مدیریت فرآیند پارس
مدیریت فرآیند پارسمدیریت فرآیند پارس
مدیریت فرآیند پارستعیین مشخصههای اجرا: گام پنجم (اخر) تبدیل مدل فرایندی به مدل قابل اجرا در BPMS
در آخرین مرحله از تبدیل مدلهای فرآیند به مدل های قابل اجرا در نرم افزار BPMS باید مشخص شود که چگونه هر عنصر مدل توسط BPMS اجرا شود. برای مثال اولین وظیفه از نوع سرویس را در فرایند "تحقق سفارش" “بررسی وجود موجودی” را در نظر بگیرید: برای برقراری ارتباط با سیستم ERP انبار، به ورودی سفارش خرید نیاز داریم.
باید خدمتی که توسط سیستم ERP برای بررسی سطوح موجودی و تعیین محل آن ارائه می شود را مشخص کنید. همچنین اطلاعاتی از محصول که در سفارش خرید وجود دارد مورد نیاز این سرویس است یعنی فرمت (input object) و اطلاعات تولید شده توسط این سرویس (یعنی فرمت output object) باید تعیین شود. این جزئیات پیاده سازی، مشخصه های اجرا نامیده می شود.
این جزئیات به طور خاص عبارتند از:
متغیرهای فرآیند، پیامها، سیگنالها و خطاها
متغیرهای وظایف، رویدادها و ارتباط آنها با متغیرهای فرآیند
جزئیات سرویس برای وظایف از نوع سرویس، ارسال و دریافت و رویدادهای پیام و سیگنال
ریزکدها برای وظایف اسکریپت
قوانین تخصیص مجری و ساختار رابط های کاربر برای وظایف کاربر
وظایف، رویدادها و عبارات جریان توالی
مشخصه های خاص BPMS
این مشخصهها، نماد گرافیکی در نمودار BPMN ندارند اما در فرمت تبادل BPMN 2.0 ذخیره می شوند. فرمت تبادل BPMN، ارائه مدل BPMN بصورت متنی با فرمت XML است که برای تبادل بین ابزارها در مدل BPMN درنظر گرفته شده است و ورودی موتور اجرایی BPMN است. ابزارهای مدل سازی BPMN، یک رابط بصری برای ویرایش بسیاری از این مشخصه های غیرگرافیکی را فراهم می کند بنابراین در اغلب موارد، مستقیماً نیازی به نوشتن XML نیست.
BPMS و نظارت بر عملکرد فرآیندها
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (نرم افزار BPMS) می تواند پس از پیاده سازی به عنوان سیستم نظارتی عمل می کند و بر فرآیند کسب و کار نظارت کند. جنبه نظارتی BPMS، توانایی نظارت، کنترل و بهبود فرآیندهای تجاری را فراهم می کند. خرید BPMS با نظارت بر تمامی مراحل، چه به صورت دستی یا خودکار در فرآیند کسب و کار می تواند اطلاعات فرآیند ارزشمندی را ارائه دهد.
مالکین فرآیند می توانند آمارهایی مانند میانگین زمان چرخه، زمان انتظار قبل از انجام یک کار توسط شرکت کنندگان انسانی و داده های هزینه را به دست آورند. می توان ارقام هزینه را به زمان درگیر برای تکمیل هر کار در فرآیند و هزینه فرصت به زمان انتظار در زمانی که یک کار فرآیند در صف منتظر پردازش است، اختصاص داد. این ارقام هزینه را می توان برای فرآیند جاری اعمال کرد و ارقام هزینه در زمان واقعی را به دست آورد. قابلیت نظارت می تواند به مدیران کسب و کار اجازه دهد تا از رویدادهای غیرعادی مطلع شوند. تراکنش های مکرر بانکی و زمانهای طولانی پردازش یک نماینده خدمات مشتری خاص نمونه هایی از این رویداد ها هستند. از داده های فرآیند می توان برای تعیین محل گلوگاه های فرآیند استفاده کرد.
نقش BPMS در بهبود ساختار و الگوی رفتاری کارکنان
خرید BPMS باعث بهیود ساختار و الگوی رفتاری کارکنان سازمان می شود و رضایت کارکنان نسبت به فعالیت ها و فرایند کاری را افزایش می دهد. ابزارهای موجود در BPMS منجر می شود کارکنان احساس قدرت بیشتری داشته باشند.
کاهش دغدغه های کاری با کمک ابزارهای موجود در آن و اعمال شاخصای کلیدی عملکرد (KPI) در فرایندهای کاری، اعلام پیام و هشدارها در زمان مناسب از دیگر تاثیرات استفاده از نرم افزار BPMS است. از عوامل مهم در عملکرد کارکنان، رضایت آنها نسبت به فعالیت ها و فرآیندهای کاری است و سازمان ها در تلاش هستند کارکنان راضی و با انگیزه داشته باشند.
استفاده از طرح های تشویقی و تنبیه (بر اساس داده ها و اطلاعات شفاف) می تواند منجر به تعریف اهداف آگاهانه تر برای بهبود ساختار و الگوی رفتاری کارکنان داشته باشد. از طرف دیگر، مکانیزه شدن فرایندها می تواند حجم کاری کارکنان را کاهش دهد و در نتیجه تمرکز آنها را روی کارهای با ارزش تر و اولی تر بیشتر می کند.
رضایت کارکنان مر بوط می شود به نوع نگاه و برداشت کلی و مثبت آنها از فرآیندهای کاری و همه عوامل مرتبط با رسیدگی به کارها. کارکنان راضی از آموزش ها و مهارت های جدید استقبال می کنند و بهتر و سریع تر اموزش ها را فرا می گیرند. در برابر تغییرات سازمانی کمتر مقاومت می کنند چونکه علاقمند به اهداف سازمان و سرنوشت آن هستند و از مکانیزه کردن فراینده در همه ابعاد سازمان حمایت می کنند.
BPMS و لاگ تمام اقدامات و ایجاد شفافیت
باورهای نادرست در مورد BPMS ها
اهمیت «مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPM)» در میان سازمان ها روز به روز آشکارتر می شود اما هنوز باورهای نادرستی در مورد سیستم یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) وجود دارد. این باورهای نادرست از نادیده گرفتن مسیر تحول نرم افزار BPMS و تقلیل سیستمهای مدیریت فرایندهای کسبوکار به ابزارهایی با ماموریتی حداقلی است. برخی از این باورهای اشتباه در زیر آمده است:
- گران هستند.
با وجود قیمت بالای BPMSهای درون سازمانی امروز تحت فناوری ابری و با قیمت گذاری منعطف عرضه میشوند.
- فقط ابزاری برای مدیریت گردش کار هستند.
با انتخاب درست نرم افزار، باید چرخهٔ حیات کامل مدیریت فرایندهای کسب و کار را پوشش داده شود.
- کار با آنها نیاز به برنامه نویسی دارد.
نسل جدید BPMSها با سادهسازی و بصریسازی ابزارها و امکانات خود، کاربری را برای متخصصان کسب و کار که آشنایی با برنامهنویسی ندارند، ممکن کردهاند.
- نگهداری سخت و پیچیده دارند.
در BPMS های ابری همهٔ الزامات زیرساختی برعهده فروشنده است و تنها چیزی که کسب و کار برای سرمایه گذاری نیاز دارد، هزینه بهرهبرداری اولیه و پرداخت صورتحساب ماهیانه است.
- مختص کسب و کارهای بزرگ و فرایندهای پیچیده هستند.
استقبال از BPMS در سازمان های بزرگ بیشتر است اما در کسب و کارهای کوچک و متوسط هم با کمک BPMS های ارزان تر و ساده تر میتوانند به همان اندازه از مدیریت موثر فرایندهای کسبوکار خود سود ببرند.