یک نمونه مدل سازی فرآیند کسب و کار در نرم افزار پراسس میکر 4

نرم افزار پراسس میکر یک نرم افزار BPMS متن باز و رایگان است که طی سال های اخیر طرفداران زیادی در سازمان های ایرانی به دست آورده است.

ورژن 4 پروسس میکر از ویژگی ها و ساختار کاملا متفاوتی با نسخه های قبلی این نرم افزار برخوردار است. پراسس میکر در نسخه 4 خود ظاهر نرم افزار و همچنین شیوه کار با آن را به کلی تغییر داده است و در بسیاری موارد، امکانات بیش تر و راحت تری را در ساخت و پیاده سازی فرآیندها در اختیار کاربران گذاشته است.

در این مطلب قصد معرفی یک نمونه فرآیند مدلسازی شده با استاندارد BPMN2.0 را در نرم افزار ProcessMaker 4 داریم. پیش تر در مقاله ای تحت عنوان آشنایی کلی با محیط ورژن 4 پراسس میکر (ProcessMaker 4) به معرفی این نسخه از نرم افزار پراسس میکر و معرفی کلیه قسمت های آن پرداخته ایم. جهت طراحی و مدلسازی فرآیندها می توانیم به تب Deigner در بالای صفحه نرم افزار وارد شویم.

اتوماسیون فرآیند دیجیتال (DPA)

اتوماسیون فرآیند دیجیتال (DPA) نوع تکامل یافته، دیجیتالی و خودکار مدیریت سنتی فرآیند کسب و کار (BPM) است. به همین دلیل است که از DPA به عنوان اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) یا گاهی تکرار BPA نیز یاد می شود.

اتوماسیون فرآیند دیجیتال فرآیندهای تکرار شونده را تحت یک گردش کار، خودکارسازی و اجرا می کند. اتوماسیون می تواند به طور کامل یا وابسته به مداخله انسان باشد، در نهایت هر کدام از این دو بیش ترین کمک را در بهینه سازی عملکرد می کند.

نرم افزار DPA با کمک تصمیم گیری داده محور و بینش بهتر، انواع برنامه های فرآیند محور را ارائه و پشتیبانی می کند. دیجیتال اتوماسیون فرآیندها را به وسیله AI ، ML ، اتوماسیون هوشمند و داده های بزرگ ،  از front office به back office  به شکل منطقی تفسیر می کند.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

مفهوم مدیریت گردش کار چیست؟

گردش کار دنباله ای از وظایف است که خود بخشی از کارهای بزرگ تر هستند. گردش کار برای دستیابی به یک هدف تجاری از پیش تعیین شده در نظر گرفته شده است. سازمان ها از مدیریت گردش کار برای تولید نتایج بهتر بر اساس مجموعه ای از اهداف مشخص استفاده می کنند.

بسیاری از سازمان ها از سیستم های گردش کار برای خودکارسازی وظایف همراه با اصول مدیریت استفاده می کنند. علاوه بر خودکارسازی وظایف، سیستم های مدیریت گردش کار به ذینفعان کمک می کند تا گردش کارها را به آسانی ترسیم کنند تا وظایف تکراری، تنگناها و فرصت های بهبود را شناسایی کنند.

گارتنر مدیریت گردش کار را به دو دسته به هم مرتبط تقسیم می کند:

• یکپارچه سازی فرآیند داخلی و خارجی رویکردی که "تعریف فرایندهای کسب و کار را در بر می گیرد" و "معمولاً به محیط توسعه گردش کار تجاری مبتنی بر استانداردها نیاز دارد".
• رویدادها یا فرآیندهای خودکار رویکردی که "امکان انجام کارهای خودکار را فراهم می کند ..."

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

آینده کسب و کار بدون نرم افزار BPMS

​

علاوه بر مسائلی که در پست قبلی در مورد مسائل پیش روی سازمان بدون نرم افزار BPMS اشاره شد ( افزایش هزینه و کندی سازمان، بالا رفتن خطا و سخت و حتی غیر ممکن شدن اجرای فرایندهای پیچیده و ...)، مشکلات زیر نیز در آینده ی سازمان بدون BPMS وجود خواهند داشت:

• به علت وابستگی به اطلاعات ذهنی نیروی انسانی به جای تفکر قائم به سیستم، تفکر قائم به شخص در سازمان حاکم می شود.
• مواقع حوادث غیر طبیعی مثل کرونا، بیماری، و ... با دسترسی به اطلاعات بدون بعد فیزیکی ریسک کاهش می یابد. کارمندان می توانند از راه دور، کار خود را انجام دهند.
• آینده کسب و کارها بصورت مجازی پیش بینی می شود. برای داشتن یک کسب و کار مجازی باید یک پایگاه دانش داشت و پایگاه دانش با BPMS خلق می شود. در آینده دیگر شرکت ها مکان فیزیکی ندارند و همه جا دفتر کار است.
• بدون داشتن پایگاه دانش تجربه نیروهای کاری فقط در ذهن آنهاست و با خروج آنها از سازمان خارج می شود.
• بدون PBMS و پایگاه دانش خلق شده به کمک ان، جامعیت اطلاعات وجود نخواهد داشت. داده ها در قسمت های مختلف بصرت مجزا از هم هستند. داده ها به لحاظ فیزیکی مجزا هستند ولی از لحاظ منطقی یکسان هستند. افزونگی (Redundancy) داده ها نتیجه عدم جامعیت اطلاعاتی سازمان است.
• بدون BPMS سازمان رشد حبابی خواهد داشت و هر لحظه ممکن است بترکد و کسب و کار از بین رود.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

تبدیل مدل‌های فرآیند به مدل های قابل اجرا در نرم افزار BPMS

​

موقعی که تصمیم به ترسیم فرایندها گرفته شد، هدف ترسیم اهمیت زیادی پیدا می کند. ترسیم فرایندها برای اینکه مناسب مکانیزاسیون باشد و یا اینکه هدف مدل سازی ایجاد زبان مشترک باشد، کاملاً فرق دارند. برای ایجاد زبان مشترک مدل ها لزوما دقیق نیستند و گاهی همراه با ابهام هستند، درصورتیکه مدل های فرایند اجرایی باید به گونه ای دقیق باشند که قابل تفسیر با BPMS باشند.

برای سازمان هایی که به دنبال مدل سازی فرایندها برای وارد کردن در نرم افزار BPMS هستند، در جلد دوم کتاب Fundamentals of Business Process Management یک روش پنج مرحله ای برای تبدیل یک مدل به یک نسخه اجرایی پیشنهاد شده است:

1. شناسایی مرزهای اتوماسیون
2. بررسی وظایف دستی
3. ترسیم مدل فرآیند
4. تقسیم بندی مدل فرآیند را تا سطح قابل قبول
5. مشخص کردن مشخصه های اجرا

مراحل فوق کمک می کند تا یک مدل کسب و کار کمتر انتزاعی و بیشتر تکنولوژی گرا باشد. هر پنج مرحله باید روی مدل فرآیندی ای انجام شود که هم از لحاظ ساختاری و هم از لحاظ رفتار درست است. مثلا اگر در مدل خطایی چون بن بست وجود دارد موقع اجرای نمونه فرایند در BPMS ، ممکن است مشکلی ایجاد شود که کل سازمان را تحت تاثیر قرار دهد.

​ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.