نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار

سازمان‌ها برای دیجیتالی‌شدن و خودکارسازی کسب و کار خود به نرم‌افزار مدیریت فرآیندها احتیاج دارند. این نرم‌افزارها تصمیم‌گیری را سریع‌تر، رعایت مقررات را آسان‌تر و عملکرد سازمان را بهبود می‌یخشند. نرم افزار پروسس میکر به عنوان یک نرم‌افزار متن‌باز، تاکنون بیش از یک میلیون بار دنلود شده، صدها مشتری تجاری داشته و هزاران برنامه‌نویس متن‌باز فعال از آن پشتیبانی می‌کنند. این نرم‌افزار دارای ابزارهای فرم‌ساز، گزارش‌گیری و ابزار طراحی گردش کار (Workflow) و داشبورد (Dashboard) می‌باشد که با توجه به نیاز کاربران، طراحی فرآیند را برای آنها آسوده می‌کند. در حالی که برخی از شرکت‌های بزرگ دنیا مشتریان این نرم‌افزار هستند، شرکت فراگستر برای راحتی کاربران ایرانی، این نرم‌افزار را بومی‌سازی کرده و ماژول‌هایی از جمله تقویم شمسی را نیز به آن افزوده است. شما با تهیه نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‌توانید از تمامی امکانات نرم‌افزار پروسس میکر به صورت یکپارچه و در کارتابل اتوماسیون اداری خود استفاده کنید.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

نرم افزار پروسس میکر چیست و چه کاربردهایی دارد؟

نرم افزار پروسس میکر یک نرم افزار سازمانی و یک راهکار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و مدیریت گردش کار متن‌باز است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا به مدل‌سازی گردش‌های کاری مبتنی بر تایید بپردازند. این نرم‌افزار به سازمان‌ها در طراحی، خودکارسازی و استقرار فرآیندهای کسب و کار در مقیاس‌های مختلف کمک می‌کند. در واقع این راهکار، یک فرم‌ساز است که برای طراحی نامه‌ها، تاییدیه‌ها، فاکتورها و قراردادها استفاده می‌شود.

پروسس میکر، یک ابزار مدل‌سازی فرآیند با قابلیت drag-and-drop و به صورت ابری ارائه می‌کند که به کاربران اجازه می‌دهد نمودارهای فرآیندها را با استفاده از استانداردهای BPMN ساخته و ویرایش کنند. این نرم‌افزار قابلیت تغییر اندازه و برچسب‌گذاری تمام عناصر یک فرآیند را داشته و به شما اجازه وارد‌کردن فرآیندها و خروجی‌گرفتن از آنها را در قالب BPMN می‌دهد. همچنین به شما امکان می‌دهد تا فرم‌ها و زیرفرم‌ها را به زبان‌های مختلف و بدون دانش برنامه‌نویسی ایجاد کنند.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

این راهکار هم به صورت آفلاین و هم تحت وب قابل دسترسی است و به کاربران امکان می‌دهد فرم‌ها را بر روی تلفن همراه خود پر کنند و بعد از آنلاین شدن داده‌های آنها را همگام‌سازی کنند. این ابزار دارای یک داشبورد نیز است که امکان مشاهده نحوه عملکرد فرآیندها و کارکنان را فراهم می‌کند. این داشبوردها قابلیت شخصی‌سازی بر اساس شاخص کارایی فرآیند و شاخص کارایی کارکنان را نیز دارند.

نرم افزار پروسس میکر در سازمان‌های متنوعی مانند بانک‌ها، موسسات آموزش عالی و صنایع مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد و به آنها کمک می‌کند فرآیندهای پیچیده کسب و کار خود را خودکارسازی کرده و افراد و سیستم‌های موجود در شرکت را به هم متصل کنند.

پیاده سازی و ساخت فرآیند در نرم افزار پراسس میکر

BPMN زبان مدل سازی فرایندهای کسب و کار است که بسیار شبیه به مفهوم فلوچارت می باشد. این زبان پیش از این در دهه هشتاد میلادی مورد استفاده قرار می گرفت. هدف از مدل سازی BPMN دادن امکان به کاربران است تا یک جریان کاری را به سادگی و به نحوی که برای دیگران نیز قابل فهم باشد، مدل کنند. همانند دیگر زبان ها، هدف زبان BPMN نیز ساده تر کردن ارتباط است و برای ایجاد ارتباط بهتر و درک مناسب تر فرایندهای کسب و کار طراحی شده است. یکی از موفق ترین و پرکاربردترین ابزاری که از BPMN استفاده می کند، نرم افزار ProcessMaker (فارسی ساز پروسس میکر) است که با استفاده از آن و به ساده ترین شکل ممکن می توان فرایندهای کسب و کار را مدل سازی نمود.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

هدف از این آموزش به کارگیری زبان BPMN برای نگاشت و مدل سازی فرایندهای سازمانی به ساده ترین شکل ممکن است به نحوی که برای همگان قابل فهم باشد. علاوه بر این با استفاده از این نرم افزار این امکان وجود دارد که بدون نیاز به آشنایی با زبان های برنامه نویسی بتوانید فرایند مدل شده را به نرم افزاری قابل اجرا در سازمان تبدیل نمایید. ابتدا معرفی محیط نرم افزار، سپس آموزش های مقدماتی و در نهایت کنترل های پیشرفته آموزش داده خواهند شد، به نحوی که در پایان بتوانید ضمن مدل کردن یک فرایند، آن را به صورت اجرایی نیز مورد استفاده قرار دهید.

ترسیم مدل فرایند: گام سوم تبدیل مدل فرایندی به مدل قابل اجرا در BPMS

​

بعد از تعیین مرزها و بررسی کارهای دستی، باید کامل بودن مدل فرایندی بررسی شود . معمولاً در مدل های فرایندی کسب وکارگرا برخی اطلاعات نادیده گرفته می شوند چون مدل ساز از آن خبر ندارد یا آن را غیر مرتبط و پیش پا افتاده می داند. ندیدن این اطلاعات در مدل های کسب‌ و کارگرا ممکن است به سناریوی برنامه بستگی داشته باشد. این اطلاعات به ظاهر غیر مرتبط ممکن است در مدل اجرایی فرآیند بسیار مرتبط باشند.

ممکن است که مدل فرایند بر اساس " همه چیز خوب" آماده شده باشد و با فرض اینکه همه چیز به خوبی کار خواهد کرد، همه شرایط های منفی احتمالی در طول اجرای فرایند نادیده گرفته شده باشد.

به عنوان مثال، در فرایند تحقق سفارش چند استثناء وجود دارد.نرم افزار BPMS ممکن است مواد مورد نیاز برای تولید یک محصول در در انبار تأمین کننده موجودی نداشته باشد یا حتی ممکن است مشتری سفارش خود را لغو کند. بنابراین مطمئن شوید که تمام استثنائات با کمک راه های مقتضی مدیریت می شوند. به عنوان مثال اگر لغو سفارش پس از ارسال محصول یا بعد از دریافت هزینه باشد، فعالیت های جبرانی نظیر برگشت محصول و برگشت هزینه به مشتری صورت پذیرد.

استثنائی دیگر که معمولاً نادیده گرفته می شود، این است که شاید یک فعالیت هیچوقت انجام نشود. چه اتفاقی می افتد اگر آدرس مشتری هرگز دریافت نشود؟ یا اگر ماژول ERP که وجود موجودی را چک می کند، پاسخ ندهد؟ نمی­توان فرض کرد که طرف دیگر همیشه پاسخ دهد یا این‌که یک سیستم همیشه عملکردی درست خواهد داشت.

سطح مناسب ریز کردن مدل فرآیند: گام چهارم تبدیل مدل فرایندی به مدل قابل اجرا در BPMS

​

همیشه یک رابطه یک به یک بین وظایف مدل کسب‌ و کارگرا و مدل اجرایی وجود ندارد. وظیفه یک نرم افزار BPMS، هماهنگی و تبادل کارها بین منابع چندگانه (انسان یا غیر انسان) است.

دو یا چند وظیفه متوالی تخصیص داده شده به یک منبع، کاندیداهایی برای تجمیع وظایف هستند. با ادغام وظایف دیگر نیاز به PBMS نیست چونکه تبادلات بین آنها نیاز به مدیریت ندارند. تنها کار لازم، مداخله در کار منابع اختصاص یافته است. مثلاًَوظیفه کاربری “ورود اطلاعات نام مشتری”، “ورود اطلاعات شماره مشتری” و “ورود اطلاعات جزئیات آسیب” توسط کارمند رسیدگی به درخواست خسارت را می توان تحت عنوان " ورود اطلاعات درخواست خسارت " تجمیع کرد.

البته مواردی وجود دارد که با وجود انجام کارهای متوالی توسط یک منبع، می توان آنها را جداگانه نشان داد. به عنوان مثال یک کارمند اداری سه وظیفه “ارسال اسناد به آژانس”، “دریافت نتایج از آژانس” و “به روزرسانی سوابق دانش آموزان” را بصورت متوالی انجام می دهد و چون نیاز به نظارت بر پیشرفت کار پرونده ها و مدیریت استثناهای احتمالی است، باید زمان انجام هر یک از مراحل مشخص باشد، این سه وظیفه را باید بصورت جداگانه نمایش داد.

اگر برای انجام یک فعالیت به بیش از یک منبع نیاز باشد، آن فعالیت بیش از حد بزرگ است و باید آن را به وظایف ریزتر تقسیم کرد تا بتوان هر وظیفه را به یک منبع اختصاص داد. به عنوان مثال، فعالیت “ورود و تأیید انتقال پول” به منظور رعایت اصل تفکیک وظایف، احتمالاً توسط دو نفر مختلف انجام می شود (حتی اگر نقش مشابهی داشته باشند). ابتدا مسئول مالی سفارش را وارد سیستم می‌کند، سپس یک مسئول مالی دیگر آن را تأیید می‌ کند.